Содержание:
При трудоустройстве, а также в процессе выполнения служебных обязанностей, сотрудники обязаны предоставлять своему работодателю определённые сведения о себе. Эти данные необходимы для корректного расчёта и выплаты различных пособий, что регулируется пунктом 6 Правил, утверждённых Постановлением № 2010.
Сведения должны быть представлены по установленной форме, которая была утверждена приказом Фонда социального страхования (ФСС) России от 8 апреля 2022 года, номер 119. В приложении к этому приказу представлена форма, которую работодатель должен использовать для получения информации от сотрудников.
Сведения о сотрудниках могут быть оформлены как на бумажном носителе, так и в виде электронного документа. Это позволяет работодателям и сотрудникам выбирать наиболее удобный для них способ передачи информации.
Важно отметить, что сотрудники обязаны своевременно информировать работодателя об изменениях в своих данных, таких как смена фамилии, адреса проживания или контактной информации. Это условие необходимо для поддержания актуальности информации и обеспечения правильного расчёта пособий.
Работодатель, в свою очередь, должен передать полученные сведения в Фонд социального страхования в срок не позднее трёх рабочих дней с момента их получения. Это правило помогает избежать задержек в выплатах пособий и обеспечивает своевременное реагирование на изменения в статусе сотрудников.
Если сотрудник ранее не предоставлял необходимые для назначения пособий сведения, он обязан сделать это при наступлении страхового случая, например, в случае временной нетрудоспособности.
В данной ситуации работодатель должен отправить информацию о сотруднике в ответ на запрос о недостающих данных. При увольнении сотрудника работодатель также несёт ответственность за передачу актуальных сведений о бывшем работнике в Социальный фонд России (СФР). В этом случае необходимо указать признак «Не является сотрудником», что позволит фонду правильно обработать информацию о застрахованном лице.
Одним из удобных инструментов для отправки сведений о сотрудниках в СФР России является система 1С: Зарплата и управление персоналом.
1. Документ - Сведения о застрахованном лице СЭДО
В данной программе предусмотрены специальные функции для автоматизации процесса передачи данных. Если требуется отправить в фонд только сведения о застрахованном лице, без привязки к больничному листу, это можно сделать с помощью документа - Сведения о застрахованном лице (СЭДО). Этот документ можно найти в разделе «Кадры» под пунктом «Застрахованные лица (СЭДО)», где тип сообщения будет указан как 86.
Сведения о застрахованном лице
Создание документа - Сведения о застрахованном лице может быть выполнено как вручную, так и автоматически. Например, документ можно сформировать на основе других документов, таких как «Прием на работу» или «Увольнение», воспользовавшись кнопкой «Создать на основании».
При этом все необходимые сведения о сотруднике будут автоматически заполнены на основании кадровых данных в 1С, что значительно упрощает процесс и снижает вероятность ошибок.
2. Рабочее место - Застрахованные лица СЭДО в 1С
В рабочем месте «Застрахованные лица СЭДО в 1С» предусмотрены различные функции для упрощения работы с документами, что значительно повышает эффективность обработки информации.
Рабочее место «Застрахованные лица (СЭДО)»
В интерфейсе доступны кнопки для фильтрации списка документов, что позволяет пользователям быстро находить необходимую информацию.
• Кнопка «Все» отображает весь список документов, а другие кнопки – «В работе», «На оформлении», «К отправке» – помогают пользователю сосредоточиться на конкретных задачах и отслеживать статус документов.
• Кроме того, предусмотрены кнопки для отбора по сотрудникам: «Все», «Работающие», «Уволенные» и «Не числились». Это позволяет быстро получить доступ к информации о конкретных группах сотрудников, что особенно полезно в больших организациях. Например, если нужно проверить документы только у уволенных сотрудников, достаточно выбрать соответствующую кнопку, и система отобразит всю необходимую информацию.
Рабочее место «Застрахованные лица (СЭДО)» – раздел «Сведения» и «Сотрудники»
• Дополнительное меню, доступное через кнопку с тремя точками, предлагает пользователям различные команды, которые могут быть полезны в процессе работы. Например, если сведения были отправлены в СФР из другой программы, их можно зарегистрировать в системе. Для этого нужно выделить нужный документ и выбрать команду «Отметить сведения как принятые фондом». Это упрощает процесс учета и позволяет избежать дублирования данных 1С.
Рабочее место «Застрахованные лица (СЭДО)» – Дополнительное меню
• В разделе «Еще» находятся команды для проверки ответов СФР на отправленные сведения, а также возможность получения сообщений за определенный период. Это особенно важно для обеспечения точности и актуальности данных, что критично в сфере страхования и социальных выплат.
Рабочее место «Застрахованные лица (СЭДО)» – команда «Еще»
• Быстрый доступ к другим важным разделам системы осуществляется через ссылки в нижней части формы. Пользователь может легко перейти к списку документов, связанным со Сведениями о застрахованных лицах в 1С, а также к разделам, содержащим информацию о несоответствиях и больничных листах. Также доступны журналы «Входящие запросы СФР для расчета пособий» и «Исходящие сообщения о страховых случаях СФР». Эти функции позволяют пользователям эффективно управлять всеми аспектами документооборота и взаимодействия с фондом, что в свою очередь способствует более быстрому и качественному выполнению задач, связанных с обработкой данных о застрахованных лицах.
Рабочее место «Застрахованные лица (СЭДО)» – раздел «См.также:»
В заключение, можно сказать, что правильное оформление и своевременная передача сведений о застрахованных лицах в 1С — это не только законодательно установленная обязанность, но и важный шаг к обеспечению социальной защиты работников.
Специалист компании ООО "Кодерлайн"
Екатерина Левенцева
