Содержание:
1. Зачем нужно управление денежными средствами компании
2. Заполнения платежного календаря в программе 1С:Комплексная автоматизация
Мы поговорим о критически важной области – управлении денежными потоками и роли платежного календаря в этом процессе.
Цель статьи:
• Рассмотреть, как мы управляем денежными потоками на предприятии.
• Изучить, как использовать платежный календарь как инструмент оперативного финансового планирования.
1. Зачем нужно управление денежными средствами компании
Платежный календарь – это ключевой элемент подсистемы управления денежными средствами, интегрированный в нашу 1С:Комплексная автоматизация. Наша задача, как финансовой службы, – эффективно использовать его для обеспечения финансовой стабильности компании.
Цель управления денежными средствами – это обеспечение бесперебойного функционирования компании. Нам необходимо:
• Выполнять все задачи, стоящие перед предприятием.
• Оптимизировать финансовый цикл.
• Поддерживать достаточный уровень ликвидности для минимизации риска банкротства.
Структурирование денежных потоков дает нам возможность анализировать источники поступлений, их распределение по подразделениям, что позволяет принимать взвешенные финансовые решения.
Основные задачи казначейской службы, и, в частности, платежного календаря:
• Планировать движение денежных средств во времени, чтобы минимизировать потребность во внешнем финансировании.
• Предотвращать возникновение кассовых разрывов.
• Обеспечивать контроль за исполнением утвержденных графиков платежей.
Использование платежного календаря позволяет нам действовать проактивно, предвидеть потенциальные проблемы и своевременно принимать меры для их предотвращения. Это не просто инструмент, это основа нашей финансовой стабильности и успешного развития.
2. Заполнения платежного календаря в программе 1С:Комплексная автоматизация
Давайте рассмотрим схему заполнения данных в платежном календаре по источникам платежей.
Схема заполнения данных в платежном календаре по источникам платежей
С одной стороны, у нас есть планируемый приход, с другой — планируемый расход. В программе оперативный план формируется по большей части автоматически – документами (оперативного учета). С помощью указания графика оплат в документах заказ клиента, реализация товаров и услуг, акты выполненных работ и прочих документов.
Планируемый расход появляется в программе также с указанием графика оплаты на документах заказов поставщиков, договорах и созданными на их основании или независимо документами заявки на расходование денежных средств. Если говорить о планировании входящих платежей, не связанных с основной деятельностью, обычно используется специальный документ для оперативного планирования «Ожидаемое поступление денежных средств», создается он вручную.
Документ «Ожидание прихода ДС»
В нашем примере мы введем документы ожидаемого прихода денежных средств, такие как:
• оплата от клиента;
• возврат поставщику;
• выданный займ;
• проценты от договора депозита.
И документы планируемого расхода:
• заявки на расходование;
• графики по договорам аренды кредита, полученного займа;
• возврат клиенту;
• выплата аванса сотрудникам организации;
• необходимость оплаты налогов;
• выдача денежных средств подотчетникам.
Итак, сначала настроим платежный календарь так, как нам будет комфортно с ним работать.
- Меню Казначейства → Платежный календарь.
Во-первых, с помощью документов «Ввода начальных остатков», мы ввели остатки по Кассе и по двум банковским счетам Организации.
Будем планировать на ближайший месяц с отбором по нашей Организации и в настройках по кнопке «Еще» - Настройка
Платежный календарь
включим все возможные ожидаемые поступления и списания.
Настройки платежного календаря
Обратите внимание на рисунок: можно поставить галочки ожидаемых списаний денежных средств без оформленных заявок, то есть исходя из графика оплат.
А также отображать в календаре несогласованные заявки.
Настройки платежного календаря, отображение несогласованных заявок
По кнопке «Вид» можно менять отображение своего платежного календаря.
Платежный календарь, Вид
Давайте разберем функционал по работе с заявками и платежным календарем. У нас есть несколько режимов отображения, каждый из которых предназначен для решения определенных задач.
Итак, режим «Заявки - Календарь» позволяет нам визуализировать общую картину: в левой части экрана мы видим список заявок, требующих нашего внимания, а справа – непосредственно календарь. Этот режим является оптимальным для оперативного распределения заявок по статьям бюджета и счетам, особенно тех, которые еще не привязаны к конкретным датам оплаты.
Далее, режим «Календарь – Платежи» фокусирует наше внимание на другом аспекте: в верхней части экрана отображается календарь, а в нижней – его детальная расшифровка с разбивкой до конкретных объектов оплаты. Здесь мы видим графики платежей и заявки, как они представлены сейчас. Этот режим используется в основном для балансировки календаря и выявления потенциальных кассовых разрывов, что позволяет нам принимать своевременные меры.
Наконец, режим «Список заявок» предоставляет нам журнал заявок без привязки к календарю. Он предназначен для более детальной работы с заявками: согласования, отмены, редактирования, то есть всех необходимых действий, связанных с их обработкой.
Прошу вас использовать эти режимы в соответствии с их назначением для обеспечения максимальной эффективности нашего финансового планирования.
Платежный календарь
По кнопке «Еще - Настройка» мы также можем задать дату, с которой нам будет удобно планировать, и, при необходимости, можно скрыть нерабочие дни.
Настройки платежного календаря, Планировать с даты
В платежном календаре установим необходимое нам количество дней планирования.
Платежный календарь, Дни планирования
Сначала рассмотрим примеры по ожидаемому приходу денежных средств.
Частичная предоплата
В разделе CRM и Маркетинг, С-продаж, «Графики оплаты» мы можем задать основные графики оплаты, которые в дальнейшем сможем указывать в соглашениях с клиентами.
Создадим документ «Заказ клиента».
Правила оплаты
В соглашении мы указали, что графиком оплаты будет Предоплата (любая), то есть в нашем случае это два этапа оплаты.
Этапы оплаты
С помощью указания графика, программа будет проверять наличие оплат. И если, допустим, была указана предоплата до отгрузки, а денежных средств не поступило от данного клиента, то система не позволит провести документы реализации менеджеру по продаже.
Платежный календарь, Поступление денежных средств
Согласно графику оплаты в платежном календаре видим планируемый срок поступления на банковский счет, 17 января 2025г. ожидается предоплата, 20 января оставшаяся сумма по договору.
Создадим накладную уже другому клиенту. Документ «Реализации товаров и услуг», где у нас единовременная оплата.
Правила оплаты
15 января ожидание поступления денежных средств по этой накладной.
Также график оплаты можно задать в договоре. Например, в документе «Реализация услуг и прочих активов», где нет возможности указать несколько оплат, можно договор настроить следующим образом.
Реализация услуг и прочих активов
3. Ожидаемый расход ДС
Давайте рассмотрим примеры ожидаемого расхода денежных средств. В начале перед запуском работы со списанием денег, мы должны настроить справочник Статьи движения денежных средств, применяется в качестве аналитики в системе 1C. Исходя из статей, заполняется справочник, который применяется в бюджете движения денежных средств предприятия.
Выдача ДС подотчетному лицу (прочие цели)
Обратите внимание, формирование платежного календаря – это не то же самое, что создание бюджета движения денежных средств (БДДС). Платежный календарь - инструмент оперативного управления, а БДДС является частью более широкого процесса бюджетирования, включающего построение финансовой модели и подготовку экземпляра бюджета. Таким образом, мы имеем два взаимодополняющих инструмента: платежный календарь для оперативного контроля денежных потоков и БДДС для стратегического финансового планирования.
При необходимости, элементы справочника, используемого в этих процессах, могут быть скорректированы или дополнены. Доступ к справочнику осуществляется через меню «Казначейство», а функционал планирования и контроля денежных средств располагается в разделе «Статьи ДДС».
При заполнении справочника необходимо указывать «Наименование» статьи и «Приоритет оплаты». Последний параметр критически важен, поскольку определяет очередность исполнения заявок на расходование денежных средств при работе с платежным календарем. Это позволяет нам эффективно управлять ликвидностью и обеспечивать своевременное исполнение обязательств.
Выдача ДС подотчетному лицу (прочие цели)
Давайте обратим внимание на важные детали. Поле «Вид движения денежных средств» является обязательным для заполнения. Оно нужно для корректной классификации статей ДДС, что критически важно при формировании регламентированной отчетности о движении денежных средств, входящей в состав бухгалтерской отчетности. Прошу вас быть предельно внимательными при указании вида движения, особенно разделяя приходные и расходные статьи. Некорректное заполнение может привести к искажению финансовой картины и, как следствие, к неверным управленческим решениям.
Далее, для каждой статьи ДДС у нас есть гиперссылка «Хозяйственные операции». По этой ссылке вы можете ограничить перечень хозяйственных операций, в которых может использоваться конкретная статья. Это важный инструмент для контроля и предотвращения ошибок при учете. Настоятельно рекомендую использовать его для повышения точности и прозрачности финансовых операций.
Выдача ДС подотчетному лицу (прочие цели), Хозяйственные операции
При заведении договоров и соглашений желательно сразу указывать ту статью ДДС, которая будет автоматически подставляться в заявке на расходование, оформленные по соглашению или договору. При этом договор имеет больший приоритет по сравнению с соглашением.
.
Казначейство и взаиморасчеты
Система заявок на денежные средства является ключевым элементом нашего финансового контроля. Ее применение позволяет нам четко отслеживать потребности подразделений в финансировании, предотвращать несанкционированные расходы и обеспечивать эффективное планирование денежных потоков, необходимое для построения точного платежного календаря. Внедрение этой системы означает, что любая операция, связанная с расходованием денежных средств – будь то выдача наличных из кассы или списание средств с расчетного счета – должна быть обязательно оформлена заявкой и пройти процедуру утверждения. Отклонения от этого порядка недопустимы. Требуется неукоснительное соблюдение данного регламента всеми подразделениями.
Специалист компании ООО "Кодерлайн"
Мухаббат Фазылова
