Содержание:

1.       Описание бизнес-процесса работы агентства по трудоустройству

2.       Описание решения – создание новой конфигурации 1С 

   

1.      Описание бизнес-процесса работы агентства по трудоустройству

Заказчик – организация, предоставляющая информационные услуги. Его клиенты заинтересованы получить работу заграницей. Работа агентства по трудоустройству предусматривает узкий спектр услуг. Процесс взаимодействия с клиентом четко описан и может быть автоматизирован. Имеются удаленные подразделения, данные о работе которых должны быть обработаны в центральном офисе.

Было рассмотрено использование типовых конфигураций. Изменения или расширения текущего бизнеса не планируется. Принято решение создать новую конфигурацию 1С с полным соответствием бизнес-процессу заказчика. Это обеспечит минимальные затраты на обучение персонала в отдаленных филиалах.  

2.      Описание решения – создание новой конфигурации 1С

Создана новая конфигурация 1С. Она предназначена для организаций, которые занимаются трудоустройством кадров заграницу, имеет узко заточенный функционал.

На главной странице происходит оформление документов «Оказания услуг». В нем отображаются основные данные, такие как: Дата документа, Клиент, Регион, Долг. Все поля доступные в списке возможно скрывать, менять, добавлять новые и размещать в необходимом порядке.

Регистрация оказания услуг в новой конфигурации 1С

 

В самом документе заполняется Дата и Клиент (которому оказывается услуга), есть возможность выбрать Договор и распечатать его.

Документ Оказания услуг – вкладка Регистрация

 

На вкладке Регистрация заполняется Набор услуг, флажками менеджер отмечает необходимые клиенту услуги, например: Регистрация, Виза национальная на 180 дней, Виза национальная на 360 дней, нужна ли Вакансия и Виза Шенген бизнес. Данные услуги опциональны, поэтому клиенту может быть предоставлено только: услуга Регистрация, либо только Виза, либо только Вакансия. По мере заполнения документа он автоматически переходит в следующие статусы, чтобы видеть на какой стадии в данный момент находится документ и какие услуги уже предоставлены.

Оформление документа Оказание услуг – вкладка Приглашение

 

На вкладке Приглашение при оформлении Документа оказание услуг заполняется партнер (кому заказывается приглашение), дата приглашения, плановая дата выезда и визовый коридор. Его мы можем заполнить по умолчанию, нажав кнопку Заполнить, он будет рассчитан из Плановой даты выезда (для визы на 180 дней коридор будет заполнен с перерывом на 90 дней, а на 360 на все 360 дней). При редактировании одного значения в коридоре, остальные будут автоматически пересчитаны.

Оформление документа Оказание услуг – вкладка Вакансия

 

На вкладке «Вакансия» заполняются данные по работодателю.

Оформление документа Оказание услуг – вкладка Расчеты с клиентом

Так же ведутся Расчеты с клиентом организации для того, чтобы видеть, когда клиент внес аванс и закрыл долг полностью. Стоимость услуг указывается в отдельной колонке, так же виден Долг клиента с учетом внесенных сумм.

Оформление документа Оказание услуг – вкладка Затраты

На вкладке «Затраты» ведется учет затрат по оказанию услуг.

Оформление документа Оказание услуг – вкладка Комментарии

По документу имеется возможность вести Комментарии. Есть Личные (вносятся только для того пользователя, который их внес) и Общие комментарии (они вносятся для всех). Добавление комментариев не ограниченно и выведено в виде чата, видно кто и в котором часу добавил его.

Имеется возможность использовать документы, прикрепленные к файлу, в дальнейшем их можно просмотреть, либо отправить по почте. Программа обладает функционалом почтового клиента, отправку документов можно сделать прямо из нее.

Отправка документов из новой конфигурации 1С

 

Статусы документов так же отображаются в Списка и помечены пиктограммами для визуального контроля статуса документа. Зеленый не закрашенный круг - услуга еще не предоставлена, но она выбрана в документе. Закрашенный круг – завершение услуги. Отсутствие пиктограммы - услуга не выбрана в документе.

Статусы документов в новой конфигурации 1С

 

Список может быть отфильтрован по Состоянию (Регистрация, Виза, Вакансия), завершенные/незавершенные услуги или произвольным отбором по любому полю. Из списка доступны печатные формы договора и анкеты соискателя. Доступен вывод произвольного списка, когда менеджер выбирает данные для вывода и они выводятся в форму отчета для печати.

В новой конфигурации 1С реализован функционал работы с денежными средствами, вести приход и расход. Для этого создан документ «Движения денежных средств». В нем заполняется вид операции (приход либо расход), статья затрат (произвольная, новые вносятся самостоятельно), валюта, сумма и произвольный комментарий для контроля.

Документ Движение денежных средств

 

Данные по движению денежных средств и оказанию услуг анализируются в отчетах.

Таблица по контрагентам - путь

 

Каждый отчет имеет свой настраиваемый набор фильтров. В большинстве случаев достаточно пользоваться формами, настроенными по умолчанию.

В отчете двойным щелчком открываются элементы, например карточка клиента. В ней заполняются все данные о клиенте необходимые для регистрации. Указывается долг, паспортные данные. Есть возможность заключить договор с клиентом. Распечатать договор и резюме. В карте хранятся данные об оказанных услугах, они доступны для ознакомления.

Заполнение Таблицы по контрагентам

Отчет «Регистрация клиентов» в системе.

    

Отчет для регистрации клиентов в системе

Отчет показывает количество внесенных клиентов каждым сотрудником. В группировке присутствует дата регистрации клиента и его имя.

Отчет «Затраты» включает в себя три таблицы: Движение по статьям затрат, Движение по регионам и Остатки.

Отчет Затраты в новой конфигурации 1С

«Остатки денежных средств» выводятся по каждой валюте отдельно, имеют общий итог и разбивку по регионам. В «Движении денежных средств» отображаются статьи затрат (в колонках выводится валюта) так же есть общие итоги. Следующая таблица выводит те же данные, но по каждому региону/филиалу с разбивкой по периоду.

Отчет «Взаиморасчеты с клиентами» предназначим для контроля взаиморасчетов с клиентом.

Отчет Взаиморасчеты с клиентами

Выводится стоимость услуг, сумма, которую внес клиент и конечный остаток (сколько должен клиент или организация). В группировке выводятся документы взаиморасчетов. Двойным щелчком возможно открыть и просмотреть документ.

«Валовая прибыль» формируется за период, имеет возможность настройки аналогичный предыдущим отчетам.

Отчет Валовая прибыль в новой конфигурации в 1С

 

В отчете выводятся полные данные по расчетам с клиентами за период. Документы оказания услуг, авансы и затраты. В итоге возможно увидеть сумму валовой прибыли: это стоимость услуг, минус прямые затраты по этим услугам внесенные в документы.

Имеется возможность работать с нормативно-справочной информацией непосредственно из списков, а не из документов (т.е. просмотреть общий список клиентов, партнеров, работодателей, отправить произвольное почтовое сообщение и настроить шаблоны договоров.

Конфигурация предназначена для работы в веб интерфейсе когда основная база находится на главном компьютере, а все остальные регионы подключаются через интернет.

Результатом работы стала простая конфигурация с минимально необходимым набором опций. Наполнение полностью соответствует текущим функциональным обязанностям сотрудников для работы агентства по трудоустройству. Новая конфигурация 1С дает возможность работать удаленно через веб интерфейс сотрудникам во всех филиалах, что позволяет оперативно получать и анализировать работу организации.

Специалист компании «Кодерлайн»

Вадим Хоменко