Содержание:

1. Планирование и подготовка приемной кампании в программе 1С:Университет ПРОФ

2. Организация приема и обработки документов от абитуриентов

3. Порядок проведения вступительных экзаменов и зачисления в вуз в конфигурации системы 1С:Предприятие.Университет ПРОФ   

 

1. Планирование и подготовка приемной кампании в программе 1С:Университет ПРОФ

 

Автоматизация управленческих процессов в образовательной сфере помогает высшим учебным заведениям соблюдать нормативные требования и обеспечивает эффективное управление как внутри учебного заведения, та и во внешних взаимодействиях. Конфигурация 1С:Университет ПРОФ представляет собой комплексное решение для автоматизации управленческих процессов в различных подсистемах вуза.

Одной из ключевых функций программы является проведение приемной кампании, начиная от приема заявлений и заканчивая изданием приказов о зачислении. Для эффективного управления процессом приема абитуриентов в программе существует раздел «Приемная комиссия». Он позволяет вводить, хранить, учитывать и обрабатывать данные о приеме, поступающих и экзаменах, обеспечивая формирование перечня зачисленных студентов.

Чтобы приемная кампания прошла удачно, нужно правильно настроить основные параметры. Это делается в документе «Приемная кампания». Он создается первым, и в нем есть несколько важных полей. На закладке «Основное» — это строка «Тип приемной компании». В строке «Комментарий» нужно написать информацию, которая будет отображаться в личном кабинете кандидата. Также необходимо указать председателя и секретаря комиссии. Закладка «Этапы приемной кампании» содержит сроки и даты мероприятий (рис. 1). Другие закладки документа содержат настройки для обмена данными с различными внешними сервисами.

 

Рис.1 Приемная кампания (высшее образование)

 

Тип приемной кампании

 

Этапы приемной кампании

 

На следующем шаге необходимо заполнить справочник «Конкурсные группы». Он представляет собой базу данных, в которой хранятся сведения об абитуриентах, участвующих в конкурсе на поступление. Справочник создан согласно Порядку приема и включает важные сведения, которые помогают организовать процесс поступления. Претенденты, принадлежащие к конкретной группе, должны пройти испытания по единому перечню дисциплин. В справочнике можно найти подробные данные о каждой такой группе: ее характеристики, набор обязательных экзаменов и учебные планы (рис. 2).

 

   

Рис 2. Конкурсные группы

 

Основные реквизиты

Наборы вступительных испытаний

Учебные планы

 

Далее составляется план приема новых студентов с помощью документа «План набора». Он показывает какое количество будущих учащихся учебное заведение может принять на определенное направление обучения. Оно задается учебным планом, устанавливающим перечень и последовательность изучения дисциплин по каждой специальности на протяжении периода обучения. Этот документ обеспечивается связь между учебным планом (или несколькими планами) и конкретной приемной кампанией (рис. 3).

 

    

Рис. 3. План набора (высшее образование)

 

2025_Биология_Бюджет

Важным моментом в организации приема выступает установление перечня испытаний, которые требуется сдать поступающему для поступления на определенную специальность. Для этого используется документ «Вступительные испытания». Создать это документ можно не только в форме списка, но и по кнопке Создать на основании документа «План набора». Сначала в новом документе заполняется приемная кампания, для которой он создается. В окне «Учебные планы» перечисляются все учебные планы, которые соответствуют плану набора абитуриентов конкретной приемной кампании. В окне «Вступительные испытания» можно увидеть наборы экзаменов и соответствующие перечни предметов, которые нужно сдать абитуриентам. Здесь важно отметить, что приоритет, система оценивания, минимальный балл и тип экзамена могут быть изменены (рис. 4).

 

    

Рис.4. Вступительные испытания (высшее образование)

 

Вступительные испытания

 

Для следующего шага необходимо заполнить справочник «Наборы документов, предоставляемых поступающими». Этот справочник создан для того, чтобы обозначить перечень необходимых при поступлении бумаг (рис. 5).

 

Рис.5. Наборы документов, предоставляемых поступающими

Документы об образовании

Далее оформляется документ «Документы, предоставляемые поступающими». В созданном документе отражается приемная кампания, для которой он создается. В документе отображается список учебных планов направлений, на которые производится прием, и для которых определяется перечень документов, которые подаются с заявлением, их тип и количество (рис. 6). Указанный документ также можно создать нажав на кнопку Создать на основании в «Плане набора».

 

 

Рис.6. Документы, предоставляемые поступающими (высшее образование)

Документы, предоставляемые поступающими 000000004 от 07.04.2025 12:00:00

    

После определения перечня необходимых бумаг для каждого учебного плана, система позволяет настроить требования к их оформлению и содержанию. Например, можно указать обязательные поля для заполнения в заявлении, формат предоставления документов (сканированные копии, оригиналы) и другие специфические требования. Это обеспечивает единообразие и упрощает процесс проверки поданных бумаг. Важным этапом является настройка связей между документами и этапами поступления. Система позволяет определить, на каком этапе необходимо предоставить тот или иной документ, что помогает поступающим ориентироваться в процессе подачи бумаг. К примеру, копии справок об обучении могут быть запрошены на этапе подачи заявки, а оригиналы – при зачислении.

Для удобства работы приемной комиссии в системе предусмотрена возможность формирования отчетов о предоставленных документах по каждому абитуриенту. Это позволяет оперативно отслеживать полноту комплекта и выявлять недостающие элементы. Кроме того, система автоматически формирует уведомления для поступающих о необходимости предоставления недостающих документов, что способствует своевременному и полному комплектованию пакета бумаг.

Алгоритм поступления и имеющиеся льготы определяются документом «Порядок зачисления». В поле «Приемная кампания» заполняется соответствующая графе приемная кампания. Список оснований для поступления содержится в окне «Основания и категории приема» согласно заранее определенным параметрам справочника «Основания поступления». Этот список включает следующие пункты: на платной основе, на бюджетные места и по целевому направлению. Для каждого основания указывается тип поступления согласно Порядка зачисления в вуз. В окне «Льготы» для категории приема указывается перечень льгот и отличительных признаков, которые выбираются из справочников «Льготы» и «Особые отметки» (рис 7).

 

Рис. 7. Порядок зачисления (высшее образование)

 

Льготы

После того как вы укажете какой льготой хотите воспользоваться, система автоматически фиксирует поля для подтверждения права на льготу. Это информация паспорта, отметка о наличии ограничений по здоровью, статус оставшегося без попечения родителей и т.д. Важно отметить, что перечень документов определяется на основе выбранной льготы и в соответствии с законодательством.

При указании категорий льгот и оснований поступления, система автоматически проверяет их соответствие. При обнаружении несоответствий система выдает предупреждение, что позволяет избежать ошибок при зачислении. Это гарантирует, что все поступающие будут рассматриваться с учетом их права на льготы и оснований для поступления.

Документ «Порядок зачисления» также предусматривает возможность указания приоритетности оснований и льгот. Это требуется, когда поступающий имеет несколько льгот или в случае нескольких оснований система учитывает приоритетность, которая закреплена в документе, и определяет наиболее выгодный вариант для поступающего.

После внесения всех необходимых данных, документ «Порядок зачисления» сохраняется в системе. Он становится основой для формирования списков поступающих и принятия решений о зачислении. Документ может быть отредактирован или дополнен в случае необходимости, но все изменения должны быть зафиксированы и обоснованы. Это обеспечивает прозрачность и объективность процесса зачисления.    

 

2. Организация приема и обработки документов от абитуриентов

 

В программе 1С:Университет ПРОФ для приема и обработки документов от абитуриентов есть возможность создавать документы по отдельности, а также предусмотрена специальная функция «Мастер приемной кампании». Используя ее, возможно быстро создавать личные дела и автоматически формировать соответствующие бланки. Эта функция относится к разделу «Приемная комиссия». В окне «Мастер приемной кампании» нужно указать соответствующую приемную кампанию и далее нажать на кнопку «Создать абитуриента» (рис. 8).

 

   

Рис.8. Мастер приемной кампании

Кнопка «Создать абитуриента»

 

В открывшемся окне вносятся сведения, касающиеся поступающего. Здесь заполняется личная и контактная информация, выбирается направление подготовки, указывается образование, баллы ЕГЭ, другая информация. Указав все данные, необходимо нажать на кнопку «Выполнить» (рис. 9).

Рис 9. Анкета абитуриента

 

Затем будет открыто окно с готовыми бланками поступающего, где можно их распечатать: бланк заявления, опись личного дела, согласие на обработку персональных данных, экзаменационные листы, заявление на допуск к вступительным испытаниям. Далее поступающий будет добавлен в перечень мастера приемной кампании, а в окне «Документы» возможно будет посмотреть все его документы и добавить недостающие.

«Мастер приемной комиссии» также позволяет составлять отчеты о ходе поступления. Эти отчеты могут содержать различные статистические данные: количество поданных заявлений, количество поступающих по специальности, количество зачисленных и отчисленных. Платформа предоставляет возможность ручной корректировки сгенерированных документов. Если абитуриент допустил ошибку в написании своего имени или фамилии, сотрудник приемной комиссии может внести исправления непосредственно в форму, после чего система автоматически обновит связанную с ним информацию. Дополнительная функция «Мастера приемной кампании» включает интеграцию с другими сетями вуза, например, с системой обеспечения документооборота. Это позволяет автоматизировать процесс передачи документов внутри университета, сокращая время обработки и минимизируя риск потери информации. Например, после создания личных дел система автоматически отправляет документы в соответствующие отделы вуза: деканат и финансовые отделы. В целом, это инструмент значительно оптимизирующий процесс приема документов от поступающих, повышая эффективность процесса и обеспечивая высокий уровень автоматизации всех этапов приема.   

 

3. Порядок проведения вступительных экзаменов и зачисления в вуз в конфигурации системы 1С:Предприятие.Университет ПРОФ

 

После сдачи документов претендентами проводятся вступительные экзамены, что является основанием для включения в список рекомендованных к зачислению, на основе этого списка формируется приказ о зачислении в вуз. Во время осуществления тестирования возможны различные ситуации. Если выбран пункт «Без вступительных испытаний», то поступающий сразу попадает в список рекомендованных к зачислению. Если поступающий сдал только ЕГЭ, то необходимо проверить свидетельство ЕГЭ. Эта процедура осуществляется при помощи обработки «Загрузка результатов проверки свидетельств ЕГЭ».

Помимо ЕГЭ претендент может сдавать иные экзамены, что регистрируется в специальном документе «Экзаменационная ведомость», который формируется при помощи обработки «Формирование экзаменационных ведомостей». При заполнении обработки необходимо указать дату составления и соответствующую кампанию. Чтобы заполнить список экзаменов и претендентов, сдающих их нужно нажать на кнопку «Заполнить список абитуриентов». Распределение участников по аудиториям и датам экзамена осуществляется при нажатии соответствующей кнопки «Распределить по аудиториям и датам экзамена». Для составления ведомости нажимается «Выполнить», далее останется внести оценки (рис 10).

  

   

Рис.10.Приемная комиссия

 

Формирование экзаменационных ведомостей

 

Отметка

 

Чтобы зачислить будущих студентов и оформить необходимые бумаги применяется обработка «Мастер списков поступающих». Она помогает составить перечень претендентов, в том числе рекомендованных к зачислению или отчислению, лиц, отказавшихся от участия в конкурсе. Прежде всего в обработке заполняются данные о приемной кампании, а также дата создания соответствующих списков. Далее для создания списка нужно кликнуть по кнопке «Сформировать» (рис. 11).

 

Рис 11. Мастер списков поступающих

Формирование

Мастер списков поступающих (Список внебюджет)

 

Применяя данную обработку, существует опция добавлять поступивших в списки на зачисление, отчисление и отказ. На закладке «Приказы» помечаются кандидаты и заносятся в соответствующий документ «Приказ» (рис. 12).

 

Рис 12. Приказы

После нажатия на кнопку «В приказ», программа предложит выбрать существующий приказ или добавить новый. При создании документа необходимо указать тип приказа (зачисление, отчисление, отказ), дату оформления и его порядковый номер. Важно отметить, что функционал позволяет добавлять в один приказ сразу несколько поступающих, что существенно экономит время при оформлении большого количества документов. Обработка «Мастер списков поступающих» также предоставляет возможность фильтрации и сортировки данных. Пользователь может отфильтровать поступающих по различным критериям, таким как направление подготовки, форма обучения, наличие льгот и т.д. Это позволяет быстро находить нужных кандидатов и формировать списки в соответствии с конкретными задачами. Сортировка данных по различным полям, например, по фамилии, сумме баллов или приоритету, облегчает визуальный анализ информации и принятие решений.

Дополнительным удобством является возможность выгрузки сформированных списков в различные форматы, такие как Excel или Word. Это позволяет использовать данные для дальнейшей обработки, формирования отчетов или передачи в другие системы. Также предусмотрена функция печати списков непосредственно из обработки, что удобно для оперативной работы с документами.

Обработка «Мастер списков поступающих» - мощный модуль для автоматизации процессов, связанных с зачислением и оформлением поступивших. Она позволяет быстро и эффективно формировать необходимые списки, добавлять поступающих в приказы и выгружать данные в различные форматы, что существенно экономит время и ресурсы.

В заключении можно отметить, что применение 1С:Университет ПРОФ способствует оптимизации работы учреждений образования. Использование программы позволяет сократить время, связанное с ручной обработкой данных.

Также важно отметить то, что в программе предусмотрена интеграция со различными сервисами. Суперсервис предоставляет абитуриентам возможность удобно и быстро отправлять документы на поступление в электронном формате. Для этого используется портал «Госуслуги». Сервис «ФИС ГИА и Приема» представляет собой базу, в которой хранятся сведения о выпускниках школ, их результатах ЕГЭ, ГИА, а также призерах олимпиад. Интеграция с данным сервисом позволяет вносить информацию об итогах сдачи ЕГЭ. Личный кабинет дает шанс подать заявление на поступление онлайн и, если необходимо, отредактировать его.

В целом, 1С:Университет ПРОФ представляет собой мощный инструмент для автоматизации управленческих процессов в вузе, позволяющий не только сократить затраты времени и ресурсов, но повысить качество образования, улучшить взаимодействие с поступающими и учащимися, а также обеспечить соответствие требованиям законодательства. В частности, модуль «Приемная комиссия» предлагает гибкие инструменты для настройки правил приема, учета личных достижений абитуриентов и формирования рейтинговых списков. Это позволяет объективно оценить каждого поступающего и автоматизировать процесс отбора наиболее перспективных кандидатов.

Программа также охватывает широкий спектр других функций, включая управление учебным процессом, кадровый учет, финансовую деятельность и взаимодействие с родителями/опекунами студентов. В модуле «Учебный процесс» автоматизируется составление расписаний занятий, формирование групп, контроль успеваемости студентов и выставление оценок. Модуль «Кадровый учет» позволяет эффективно управлять кадровым составом вуза, включая хранение персональных данных сотрудников, контроль рабочего времени, расчет заработной платы и оформление кадровой документации. Интеграция с другими сервисами и модулями позволяет создать единую информационную систему вуза, обеспечивающую прозрачность, контролируемость и доступность информации для всех участников образовательного процесса. А интеграция с системой электронной подписи позволяет обеспечить юридическую силу электронных документов. Финансовый модуль обеспечивает контроль за бюджетом вуза, управлением доходами и расходами, формированием отчетности. Регулярные обновления и расширение функционала программы 1С обеспечивает ее актуальность и соответствие постоянно меняющимся требованиям законодательства и образовательной среды.

Специалист компании ООО "Кодерлайн"

Ирина Иловайская