Содержание:

1. Различия между Битрикс24 облачной версией и коробочной

Оба издания Битрикс24 – облачное и коробочное – предлагают функции управления доступом, но они имеют некоторые различия, которые могут повлиять на ваш выбор в зависимости от ваших конкретных потребностей.

Облачное издание Битрикс24 предлагает базовые функции управления доступом. Вы можете управлять доступом к файлам и папкам, определять, кто может просматривать, редактировать или скачивать определенные файлы. Это может быть сделано на уровне групп пользователей или отдельных пользователей.

Коробочное издание Битрикс24 предлагает более гибкий и расширенный функционал управления доступом. Вы можете устанавливать уровни доступа на уровне групп пользователей, отдельных пользователей, групп социальной сети или ролей.   

2. Ограничения Битрикс24 по правам доступа

Корппортал – это не просто инструмент для внутренних коммуникаций и работы, это система с разграниченными уровнями прав доступа. Это особенно важно, когда речь идет о защите конфиденциальной информации. В Битрикс24 это реализовано через систему «групп пользователей».

Группа пользователей представляет собой набор сотрудников, которым предоставлен достаточный уровень доступа к ресурсам и информации. Помните, что эти группы не соответствуют утверждённому табелю с должностями в вашей компании. Они созданы в первую очередь для управления доступом к корппорталу.

К примеру, даже если сотрудник занимают какую-то должность в отделе кадров, но его обязанности включают просмотр отчётов по продажам на вашем портале, он может быть включен в 2 группы пользователей «Отдел кадров» и «Отдел продаж», которая имеет соответствующие права доступа. Это позволяет гибко настраивать права доступа в зависимости от конкретных задач сотрудников, а не только их должности.

При разворачивании коробочного издания Битрикс24 появляются следующие группы по умолчанию:

• «Сотрудники» - минимально необходимый уровень прав для использования портала.

• «Отдел кадров» - имеет возможность добавлять информацию во все разделы портала, регистрировать новых сотрудников.

• «Руководство» - для топ-менеджеров компании, только у «руководства» и админов портала есть доступ к определённым документам и разделам на корппортале.

• «Маркетинг» - для работы в модуле CRM.

• «Администратор корпоративного портала» - полный доступ ко всем разделам, папкам, модулям и файлам.   

 

3. Ограничение организации в соответствии со своей должностью

Ограничение по занимаемой должности в Битрикс24 реализуется через группы пользователей.

Система групп пользователей в Битрикс24 позволяет создать иерархическую структуру доступа к документам. Это означает, что, например, исполнительный директор будет иметь доступ ко всем документам компании, в то время как его собственные документы будут доступны только ему самому.

Возьмем для примера департамент маркетинга. Можно создать выделенное хранилище документов, доступ к которому будет иметь только сотрудники этого подразделения и исполнительный директор. Внутри департамента вы также можете создать дополнительные хранилища, доступ к которым будет ограничен определенными сотрудниками, руководителем департамента и генеральным директором.

Ограничения на права доступа обычно проявляются в виде отсутствия определенных кнопок действий. Например, если у пользователя нет права редактировать документ, кнопка «Редактировать» просто не будет отображаться для него. Однако ограничения могут быть представлены и другими способами, например, в виде информационных сообщений, объясняющих, почему пользователь не может выполнить определенное действие.

 

Доступ запрещен   

 

4. Ограничение по временным или назначаемым обязанностям работы в Битрикс24

В групповой работе можно создать доступ на постоянной или временной основе. «Рабочая группа» – это термин, используемый в рамках работы внутри корпоративного портала. Подключение к рабочей группе дает доступ к документам и сервисам соответствующей группы.

Информация о том, к какой группе пользователей принадлежит конкретный сотрудник, недоступна для просмотра из карточки сотрудника в интерфейсе обычных пользователей портала. Это действие, как включение, так и исключение сотрудника из определенной группы, является прерогативой администратора корппортала.

Добавление пользователей к определенной группе наделяет их определенными правами и привилегиями при работе на корппортале. Это может включать доступ к определенным разделам, возможность редактирования или добавления контента, а также другие функции, в зависимости от настроек группы.   

5. Ограничение доступа к файлу

Одним из ключевых аспектов управления информацией в корпоративном портале Битрикс 24 является возможность установки ограничений на доступ к отдельным файлам. Это особенно важно для обеспечения конфиденциальности информации и безопасности данных.

Ограничение доступа на файл в Диске Битрикс24 позволяет контролировать, кто может просматривать, редактировать или скачивать определенные файлы. Вы можете установить ограничения на доступ к файлам для групп пользователей, конкретных пользователей, групп социальной сети или ролей.

Возможности управления доступом к файлам в Диске Битрикс24 включают в себя установку различных уровней доступа. Это может быть полный доступ, доступ только для чтения, или даже полное ограничение доступа.

Ограничение на файл в Диске:

В Битрикс24 управление доступом к файлам весьма гибкое. Вы можете настроить права доступа следующими способами:

1. Для групп пользователей: Вы можете установить единые права доступа для всех членов определенной группы.

2. Для отдельных пользователей: Вы можете выбрать пользователя из структуры компании или найти его через поиск и установить для него индивидуальные права доступа.

3. По группам социальной сети: Это относится к рабочим группам в вашем корппортале. Вы можете установить права доступа для всех участников определенной рабочей группы.

4. По ролям: Это позволяет устанавливать права доступа на основе роли пользователя в компании.

Кроме того, вы можете ограничить доступ к файлам по времени или установить пароль, особенно если вы используете публичные ссылки для доступа к файлам. Это обеспечивает дополнительный уровень безопасности.

 

Настройка прав доступа

 

Ограничение доступа по группе соцсети:

Система управления доступом в Битрикс 24 не ограничивается только группами пользователей. Она также включает в себя возможности ограничения доступа по группам социальной сети, что особенно полезно для организации рабочих процессов и управления информацией.

Ограничение доступа по группе социальной сети позволяет контролировать, кто может видеть и редактировать определенные документы или информацию. Это может быть особенно полезно, когда вы хотите поделиться информацией только с определенной группой людей, не раскрывая ее для всей организации.

 

Настройка прав доступа

 

Данная система способствует гибкому доступу к информации на вашем корппортале. Она обеспечивает защиту конфиденциальной информации, одновременно обеспечивая эффективное взаимодействие между сотрудниками.

Помните, что у администраторов корппортала есть полный доступ ко всем разделам, модулям, файлам и документам системы. Это необходимо для обеспечения бесперебойной работы вашего инструмента.

Всегда помните о важности правильной настройки уровней доступа в Битрикс 24. Это поможет вам защитить важную информацию и обеспечить эффективное взаимодействие между сотрудниками.

Ваша задача как администратора – обеспечить баланс между безопасностью и удобством использования портала. Используйте возможности Битрикс24 для создания эффективной и безопасной рабочей среды.

Помните, что правильная настройка уровней доступа - это залог эффективной работы вашего корпоративного портала. Используйте возможности Битрикс24 для создания эффективной и безопасной рабочей среды.

Специалист компании ООО "Кодерлайн"

Александр Чередниченко