Содержание:
1. Как настроить права доступа в 1С: Документооборот 8
2. Функции коллективных папок в системе 1С: Документооборот
3. Функции личных папок в программе 1С: Документооборот 8
1. Как настроить права доступа в 1С: Документооборот 8
В программе 1С: Документооборот 8 права доступа к папкам играют важную роль в управлении документами и контроле за доступом к информации.
Доступ к папкам файлов и их содержимому настраивается администратором или ответственным лицом за соответствующую папку. Этому лицу назначают соответствующие права доступа.
Администраторы могут назначать различные права доступа на уровне папок, определяя, кто может просматривать, редактировать, утверждать или удалять документы в каждой конкретной папке.
Настройка прав доступа в 1С к папке файлов выполняется с помощью команды «Настройка прав» на панели действий карточки папки. Та же самая команда доступна и в контекстном меню папки файлов в списке «Файлы».
Права доступа к папке «Проект внутренней автоматизации»
Иконка √ означает, что данные права доступа разрешающие.
Иконка Χ означает, что данные права доступа запрещающие.
Иконка * означает, что права не назначены.
Чтобы поменять значение прав, необходимо нажать два раза мышкой по данной иконке, либо нажать клавишу Enter.
Механизм разрешающих и запрещающих прав работает следующим образом: доступ к файлам и папкам разрешен, если для пользователя найдено хотя бы одно разрешение, и ни одного запрета.
Права доступа к файлам и папкам устанавливаются на уровне папок с использованием наследования:
1. Право на чтение определяет, разрешено ли просматривать содержимое папки, такие как документы и письма.
2. Право на добавление файлов управляет возможностью добавления новых файлов в папку.
3. Право на изменение файлов регулирует возможность редактирования и модификации файлов в данной папке.
4. Право на удаление файлов определяет, разрешено ли помечать файлы этой папки на удаление.
5. Право на изменение папок определяет, разрешено ли изменять структуру папки, включая установку пометок удаления и создание новых подпапок.
6. Право на управление правами определяет, разрешено ли настраивать права доступа к этой папке.
Такая система управления правами обеспечивает гибкость и контроль над доступом к файлам и папкам, позволяя точно настраивать уровни доступа для различных пользователей и групп. Это позволяет управлять доступом к папкам с учетом структуры организации и ролей пользователей.
Исходя из учета индивидуальных прав доступа, папки файлов могут быть коллективными или личными.
2. Функции коллективных папок в системе 1С: Документооборот
Коллективные папки предназначены для совместной работы и содержат информацию с общими характеристиками, такими как общая тематика, общие права доступа или отношение к определенному подразделению. Например, в коллективной папке "Планы развития отдела продаж" могут содержаться документы, связанные с планированием деятельности отдела. Такие папки могут быть доступны нескольким сотрудникам или целому подразделению, что обеспечивает совместное взаимодействие и обмен информацией.
3. Функции личных папок в программе 1С: Документооборот 8
Личные папки предоставляют доступ только конкретным сотрудникам, их руководителям и делегатам, решая ряд важных задач:
1. Они служат местом хранения персональных версий файлов, обеспечивая каждому сотруднику удобный доступ к своим документам и данным.
2. Позволяют получать доступ к файлам вне офиса, что особенно удобно в современной мобильной рабочей среде.
3. Обеспечивают единый порядок работы с персональными файлами на предприятии, обеспечивая структурирование и организацию информации.
Как только файл перестает быть личным, его следует переместить в коллективную папку, чтобы другие сотрудники могли с ним работать. Это способствует совместной работе и обмену информацией в рамках команды или подразделения.
Права доступа к папкам в программе 1С: Документооборот 8 обеспечивают гибкость и контроль над доступом к информации, что помогает организациям обеспечивать безопасность и эффективное управление документами.
Специалист компании "Кодерлайн"
Елена Куколкина
