Содержание:

1.       Описание бизнес-процесса по учету затрат в 1С

2.       Описание решения в программе 1С Розница  

1.      Описание бизнес-процесса по учету затрат в 1С

Заказчик работает в типовой конфигурации 1С:Розница. Направление – продажа и обслуживание велотехники. Учет расходов ведется в экселе. Необходимо вести учет затрат в 1С, формировать отчетность по затратам. Продавцам учитывать выдачу ДС из кассы на покрытие расходов магазина. Один из вариантов решения - приобретение конфигурации 1С:Управление торговлей. Совместно с заказчиком было решено отказаться от этого варианта для сохранения простоты «Розницы».

Создать документ для ручного внесения сумм по статьям. Создать печатную форму сдачи ДС для кассиров учитывающую расходы по магазину. Создать форму отчетности по затратам по магазинам в 1С Розница 2. Важно учесть следующие особенности: доработки выполняются через расширения, используется РИБ.  

2.       Описание решения в программе 1С Розница

Документы у каждой РИБ будут свои и поступать будут только на главный узел. Справочники будут общие для всех баз. Для этого будет доработан план обмена по магазину и обновлены правила обмена.

Добавлена константа «Дата начала учета расходов» в программу 1С Розница. Дата указывает на то, с какого дня мы начинаем вести учет расходов. Она необходима для совместимости с ранее выполненной доработкой по учету авансовых расходов.

Дата начала учета расходов в программе 1С Розница

Все изменения, коснувшиеся учета расходов вынесены в отдельную подсистему в базовой версии 1С 8 Розница. Это документы «Расходы», справочник «Статьи расходов» и отчет «Финансовый результат». Так же есть вышеупомянутая константа «Дата начала расходов» и отчеты, которые будут отображаться в документах.

Справочник «Статьи расходов» в базовой 1С 8 Рознице иерархический, есть два предопределенных элемента: «Основная з/п» и «Прочие расходы». Они необходимы для корректного отображения авансов и создания движений документов по регистрам. Заказчик дополняет справочник необходимыми статьями формируя удобную иерархию. Допускается изменение, но не удаление предопределенных элементов.

Справочник Статьи расходов в программе 1С Розница

При создании документа «Расходы» в программе 1С Розница в шапке указывается касса. По ней будет определен магазин и заполнен документ РКО. Ответственный за внесение расходов выполняет следующее: создает документ «Расходы», указывает кассу (магазин подтягивается автоматически), добавляет расходы (в примере выбраны две статьи «Прочие расходы» и «Коммунальные», указаны по одному комментарию) и указывает авансы, которые были выданы (совместимость с другой доработкой). В подвале табличных частей в конфигурации 1С Розница указаны итоги по авансам и расходам.

Документ Расходы в конфигурации 1С Розница

После проведения документов создается «Расходный кассовый ордер», ссылка на который заполняется в шапке документа расходов. Щелкая по гиперссылке, можно открыть документ и посмотреть, что он создан на определенную сумму, а статья ДДС если отсутствует, будет создана автоматически с точно таким же названием «Расходы». Документ РКО создается для отражения выдачи из кассы на сумму расходов и авансов.

Сам документ РКО не может быть отредактирован вручную. Он имеет комментарий, каким образом и на основании какого документа был создан. При попытке отредактировать документ РКО, будет выдана ошибка, так как он связан с документом расходов и не может быть изменен.

Документ РКО

В случае когда необходимо удалить документ РКО – удаляется документ расходов. При этом РКО будет помечен на удаление автоматически.

Расходы, не касающиеся кассы помечаются флагом «Не создавать РКО». Для такого документа расходов РКО создан не будет.

Для учета расходов из кассы создан отчет по выручке за каждый день. Он доступен из документа расходов и из списка документов. Отчет отображает выручку, расходы и авансы за день.

Учет расходов из кассы

Итоговая форма отчетности - отчет «Финансовый результат». За выбранный период отчет выводит информацию по расходам, авансам, зарплате и валовой прибыли (облегченная версия финансового результата). Он представляет собой группировку из Магазина, Статьи, Аналитики и Регистратора (по выбору). Группировка Магазин и Статья выводятся всегда – это второй уровень. Группировки по аналитикам и документам выведены в быстрые настройки.     

Итоговая форма отчетности – отчет Финансовый результат

Задача выполнена. Заказчик имеет возможность вести расходы в 1С:Розница 2 и формировать финансовый результат. При этом нет необходимости переходить на более сложную конфигурацию.

Специалист компании «Кодерлайн»

Вадим Хоменко