Содержание:

Программа позволяет хранить информацию, вести списки, производить зачисления, переводы, отчисления, продления, выпуски, формировать документы об обучении, а также анализировать движения слушателей при помощи различных отчетов.

Организация движения слушателей применяется не во всех учебных центрах, а только там, где нужна фиксация фактов изменения состояния слушателей, то есть ведется некий учет движения слушателей.

Зачастую, например в центрах сертифицированного обучения фирмы 1С, управление движением не применяют. Клиент оплатил – он считается слушателем. Нет необходимости оформлять приказ о зачислении. Если произошел перевод или отчисление – это не фиксируется никак. Вернули деньги – и все. То есть, эту систему можно не применять.

Если есть необходимость применения, раздел «Контингент» позволяет:

· Зачислить слушателя;

· Перевести на другой курс;

· Отчислить с курса;

· Выпустить слушателя;

· Продлить сроки обучения;

· Назначить индивидуальное преподавание на дистанционном курсе;

· Выдать документ об окончании курса;

· Проводить анализ движения слушателей;

· Формировать списки слушателей и групп;

· Проводить анализ выданных документов об обучении.

Движение слушателей

Модель жизненного цикла слушателей.

Слушатель характеризуется статусом (один из ресурсов состояния):

· Учится;

· Отчислен;

· Выпущен.

Переходы состояний осуществляются с помощью документов:

- С изменением статуса:

· Зачисление на курс;

· Отчисление с курса;

· Выпуск курса.

- Без изменения статуса:

· Перевод на другой курс;

· Продление обучения.   

1. Хранение информации о состоянии слушателя

Помимо статуса состояние слушателя характеризуется изучаемыми курсами и учебными группами.

Также слушатели привязываются к организациям и дисциплинам.

Информация хранится в специальном регистре сведений «Движение слушателей».

Измерения

*Регистр сведений – объект* конфигурации 1С: Предприятие 8, предназначенный для описания структуры хранения данных в разрезе нескольких измерений.

*Объекты – составные элементы, «детали», из которых складывается любое прикладное решение.

По каждому слушателю мы можем узнать историю изучения какой-то дисциплины в любой организации, получив в этих разрезах информацию о статусе, курсе и группе на определенную дату.

В рамках измерений могут меняться ресурсы: например, слушатель может сначала учиться, потом может быть переведен в другую группу, курс может поменяться. А потом слушатель может быть выпущен.

Из РС «Движение слушателей» мы можем выбирать информацию на интересующую нас дату в нужных разрезах и с нужными фильтрами (срез данных).

На основании РС «Движение слушателей» формируется отчет «Списки слушателей».

Вверху отчета расположены поля быстрых отборов (фильтры) – это поля РС.

Списки слушателей

Зачисление.

Зачисление организуется с помощью документа «Зачисление на курс». Документ предназначен для установки слушателю статуса «Учится», с привязкой его к курсу, дисциплине, организации и группе.

Зачисления на курс

Быстрые отборы в форме списка:

· Дисциплина;

· Дата начала;

· Группа.

Доступны и другие отборы. Еще → Изменить список (настроить список).

Настроить список

Командная панель позволяет создать новое зачисление, скопировать, найти зачисление, создать документы на основании, распечатать выбранный документ.

Документ «Зачисление на курс» создает запись в РС «Движение слушателей»: устанавливает статус «Учится».

При создании нового документа открывается форма документа*.

*Документы – это прикладные объекты конфигурации. Они позволяют хранить в прикладном решении информацию о совершенных хозяйственных операциях или событиях, произошедших в «жизни» предприятия вообще.

В шапке документа указываем номер документа, дату, регистрационный номер.

Далее определяем, что и как изучается, указывая «курс», который определяет «дисциплину» и «группу».

В табличной части закладки «Слушатели» указывается список слушателей, зачисляемых на выбранный курс.

Рекомендуется не менять систему нумерации. Нули в номере задают количество возможных документов за период. Можно добавить префикс впереди.

При выборе курса из списка дисциплина и группа заполняется автоматически.

Если в расписании группу не назначали, то указываем группу вручную.

В табличной части подбираем слушателей.

Зачисление на курс   

2. Где взять регистрационный номер

Иногда система нумерации документов организации является достаточно сложной, и обычного номера бывает недостаточно. Например, применяется сквозная нумерация приказов: и зачисления, и отчисления, и переводов. Или сложная нумерация, связанная с порядком регистрации документов. В этом случае рекомендуется применять регистрационный номер.

Это иерархический справочник «Книга регистрации документов». Здесь можно создавать любые папки (год, приказы, зачисления и т.д.). Нумерация ведется автоматически в пределах папки. Нумерацию можно выстроить по-своему в каждой папке.

Книга регистрации документов

Если слушателю выдаются методические пособия, то зафиксировать выдачу можно в момент зачисления. В документе «Зачисление на курс» есть поле «Методическое пособие». Оно будет автоматом заполняться при выборе курса, если при описании дисциплины на закладке «Методическое обеспечение» в табличной части мы указали, какие методические материалы выдаются на курсе (методические материалы, блокноты, ручки и т.д.). В документ «Зачисление на курс» попадет первая запись из табличной части «Методическое обеспечение» описания дисциплины.

Материалы для слушателя

Если методические пособия пронумерованы и ведется их серийный учет, в «Настройка параметров конфигурации» надо включить галочку «Вести учет номенклатуры по сериям».

Настройка → Сервис → Настройка параметров конфигурации.

Настройка параметров конфигурации

После этого в табличной части в документе «Зачисление на курс» станет виден столбец «Серия пособия», и сюда выбираем серийный номер номенклатуры (методички). Таким образом, каждому слушателю выдается конкретный экземпляр методического пособия.

Заявка на курс

Дальше эти методички надо списать. Реализован ввод на основании -> Списание ТМЦ. Можем тут же списать методические пособия.

Списание ТМЦ

Создается документ «Списание товарно-материальных ценностей». Он уже будет заполнен. Останется только выбрать статью затрат. Мы спишем пособия со склада и запишем в затраты на выбранную статью.

Списание товарно-материальных ценностей

Этот документ может создаваться отдельно, необязательно на основании зачисления. В этом случае указываем курс, нажимаем «Заполнить по курсу», и документ заполняется всеми методическими материалами, которые мы указали в описании дисциплин. Заполняется весь список, не только первая строчка, но и остальные строки будут заполнены, и мы сможем их списать на затраты.

Слушатели.

Возвращаемся в документ «Зачисление на курс». Рассмотрим заполнение слушателей.

Слушателей в документ подбираем по «Заявкам на курс» (кнопка «Подобрать по заявкам» или заполняем документ автоматически по кнопке «Заполнить»:

· По всем заявкам курса (все неотмененные заявки);

· Только оплаченные заявки.

Зачисление на курс

Слушатель – это элемент справочника «Физические лица». В справочник вносим информацию о самом слушателе:

· Дата, место рождения;

· ИНН, СНИЛС;

· Контактная информация;

· Информация о семье (для несовершеннолетних);

· Место работы, должность, учебное заведение, специальность.

В справочнике нет контроля заполненности, заполняем, как считаем нужным. Поэтому в разделе «Набор слушателей» есть обработка по вводу заявок на курс: «Рабочий стол прием заявок». Там есть возможность настройки обязательности заполнения. Таким образом можно осуществлять контроль заполненности справочника «Физические лица».

Настроить контроль заполненности

Настройки пользователя

Если в «Заявке на курс» мы вводили слушателей в виде текстовой информации, а не выбирали из справочника, предварительно заполнив его, то в документе «Зачисление на курс» колонка «Слушатели» будет пустая (заполнятся колонки «Заявка», «Фамилия»). В этом случае нужно нажать «Создать слушателей». В этот момент система сама создаст элемент справочника «Физические лица», и заполнит колонку «Слушатель».

Форма «Слушатели».

Это форма списка, в которой введены дополнительно текущие статусы слушателя на конкретном курсе в конкретной группе, статусы свидетельства, информация по курсу и группе.

Слушатели

Также в форме есть возможность быстрых отборов.

Обратите внимание: слушатель в этом списке может быть выведен несколько раз, если он учится или учился по нескольким дисциплинам.

Быстрые отборы:

· По организации;

· По курсу;

· По дисциплине;

· По статусу;

· По группе.

Можно, например, получить список групп, список отчисленных, и т.д.   

По тому слушателю, на котором установлен курсор, мы видим дополнительную информацию: на каком курсе слушатель учится, когда курс проводится, какая группа, сколько сейчас слушателей в группе, и, если для этой группы заполнена сетка расписания, видна сетка.

3. Режим проведения документа «Зачисление на курс»

При проведении документа, происходят движения по РС «Движение слушателей». Пока мы документ не провели, физическое лицо слушателем не стало, и в списках и отчетах мы его не увидим.

В документах есть кнопка «Дт/Кт» (проводки). При нажатии формируется отчет, который показывает, по каким регистрам какие движения были выполнены.

Движение документа

Также информацию можно увидеть у физического лица в форме элемента справочника «Физические лица». В нем можно перейти по гиперссылке «Движение слушателей», и можно посмотреть все записи в регистр движения слушателей.

Иванов Сергей Юрьевич

Формирование приказа.

Документ «Зачисление на курс» может быть использован для формирования печатной формы «Приказ». (Все макеты печатных форм редактируются, возможно подключение внешних печатных форм).

Печать → Приказ на зачисление.

Зачисление на курс

Используются реквизиты:

· Заголовок;

· Формулировка;

· Основание;

· Табличная часть «Подписи» (список подписантов).

Приказ о зачислении на курс   

4. Другие параметры печатной формы

Из формы документа печатаются по выделенной строке табличной части «Слушатели», из формы списка по всем слушателям в документе:

· Лист согласования;

Лист согласования

· Заявление;

Заявление

· Справка об обучении;

Справка об обучении

· Пропуск.

Пропуск   

5. Дополнительные реквизиты и сведения

Иногда не хватает каких-то учетных данных, необходимо что-то дополнительно учитывать.

Механизм дополнительных реквизитов:

· Включается в разделе «Администрирование» в форме «Общие настройки» - ставится галочка «Свойства».

Общие настройки

· Из формы «Общие настройки» по гиперссылке «Дополнительные реквизиты» переходим в форму «Дополнительные реквизиты», где для конкретного объекта добавляем новые реквизиты. Здесь для объектов конфигурации задаем, какие дополнительные реквизиты в этих объектах мы хотим использовать.

Есть возможность дополнительный реквизит сделать общим, когда он привязывается не к одному объекту, а к нескольким.

Дополнительные реквизиты

· Реквизит появляется на закладке «Дополнительно» формы элемента указанного объекта.

Зачисление на курс

Движение слушателей.

Отчисление, перевод на другой курс, продление обучения.

Отчисление.

Для фиксации факта досрочного прерывания курса используется документ «Отчисление с курса».

Отчисление с курса

В шапке задаем «курс», который определяет «дисциплину» и «группу».

В табличную часть добавляем слушателей:

· Вручную (кнопка «Добавить») – из справочника «Физические лица»;

· С помощью подбора (кнопка «Подбор»);

· Автоматически (кнопка «Заполнить по расторгнутым договорам») - по тем договорам, в которых стоит галочка «Расторгнут».

Автоматическое отчисление.

· В «Настройка параметров конфигурации» устанавливаем галочку «Формировать отчисление при расторжении договора».

Настройка параметров конфигурации

· Применяется, когда в учебном центре не нужны бумажные формы приказов.

· При установке флага «Расторгнут» в форме справочника «Договоры с контрагентами» будет автоматически создан и проведен документ «Отчисление с курса» с датой равной «Дате расторжения», указанной в договоре.

Если галочка не стоит, мы работаем с документом «Отчисление с курса» вручную.

После проведения документа фиксируются движения. Все наборы измерений и ресурсов будут такие же, как при отчислении, за исключением статуса слушателя (он изменится на «Отчислен»).

Учет отчислений по причинам.

В форме документа «Отчисление» (а также, в форме элемента справочника «Договоры контрагентов») можно указать «причину». Например, «передумал учиться». Причина выбирается из справочника «Причины».

Это справочник, в который мы можем вносить свои элементы.

Причины

Варианты отчета* «Анализ отчислений»:

· Анализ отчислений по курсам;

· Анализ отчислений (подробно) – с выходом на документ;

· Анализ отчислений по причинам.

Анализ отчислений

*Отчеты – это прикладные объекты конфигурации. Они предназначены для обработки накопленной информации и получения сводных данных в удобном для просмотра и анализа виде.

Печатные формы:

· Приказ (все аналогично форме в документе «Зачисление на курс»);

· Лист согласования;

· Справка об обучении (тут есть нюансы). Есть колонка в документе, сколько часов слушатель успел освоить из общего количества часов. Общее количество берется из описания дисциплины (продолжительность обучения). Количество освоенных часов берется из документа «Отчисление с курса».

Когда в «Настройка параметров конфигурации» включена галочка «Использовать № документа и № строки в № справки», в справке будет формироваться составной номер через дробь.

Использовать № документа и № строки в № справки

Справка об обучении    

6. Перевод на другой курс

В случае перевода слушателя на другой курс можно не использовать 2 документа (отчисление и зачисление), а применить документ «Перевод на другой курс».

Перевод на другой курс

В документе также используется «Причина» (например, «Собственное желание»).

Печатная форма:

· Приказ о переводе;

· Лист согласования.

Приказ о переводе

В регистре появляются сразу две записи: по одному курсу «Отчислен», по другому курсу - «Учится».

Движение документа

Анализ переводов.

Отчет «Анализ переводов» служит для получения информации по совершенным переводам за указанный период. При конструкции «Отчисление» + «Зачисление» данные в этот отчет не попадут.

Варианты:

· Анализ переводов;

· Анализ переводов (подробно) – с выводом документа и возможностью перехода в него.

Анализ переводов

Продление обучения.

Документ «Продление обучения» служит для продления срока обучения без перевода на другой курс.

Наиболее часто для дистанционной формы обучения.

Новый срок обучения индивидуально для каждого слушателя

Никакого движения слушателей при этом не происходит.

Продление обучения

Печатная форма:

· Приказ;

· Лист согласования.

Приказ о продлении обучения

Документ «Выпуск с курса» позволяет зафиксировать факт успешного освоения слушателем программы обучения.

Выпуск курса

При проведении документа фиксируются записи в РС «Движение слушателей», устанавливается статус «Выпущен».

По компоновке документ аналогичен предыдущим документам – есть регистрационная информация, есть информация о курсе, дисциплине и группе, есть информация по слушателям, по формированию приказа.

Печатная форма:

· «Приказ о выпуске»;

· «Лист согласования».

Приказ о выпуске курса

Документ об обучении.

Документ «Документ об обучении» служит для регистрации фактов подготовки и выдачи документа об успешном прохождении обучения. В реальности документы могут называться по-разному: «Удостоверение», «Диплом», «Свидетельство».

Документ имеет состояния:

· Напечатано;

· Выдано.

Фиксируются даты изменения состояний, дополнительно можно зафиксировать «Дату отправки» (например, при отправке почтой).

Данные документа:

· Дата, номер;

· Курс, группа, программа обучения, квалификация и т.д.;

· Слушатель (на каждого слушателя вводится отдельный «Документ об обучении»; 

· Информация о состоянии; 

· Вид выдаваемого документа, бланк, рег. номер, серия и т.д.; 

· Дата выдачи, Дата отправки; 

· Другие реквизиты; 

· Табличная часть «Оценки» с оценками по дисциплинам.

Документ об обучении

Табличная часть заполняется вручную с помощью кнопки «Добавить», либо автоматически, если вводились документы «Занятие», в которых стоял флажок «Итоговое». Если в документах занятие зафиксированы оценки, то когда мы выбираем курс, выбираем слушателя, у нас автоматом будут подтянуты оценки в табличную часть.

Способы ввода документа «Документ об обучении»:

· Вручную в форме списка;

· Из документа «Выпуск с курса» (кнопка «Создать документы об обучении»);

· С помощью мастера формирования документов об обучении.

Мастер формирования документов об обучении.

Выбираем организацию, курс, статус заполняется автоматически (внимательнее со статусом!), дату, табличная часть заполняется ФИО автоматически – проставляем галочки, кому выписать документы.

В колонке «Документ об обучении» мы видим, кому уже выписан документ. Это ссылки, по ним можно перейти. Нажимаем кнопку «Создать документы об обучении». Автоматом создаются документы «Документ об обучении».

Создать документы об обучении   

7. Выдача документов об обучении

При записи документа «Документ об обучении» в РС «Выдача документов об обучении» фиксируется состояние выданного свидетельства.

Измерения

По каждому физическому лицу при переходе по ссылке «Выдача документов об обучении» можно увидеть свидетельства этого физического лица.

Выдача документов об обучении

Отчеты раздела «Контингент»

Отчет «Анализ выданных свидетельств».

Отчет предназначен для подготовки реестров, списков выданных документов об успешном прохождении курсов по заданным критериям.

Быстрые фильтры:

· Дисциплина;

· Состояние;

· Курс;

· Слушатель;

· Срок действия;

· Дата выдачи.

Варианты:

· Анализ выданных свидетельств (АВС);

Анализ выданных свидетельств

· АВС по дисциплинам;

Анализ выданных свидетельств по дисциплинам

· Анализ просроченных свидетельств по дисциплинам.

Используется, если выданный документ имеет ограниченное действие, и люди должны периодически проходить обучение.

В описании курса указан срок действия в месяцах, на основе которого в документе рассчитывается дата окончания действия конкретного свидетельства.

Анализ просроченных свидетельств   

8. Как сделать печатную форму к документу «Документ об обучении»

Свидетельство

Регламентации законодательством форм нет, поэтому масса вариантов от названия документов до вида печатных форм и особенности заполнения.

В каких-то случаях, возможно, достаточно будет отредактировать макет.

В сложных случаях рекомендуем применение внешних печатных форм.

Печать свидетельств ЦСО «1С».

У ЦСО фирмы «1С» бланки свидетельств предоставляются фирмой «1С».

Под них разработаны специальные макеты.

Свидетельство ЦСО можно напечатать из документа «Документ об обучении».

Свидетельство ЦСО

Многие ЦСО 1С не ведут учет движения слушателей, и им нет необходимости фиксировать выдачу свидетельств документом. Для этого случая разработана обработка «Печать свидетельств ЦСО».   

9. Методы анализа движения слушателей

Отчеты:

1. Списки слушателей:

Фильтры:

· На дату;

· Статус слушателя;

· Дисциплина;

· Курс;

· Группа слушателей;

· Форма обучения (второй вариант отчета).

Списки слушателей

2. Списки слушателей с формой обучения:

Форма обучения важна, когда применяется смешанная форма обучения. В остальном варианты одинаковы.

Списки слушателей

3. Списки групп слушателей:

Отчет предназначен для анализа учебных групп по количеству слушателей.

Варианты:

· Список групп:

Список групп слушателей

· Список групп с сеткой (если у группы заполнена сетка расписания):

Список групп слушателей

4. Ведомость движения слушателей:

Отчет предназначен для анализа движения слушателей в разрезе курсов за период.

Можно понять, сколько слушателей было на начало периода, сколько пришло новых, сколько отчислено и сколько стало слушателей на конец периода.

Ведомость движения слушателей

10. Индивидуальное закрепление преподавателя

Документ «Назначение индивидуального преподавателя» предназначен для дистанционной формы обучения:

В рамках одного курса привязка нескольких преподавателей индивидуально к слушателю.

Для одного слушателя и курса можно вводить несколько записей с разными датами – таким образом хранится история работы преподавателей со слушателем на курсе.

Назначение индивидуального преподавателя    

11. Реестр выпускников преподавателей

Отчет позволяет получить список выпущенных преподавателем слушателей за заданный промежуток времени.

Строится на основе РС «Движение слушателей» и РС «Назначение индивидуального преподавателя».

Выпускники, которые выпущены, сгруппированы по преподавателям, которые в РС «Назначение индивидуального преподавателя» привязаны к этим слушателям.

Реестр выпускников преподавателей

Таким образом, возможности программы позволяют формировать отчеты с необходимой аналитикой.

Специалист компании ООО "Кодерлайн"

Надежда Макарова