Содержание:

Статья поможет вам эффективно использовать возможности автоматизации набора слушателей и работы с ними в системе 1С: Управление Учебным Центром.    

Программа позволяет регистрировать заявки, формировать договоры, учитывать оплату, контролировать посещаемость и вести аналитическую работу по набору. Благодаря этому инструменту учебные центры могут повысить эффективность работы с клиентами, снизить ручной труд и обеспечить прозрачность учета.

1. Планирование и учет взаимодействия с физическими лицами и контрагентами в 1С: Управление Учебным центром

 

В интерфейсе программного продукта «1С: Управление Учебным центром» имеется отдельный раздел «Набор», который позволяет автоматизировать планирование и учет взаимодействия с физическими лицами и контрагентами.

Если мы включим такую возможность в разделе Администрирование → Органайзер, в разделе «Набор» становится активной кнопка «Взаимодействия», и появляется возможность фиксировать телефонные звонки, планировать встречи, фиксировать результаты встреч, смс и работу с электронной почтой. Мы можем подключить свои адреса, и почта будет поступать во встроенный почтовый клиент, а также появляется возможность отправки почты.

Взаимодействия   

 

2. Заявка на курс: оформление, работа с физическими и юридическими лицами, автоматизация договоров и контроль посещаемости

Для оформления слушателя на обучение используем документ «Заявка на курс»:

· Записываем потенциальных слушателей.

· Работаем с физическими и юридическими лицами.

· Определяем вид продажи курса.

Заявка на курс

Есть возможность отмены заявки.

На основании заявки можно выписать «Счет на оплату покупателю» для безналичной оплаты.

Печатные формы:

· Заявление (с согласием на обработку данных).

· Квитанция.

· Договор.

Заявление

Квитанция

Договор

Есть возможность редактирования макетов печатных форм, текст можно поправить.

Также возможно подключение внешних печатных форм.

Рассмотрим документ «Заявка на курс» на примере работы с физическим лицом.

Существует опция «Автоматическое создание контрагента и договора». Она действует только для физических лиц. Включается в «Настройка параметров конфигурации» флажком «Создавать договор при записи заявки».

Настройка параметров конфигурации

Создавать договор при записи заявки

Тогда при проведении документа «Заявка на курс» будет автоматически создан контрагент и договор. (Это можно сделать и вручную, нажав на кнопку «Создать договор».)

Номер договора заполняется автоматически при создании документа «Заявка на курс».

Номер договора

Есть специальный регистр сведений нумерации договоров. В нем хранится последний номер договора в году. Если документ создан в 2025 году, программа смотрит, какой последний номер для 2025 года, наращивает его на 1, и выводит в поле «Номер договора». При необходимости номер можно поправить вручную.

При нажатии на кнопку «Создать договор» у нас будет автоматически создан договор, там будет все правильно заполнено: указан курс, создан контрагент, при этом контрагент создается по ФИО слушателя, или по ФИО родителя, если в документе установлен флажок «Несовершеннолетний» («С участием 3-й стороны»). Если поставить этот флаг, становится видно поле «Родитель», которое можно заполнить данными родителя.

Слушатель

или

Курс

В названии договора будут прописаны фамилия, имя и отчество слушателя, и название курса.

Когда мы откроем список договоров, то сразу будем видеть на кого договор, и по какому курсу. Эти сведения как элементы будут созданы, и записаны в заявку.

Договоры контрагентов

Применяют следующие механизмы:

· Продажа курса целиком (всегда включено).

· Продажа разовых посещений.

· Продажа пробных посещений.

· Продажа абонементов.

Для указанных механизмов может быть разная цена, учет может вестись по-разному.

Эта возможность реализована опционально. Включить можно в «Настройка параметров конфигурации». Возможно частичное включение опций, например, можно применять только абонементы, а другие галочки не ставить.

Продажи

В заявке на курс появляется переключатель «Вид продажи курса». Там будут только те кнопки, где мы поставили галочки. Например, если мы поставили только галочку «Использовать абонемент», то появятся только две кнопки: «Курс» и «Абонемент».

Вид продажи курса

Сам учет организован с помощью справочника «Номенклатура».

Разберем оформление документа «Заявка на обучение» на примере пробного посещения.

В заявке на курс в переключателе «Вид продажи курса» выбираем «Пробное посещение». Цена в заявке при нажатии кнопки может измениться. При установке цен мы можем указать нужную номенклатуру, и указать ее цену. Многие учебные центры делают пробное посещение бесплатным. Это возможно, цену можно не указывать, тогда у нас будет нулевая цена.

Пробное занятие дает право на ознакомительное занятие в рамках курса. Пробное занятие на курс только одно – это контролируется программой. Вы не можете продать несколько пробных занятий на одну дисциплину. Если вы попытаетесь создать еще одну заявку на пробное занятие, на ту же самую дисциплину, на того же самого слушателя, будет выведено сообщение.

При нажатии кнопки «Пробное посещение» в заявке на курс программа будет использовать номенклатуру, указанную в дисциплине курса в поле «Номенклатура пробного посещения». В форме элемента справочника «Номенклатура» есть специальное поле: «Номенклатура пробного посещения», которое нужно заполнить.

Номенклатура пробного посещения

Это может быть одно пробное занятие для всех справочников и дисциплин, и тогда мы его привяжем ко всем справочникам и дисциплинам в случае, если у нас одинаковая цена. Если у нас разные цены на разные курсы для пробных занятий, тогда создадим разные элементы номенклатуры. Соответственно, в одной дисциплине привяжем одну номенклатуру для пробного посещения, в другой – другую и т.д.

· Контроль посещения пробных занятий организован с помощью регистра сведений «Пробные занятия».

· При продаже устанавливается статус «Записан».

· Посещение списывается при контроле посещаемости на выбор одним из методов:

- При учете занятий (с помощью документа «Занятие»).

- При контроле по датам (с помощью обработки «Контроль посещаемости учебного центра» - фиксация посещения на входе в учебное заведение).

Занятие

Контроль посещаемости учебного центра

Внимание:

При комплексном курсе по занятиям в один день может быть несколько занятий. Посещение будет списано при первом занятии. Если мы регистрируем посещение с помощью документа «Занятие», то на один день будет несколько документов. В первом документе пробное занятие будет списано. Слушатель на втором занятии в список уже выведен не будет.

После установки явки слушателя в регистре сведений «Пробные занятия» появится статус «Посетил».

С помощью этого механизма документ «Занятие» и обработка «Контроль посещаемости учебного центра» (документ СлУчетПосещения) заполняются только слушателями со статусом «Записан». Слушатели со статусом «Посетил» в эти документы уже не попадут.

С помощью отчета «Учет пробных занятий» мы можем увидеть, кто записан, а также кто и когда посетил занятие.

Учет пробных занятий

Отличия от заявки физического лица:

· Явный выбор контрагента.

· Возможность указать другого плательщика.

· Возможность указания нескольких слушателей.

Возможность работы с юридическими лицами нужно включить в настройках. Если ее не включить, в заявке не будет возможности установки флажка «Заявка от юридического лица».

Появляется возможность явного выбора контрагента. Появляется кнопка «Он же плательщик». Она при нажатии заполняет данные плательщика данными контрагента.

Если эту кнопку не нажимать, то можно выбрать другого плательщика в случае, когда заказывает один, а платит другой.

Выбора контрагента

Договор нельзя создать автоматически. И есть возможность выбора договоров из списка. Это связано с тем, что с юридическими лицами могут быть постоянные взаимоотношения. В рамках одного договора может проходить прием заявок на разные курсы, и оплата, в том числе.

В заявке появляется табличная часть, в которой может быть указано несколько слушателей.

Табличная часть

В остальном, работа по заявке аналогична работе с физическими лицами.

Предоставлена возможность выбора слушателя из справочника, или ввод строкой.

Если сразу нужно вводить больше данных по слушателю, чем электронную почту и телефон, лучше ввести слушателя в справочник «Физические лица».

Если на этапе приема заявки не нужно сразу вводить много информации, то можно ввести информацию непосредственно в поля заявки.

Предназначена для ускорения регистрации заявок при необходимости ввода большого количества информации. Ускорение происходит за счет того, что не открываются справочники, – информация вводится в поля формы. Все элементы создаются при записи автоматически. Есть возможность настройки контроля заполненности. При нажатии на кнопку «Настроить контроль заполненности» можно отметить для себя, какие поля обязательны для заполнения.

Настройки пользователя

Функционально все аналогично документу «Заявка на курс».

Рабочий стол прием заявок

Это способ самостоятельной подачи заявки клиентом:

1. База данных публикуется (как это сделать, описано в документации), и становится доступна через интернет извне.

2. На сайте размещается ссылка (прописан путь до базы данных, и указано, что нужно зайти с ролью «Клиент», и написан пароль).

3. Клиент проходит по ссылке и попадает в программу в «Мастер записи на курс». Клиент попадает непосредственно в базу данных, минуя стадию идентификации (если ссылка правильно описана), без всяких дополнительных окон.

Мастер записи на курс

Мастер состоит их двух шагов:

1. На первом этапе есть приветственная надпись и список актуальных на текущий момент курсов, и информация по курсам: назначение, цели, цена. Клиент выбирает курс, и нажимает на кнопку «Записаться на курс».

2. Открывается следующее окно. Можно вернуться по кнопе «Назад».
Клиент сообщает данные о себе (минимум информации). Клиент отправляет заявку. Задача: получить лид, чтобы менеджер мог связаться с клиентом для уточнения информации.

Выбранный курс

После отправки заявки менеджер видит в Списке заявок новую не проведенную заявку.

В Списке заявок заявки подсвечены разными цветами в зависимости от статуса (в работе, оплачена, удовлетворена, отменена). Имеется возможность быстрых отборов, информация о задолженности, заметки и напоминания (этот функционал тоже надо включить в разделе Администрирование -> Органайзер.

В заявке при установке флажка «Отмена» нужно указать дату отмены (заполняется текущей) и причину отмены (выбирается из справочника). Анализ причин отмены осуществляется с помощью отчета «Анализ отказов от заявок».

Контролировать и анализировать ход набора можно с помощью отчетов:

· Анализ заявок.

· Анализ набора.

· Анализ отказов от заявок.

· Реестр договоров.    

3. Контроль поступления оплаты и взаиморасчетов, руководство по оформлению и работе с документами в 1С

 

Несмотря на то, что в заявлении есть согласие на обработку персональных данных, тем не менее правильнее оформлять согласие на обработку персональных данных отдельным документом «Согласие на обработку ПДн», так как есть механизм отзыва согласия: документ «Отзыв согласия на обработку ПДн». (Требование Федерального закона от 27 июля 2006 года №152-ФЗ «О персональных данных»).

Согласие на обработку ПДн

Отзыв согласия на обработку ПДн

· Разовая.

· Периодическая.

Вид задается в справочнике «Дисциплины» для конкретной дисциплины.

Затем фиксируется в договоре с контрагентом. В договоре можно указать другой вид оплаты.

Есть регистр накопления «Взаиморасчеты», в котором документ «Акт» увеличивает задолженность, а документы «Поступление оплаты» и «Приходно-кассовый ордер» списывают задолженность.

Все это анализируется с помощью отчета «Ведомость по взаиморасчетам».

Служит для фиксации факта оказания нами услуги.

Акт

Создание акта

Увеличивает задолженность клиента.

Флажок «Сдан» нужен для того, чтобы отметить, какие документы вернулись подписанными.

Имеет типовую печатную форму. Есть возможность подключения внешней печатной формы.

Для массовой выписки документов «Акт» можно использовать обработку «Выписка актов».

Позволяет сформировать документы сразу на всю группу (можно пометить всех клиентов, или только нужных).

Возможна повторная обработка – видно, кому уже выписали.

Два документа:

· «Поступление оплаты» - безналичная оплата

Поступление оплаты

· «Приходный кассовый ордер» - наличная оплата

Приходный кассовый ордер

Документ начисление оплаты применяется для формирования квитанций об оплате при периодической оплате.

Начисление оплаты

Различные варианты заполнения:

· По договору.

· По договору с учетом долга.

· Задолженностью.

· Слушателями.

· Слушателями с учетом долга.

· Задолженностью слушателей.

Квитанцию можно вывести на печать. Формируется печатная форма на всех контрагентов, которые вошли в этот документ.

Применяется в некоторых учебных центрах, которые не требуют со слушателя деньги за пропущенные занятия по уважительной причине:

· Производится расчет суммы оказанных услуг в зависимости от уважительных пропусков занятий.

· Указывается количество пропусков, на которые предоставлены справки (колонка «Подтверждено»).

· Сумма рассчитывается пропорционально.

· Производится печать квитанций.

· На основании документа создаются акты.

 

Перерасчет

Часто партнеры фирмы 1С не используют механизм учета движения контингента.

В этом случае для печати свидетельств о прохождении курса ЦСО (Центр сертифицированного обучения) можно использовать обработку «Печать свидетельств ЦСО». В настройках должен быть установлен флажок «Применяется ЦСО 1С».

Настройки параметров конфигурации

Можно заполнить методическое пособие для его списания.

Галочки управления печатью «Печатать данные курса», «Печатать полное наименование дисциплины» устанавливают, что мы будем выводить в форму печати.

Галочка «Записывать состояние «Напечатано» для формирования печатной формы» - это контроль печати свидетельств и контроль выдачи свидетельств.

Есть несколько вариантов заполнения по кнопке «Заполнить».

Печать свидетельств ЦСО

 

 

Специалист компании ООО "Кодерлайн"

Надежда Макарова