Содержание:

   1.     Актуальная проблематика формирования и использования справочников по учету номенклатуры у пользователя

 

Во всех сферах деятельности предприятия и, следовательно, во всех разделах системы 1С: ERP в качестве объектов хозяйственных операций используются те или иные номенклатурные позиции, что предопределяет необходимость формирования справочников по учету номенклатуры. Действительно, большинство операций в части закупок, продаж, а также складских и производственных операций могут быть отражены в учете и выполнены только с указанием конкретных номенклатурных позиций.

         

Таким образом со справочниками по учету номенклатуры в 1С практически работают не только кладовщики и снабженцы, но и специалисты, отвечающие за планирование, учет и списание материальных затрат в т.ч. бухгалтера и экономисты, а также специалисты коммерческих и маркетинговых подразделений.

         

До настоящего времени наибольшее распространение получил подход с иерархическим справочником номенклатуры в 1С, где группы (папки) используются для классификации номенклатурных позиций по различным признакам, таким как особенности отражения в учете, назначение в хозяйственной деятельности предприятия, или по поставщикам, видам товарно-материальных ценностей и т.д. При большом объеме справочника такой подход становится проблемой. Признаки классификации, как правило, не формализованы, по-разному понимаются разными сотрудниками, часто выбираются ситуативно, спонтанно. С увеличением количества признаков классификации становиться неочевидным порядок их расположения в дереве иерархии простого единого справочника номенклатуры в 1С. Навигация по дереву иерархии становится неудобной. Кроме того, для каждой службы может требоваться своя группировка номенклатуры. Группировки для разных служб могут вступать в противоречие друг с другом, которое не может быть разрешено в рамках иерархической структуры простого единого справочника номенклатуры в 1С.    

2.     Базовые и вспомогательные справочники по учету номенклатуры в 1С: ERP

 

Для решения вышеописанных проблем и задач в рамках системы 1С: ERP информация о номенклатуре представлена различными справочниками, которые можно условно распределить для удобства на базовые и вспомогательные.

         

Прежде всего, базовыми справочниками (обязательными к формированию) по учету номенклатуры в 1С являются следующие:

1. Справочник номенклатуры в 1С;

2. Справочник видов номенклатуры.

         

Вспомогательными справочниками относительно формирования перечня номенклатуры, по мнению автора, являются в т.ч. нижеуказанные справочники:

1. Справочник - Характеристики номенклатуры 1С (опционально);

2. Справочник - Серии номенклатуры (опционально);

3. Справочник - Группы аналитического учета номенклатуры (опционально);

4. Справочник - Группы финансового учета номенклатуры (обязательно в т.ч. для организации регламентированного учета);

5. Справочник - Товарные категории (опционально).

         

Рассмотрим далее базовые справочники номенклатуры в 1С. В таблице 1 представлена сводная таблица по определению функционала, разрезов учета по базовым справочникам номенклатуры.

  

3.     Основные подходы к практическому к формированию и использованию основных справочников номенклатуры в 1С

 

Обозначим далее базовые подходы к практическому к формированию и использованию основных справочников номенклатуры в 1С и пониманию их взаимосвязей. Один из первых вопросов, возникающих у пользователя – какой из этих трех справочников первичен для формирования.

         

С точки зрения пользователя особенно важен быстрый и удобный поиск его элементов, удовлетворяющий следующим условиям:

• поиск должен быть интуитивно понятным;

• с минимальным количеством действий пользователя;

• должна быть организована возможность поиска по слову или части слова, входящего в наименование, причем возможно не с самого начала;

• поиск не должен быть долгим.

         

Отсутствие заранее продуманной структуры номенклатурного справочника при большом объеме номенклатуры может привести к:

• долгому поиску нужной номенклатуры, увеличению трудозатрат и времени выполнения операций;

• дублированию элементов справочника, что приводит к искажению оперативных остатков, пересортице, излишним закупкам и пр. неэффективной работе предприятия.

         

Поэтому организованная на системном уровне 1С: ERP фиксация конкретного отдельного элемента номенклатуры в т.ч. в разрезе одного предопределенного системой типа номенклатуры в 1С (товар, услуга, работа, тара, набор) на первом уровне элемента справочника номенклатуры направлена на решение вышеперечисленных задач.

         

Далее пользователю необходимо понимать, что для определенных видов номенклатуры в 1С: ERP позволяет предусмотреть возможность ввода дополнительных реквизитов, которые ни к чему не обязывают в регламентированном учете, но которые можно использовать для быстрого поиска и для автоматического формирования наименования номенклатуры в 1С.

         

Например, технолог может искать материал по определенным технологическим параметрам. Упростить эту задачу можно с помощью фильтра по свойствам. Фильтр задается в справочнике в момент выбора номенклатуры, после чего в списке остаются только позиции, удовлетворяющие заданным в фильтре условиям. Размер списка при этом существенно сокращается, и оператор может сделать быстрый выбор. Реквизиты, по которым можно задать фильтр настраиваются для вида номенклатуры.

         

Можно привести следующий пример. Специалист по закупкам указывает вид номенклатуры в 1С «Запчасти для погрузчиков». Например, для этого вида номенклатуры в 1С указана дополнительная характеристика «Тип погрузчика», которая может принимать значения – «KOMATSU» и т.д. по наименованию фирмы-производителя. Специалист задает нужный вид погрузчика и из справочника номенклатуры в 1С будет выведен список только тех элементов, которые относятся к виду номенклатуры «Запчасти для погрузчиков» и к нужному типу погрузчика. В дополнительном окне отбора можем указать ключевое слово, например, клапан. Тогда из всего списка останутся только элементы, которые содержат в наименовании сочетание «клапан» (это сочетание может быть и частью слова).

         

В типовом механизме выбора элемента из справочника Номенклатура в 1С есть два варианта навигации:

• по видам номенклатуры и свойствам (дополнительным параметрам);

или

• по иерархии самого справочника номенклатуры.

         

Таким образом, для элементов справочника Номенклатура можно оставить неглубокую иерархию папок (например одно или двухуровневую), возможно есть смысл добавить эти папки их позже в процессе эксплуатации системы, а начать формирование справочников следует со справочника «Виды номенклатуры в 1С», так как именно в карточках учета видов номенклатуры содержится большинство основных реквизитов, которые используется в последующем при вводе каждой конкретной номенклатурной позиции по данному виду, в т.ч. такие как:

• группы финансового и аналитического учетов,

• шаблоны наименований,

• контроль уникальности реквизитов,

• документы оформления реализации,

• настраиваемые товарные категории,

• порядок быстрого отбора в списках и т.д.

         

В карточке учета вида номенклатуры возможно идентифицировать в т.ч. настройки создания, которые фиксируют перечень реквизитов в т.ч. значения реквизитов "по умолчанию" для данного вида, контроль уникальности реквизитов, отображение реквизитов при создании, контроль их заполнения. Например, рационально зафиксировать значения определенных реквизитов "по умолчанию" и не отображать их уже при создании соответственно для определённого вида номенклатуры

         

В стандартном решении системы 1С: ERP виды номенклатуры – это справочник, который может быть иерархическим, а навигация в номенклатурном справочнике может быть организована на основе этой иерархии. Отельное внимание следует обратить, на тот факт, что отдельные элементы справочника номенклатуры будут сгруппированы по вилам номенклатуры соответственно.

           

Практически пользователю предлагается использовать в т.ч. многоуровневую иерархию справочника, при этом, целесообразно также в качестве ориентира рассматривать товарные категории.

         

На рисунке 1 приведен пример организации справочника «Виды номенклатуры в 1С». Следует учитывать, что выбор групп, подгрупп и элементов сделан исключительно для примера. На конкретном предприятии данная структура должна быть откорректирована с учетом требований лиц, наиболее часто использующих справочник. Компоновка структуры справочника видов номенклатуры не должна мешать пользователям легко найти отдельный элемент справочника номенклатуры или сделать вывод об его отсутствии.

Рисунок 1. Пример организации справочника «Виды номенклатуры в 1С»

 

Специалист компании ООО "Кодерлайн"

Анна Брацило