Содержание:

1. Как получить и отразить электронный документ в учете при работе в системе 1С:Предприятие

2. Как сформировать и отправить электронный документ в 1С:Бухгалтерия

В программе 1C:Предприятие можно принимать от контрагентов счета-фактуры, акты, УПД и другие документы в электронном виде, что значительно экономит время и избавляет специалистов от ручного ввода данных.

Сразу после получения такие документы учитываются во всех отчетах, регистрах и аналитике – это обеспечивает актуальность данных на любой момент времени и позволяет быстрее закрывать периоды.

Для корректного оформления первичного электронного документа, например, Товарной накладной, следует выполнить два шага:

1.     Загрузить и провести документ в своей учетной системе,

2.     Создать и направить контрагенту утвержденный документ.

1. Как получить и отразить электронный документ в учете при работе в системе 1С:Предприятие

Загрузка Товарной накладной (ТОРГ-12) от поставщика в систему 1С:Бухгалтерия возможна двумя способами:

●       Через главное меню

В разделах «Администрирование»/«Руководителю» зайти в подраздел «Сервис», выполнить «Отправить и получить электронные документы».

●       Через журнал «Текущие дела ЭДО»

В журнале «Текущие дела ЭДО» по кнопке «Отправить и получить» (через панель команд в «Сервисе» разделов «Администрирование»/ «Руководителю»/«Покупки»).

Текущие дела ЭДО (весь документооборот, по пакетам)

При использовании клиент-серверного варианта работы возможна настройка автоматического расписания для загрузки электронных документов: «Администрирование» – «Обмен электронными документами» – «Обмен с контрагентами» и заданием соответствующих параметров в настройках.

Обмен электронными документами

Обработка входящих ЭД происходит так:

1.     Перейти по ссылке «Настройки ЭДО»,

Настройки ЭДО

2.     Во вкладке «Настройки получения» нажать на строку с контрагентом,

3.     Кликнуть «Создать».

Настройки получения

В появившемся окне «Настройка отражения документов в учете» указать подходящий способ обработки: автоматический или ручной.

Вручную в форме электронного документа

Установление автоматического варианта позволит в момент получения ЭД создать документ «Поступление (акт, накладная)». Ссылка на него будет находиться в папке «Отразить в учете».

Отразить в учете

При выставлении флага у строки «Отправлять входящие документы на утверждение» документ окажется в папке «Утвердить».

Отправлять входящие документы на утверждение

В «Поступление (акт, накладная)» будет автоматически перенесена вся ключевая информация от продавца:

●       реквизиты документа-основания (номер и дата по накладной поставщика),

●       данные о партнере,

●       общую стоимость всех купленных товаров.

При первичной закупке товара у поставщика и отсутствии синхронизации номенклатурных справочников между покупателем и продавцом, система не сможет автоматически сформировать «Поступление (акт, накладная)».  В журнале «Текущие дела ЭДО» внутри раздела «Отразить в учете» рядом с входящим документом появится специальный значок, а рядом — ссылка «Сопоставить номенклатуру», которую необходимо использовать для ручного привязывания товаров.

2. Как сформировать и отправить электронный документ в 1С:Бухгалтерия

После загрузки электронного документа от поставщика покупателю требуется направить в ответ:

●       уведомление о получении, если это предусмотрено договоренностями между сторонами,

●       подписанный со своей стороны документ — при отсутствии возражений к нему и условиям отгрузки.

Если пользователь имеет право подписи и действующий сертификат ЭП, то документ немедленно подписывается и направляется контрагенту (либо только подписывается — при активированном режиме отложенной отправки).

Извещение о получении

Скорость отправления подписанных ЭД будет зависеть от настроек: 

●       если флаг у пункта «Отложенная отправка» не выставлен, документы автоматически направляются оператору электронного документооборота,

●       при наличии такого флага потребуется выполнить вручную одну из операций: использовать кнопку «Отправить» в карточке накладной, команду «Отправить и получить» в журнале «Текущие дела ЭДО» либо аналогичную функцию в сервисном разделе Администрирование.

Отложенная отправка электронных документов

Окончание процедуры ЭДО фиксируется изменением статуса «Поступление (акт, накладная)» на «ЭДО завершен», что отображается в специальной строке состояния.

ЭДО завершен

Мы помогаем нашим клиентам переходить на электронный документооборот без сложностей – подключаем его в конфигурациях 1С и объясняем нюансы его использования.

Специалист компании ООО "Кодерлайн"
Марина Анапольская