Содержание:

Ведение хозяйственной деятельности предприятия включает в себя выдачу денежных средств сотруднику организации для осуществления им расходов в интересах своей организации. Необходимые суммы могут быть получены из кассы или перечислены с расчетного счета на карту подотчетного лица.   

1. Оформление выдачи наличных и безналичных денежных средств под отчет в программе 1С: Комплексная автоматизация

Для оформления документов выдачи денежных средств в 1С в разделе Казначейство организовано два рабочих места, в зависимости, от принятого решения по выбору вида денежных средств – наличные или безналичные, подразделы Банк или Касса.

Банк или касса

В том случае, если мы решили выдать своему сотруднику наличные денежные средства: в Подсистеме Касса по функциональной ссылке Расходные кассовые ордера переходим в 1С в журнал Оформление расходных кассовых ордеров и формируем новый документ, выбираем тип операции - Выдача подотчетнику.

Выдача подотчетнику

В форме Расходного кассового ордера в 1С (РКО) на закладке Основное заполняем следующие поля: Подотчетное лицо, Сумма и Отчитаться и Подразделение. Заполнение всех полей документа позволяет нам осуществить в дальнейшем контроль за выданными денежными средствами в разрезе подотчетных лиц, подразделений и сроков выдачи.

Заполняем поля

Для дальнейшего заполнения РКО, переходим на закладку Расшифровка платежа и в поле Статья ДДС, выбираем из справочника статью движения денежных средств, подходящую под конкретную ситуацию. Например: Выдача ДС подотчетному лицу на командировочные расходы или на хозяйственные нужды.

Выбор статьи ДДС

После корректного заполнения РКО проводим документ и выполняем его отражение на счетах регламентированного учета.

Проводки регламентированного учета

В случае выдачи сотруднику организации безналичных денежных средств, в Подсистеме Банк по гиперссылке Безналичные платежи переходим в журнал с одноименным названием. Создаем платежный документ с типом операции Выдача подотчетнику. Заполнение полей платежного поручения с данным видом операции аналогично заполнению полей расходного кассового ордера при осуществлении подотчета.   

2. Контроль выдачи денежных средств подотчетному лицу

Осуществить контроль выдачи денежных средств подотчетному лицу организации возможно при помощи оперативных и регламентированных отчетов конфигурации.

В первую очередь рассмотрим оперативные отчеты. Переходим в раздел Казначейство, подраздел Отчеты по казначейству.

Отчеты по казначейству

Отчет Ведомость по денежным средствам у подотчетных лиц позволяет увидеть задолженности за выбранный период в разрезе подотченых лиц и подразделений организации.

Отчет Ведомость по денежным средствам у подотчетных лиц

Отчет контроль операций за денежными средствами позволяет увидеть просрочен авансовый отчет по сотруднику или срок отчета еще не наступил.

Контроль операций с денежными средствами

В разделе Регламентированный учет, подраздел Стандартные бухгалтерские отчеты контроль за выданными подотчет денежными средствами мы можем осуществить путем формирования оборотно-сальдовой ведомости по счету 71.01

Стандартные бухгалтерские отчеты

Формирование оборотно-сальдовой ведомости   

3. Формирование авансового отчета подотчетного лица в 1С

До истечения времени, на которое сотруднику организации были выданы денежные средства, он отчитывается за них путем предоставления документов, подтверждающих совершение произведенных расходов. В блоке Казначейство существует раздел Подотчетники для осуществления документального оформления взаиморасчетов с подотчетными лицами в конфигурации 1С: Комплексная автоматизация.

Подотчетники

При переходе по ссылке Авансовые отчеты к оформлению, появляется возможность осуществить контроль за состоянием подотчетной задолженности сотрудников. В данном журнале отражается сумма выдачи, цель выдачи и состояние просрочен отчет или еще нет. Функциональность журнала позволяет оформить Авансовый отчет и осуществить возврат перерасхода случает превышения использованных денежных средств над предварительно выданными.

Авансовые отчеты к оформлению

Оформление авансового отчета на сотрудника организации закрывает его задолженность перед организацией за полученные им денежные средства.

Специалист компании ООО "Кодерлайн"

Ирина Омельченко