Содержание:

1. Реестр платежей для некоммерческих организаций в 1С:Бухгалтерия некоммерческой организации

2. Настройка работы с реестрами в конфигурации системы 1С:Бухгалтерия некоммерческой организации

3. Алгоритм работы с реестром платежей в 1С:Бухгалтерия некоммерческой организации

4. Проведение в бухгалтерском учёте

5. Примеры работы с реестрами в 1С:БНО

6. Система отчётности и контроля

Некоммерческие организации (НКО) всё чаще сталкиваются с необходимостью оптимизации финансовых процессов — в том числе при проведении массовых платежей. Если организация работает с большим количеством подрядчиков, благополучателей, участников программ или сотрудников по договорам, то оформление каждого платежа вручную становится трудоёмким и чревато ошибками.

В таких ситуациях на помощь приходит механизм платежей по реестрам, реализованный в программном продукте 1С:Бухгалтерия некоммерческой организации. Этот функционал позволяет:

● Готовить массовые платежи;

● Объединять выплаты по типу;

● Контролировать целевое использование средств;

● Повышать точность и скорость обработки платёжных документов.

Далее будет подробно рассмотрено то, как работает этот механизм, какие этапы включает, как его правильно настраивать и использовать в НКО.   

1. Реестр платежей для некоммерческих организаций в 1С:Бухгалтерия некоммерческой организации

Реестр платежей — это документ, в котором группируются однотипные платежи: например, выплаты стипендий, гонораров, компенсаций, подрядных работ или благотворительной помощи.

Реестр позволяет заранее подготовить данные для нескольких платежей, сверить суммы, проверить корректность аналитик (проекты, статьи затрат, направления деятельности), а затем одним кликом сформировать пакет платёжных поручений в банк-клиент или распечатать платёжки.

Для некоммерческих организаций реестры особенно актуальны в таких случаях:

● При выплате стипендий/пособий по целевой программе нескольким десяткам человек;

● При оплате услуг нескольких подрядчиков в рамках одного гранта;

● При регулярных расходах по нескольким договорам на обслуживание (например, по договорам аренды, связи, сопровождения);

● При выплатах премий или гонораров волонтёрам/экспертам.

Механизм помогает не только ускорить операции, но и обеспечить раздельный учёт и контроль источников финансирования, поскольку к каждому платежу можно привязать конкретный проект, статью расходов и источник средств.   

2. Настройка работы с реестрами в конфигурации системы 1С:Бухгалтерия некоммерческой организации

Для начала нужно убедиться, что в программе включена работа с реестрами, для этого:

1. Перейдите в «Главное» → «Функциональность»;

2. На вкладке «Банк и касса» установите флажок около «Использовать реестры платежей»;

3. При необходимости настройте шаблоны платёжных поручений.

Платежи по реестрам

После этого в разделе «Банк и касса» появится пункт «Реестры платежей».

Для корректной работы с учётом в некоммерческой организации необходимо настроить:

● Статьи расходов, привязанные к направлениям деятельности;

● Проекты (мероприятия);

● Получателей платежей с указанными реквизитами.

Это важно, так как каждая строка в реестре будет содержать детализацию по этим аналитикам, что позволит правильно распределять расходы в бухучете.   

3. Алгоритм работы с реестром платежей в 1С:Бухгалтерия некоммерческой организации

 

Рассмотрим, как корректно работать с реестром платежей в программе 1С:Бухгалтерия некоммерческой организации. Для начала, нужно создать сам реестр:

1. Перейдите в «Банк и касса» → «Реестры платежей» → «Создать»;

2. Укажите дату, назначение реестра (например, «Выплата стипендий за март») и назначение платежей;

3. Заполните табличную часть (получатель, сумма, назначение платежа (напр., «Гонорар по договору №3 от 01.03»), проект/направление деятельности, статья расходов, банковские реквизиты).

Можно загрузить данные из Excel или импортировать из внешнего источника при наличии соответствующего шаблона.

Целевое финансирование по реестру

Перед созданием платёжек нужно сверить:

● Совпадение сумм с утверждённой сметой;

● Корректность аналитик (статья, проект);

● Наличие реквизитов у получателей.

После проверки можно провести реестр — данные попадут в учёт.

Далее можно уже переходить к формированию платёжных поручений, для этого:

1. Нажмите «Создать платёжные поручения»;

2. Выберите банк, из которого будет оплата;

3. Программа сформирует пакет платёжных поручений на основании реестра;

4. Эти документы можно направить в банк через систему обмена, распечатать и сохранить для архива.

Платеж по реестру

Каждое платёжное поручение будет связано с конкретной строкой в реестре и соответствующим проектом/статьёй расходов.   

4. Проведение в бухгалтерском учёте

При проведении платежей формируются проводки по дебету соответствующих затратных счетов (например, 20, 26, 86) и кредиту 51. Также отражаются эти сведения:

● Аналитики по направлениям деятельности;

● Источник финансирования;

● Назначение платежа.

Если используется распределение расходов, эти суммы позже можно включить в регламентные документы распределения.   

5. Примеры работы с реестрами в 1С:БНО

Рассмотрим два примера:

● Выплата гонораров эксперта. Пусть некая организация привлекла 12 экспертов для оценки проектов в конкурсе. Гонорар каждому — 15 000 рублей. Чтобы отобразить это внутри 1С:Бухгалтерия некоммерческой организации, нужно:

- Создать реестр «Гонорары за март»;

- В табличную часть добавить ФИО, суммы, назначение, статью «Гонорары», проект «Оценка заявок»;

- Из реестра автоматически сформируются платёжные поручения;

- В учёте будет Дт 91.2 Кт 51, а по аналитике отобразиться проект, статья.

● Ежемесячная выплата стипендий. Пусть автономная некоммерческая организация выплачивает 20 студентам ежемесячные стипендии по гранту. Чтобы отобразить это внутри 1С:Бухгалтерия некоммерческой организации нужно:

- Создать реестр «Стипендии – апрель»;

- В таблицу загружаются данные из Excel;

- Указать статью «Стипендии», направление «Грант №XX»;

- Направить платёжки через 1С:ДиректБанк.   

 

6. Система отчётности и контроля

После проведения реестров и платежей в 1С можно использовать следующие инструменты контроля:

● Журнал реестров платежей — для отслеживания статуса;

● Анализ затрат по проектам и направлениям — с расшифровкой по реестрам;

● Отчёты по счёту 86 — с детализацией по использованным суммам;

● Проверка целевого использования средств — через отчёты «Доходы и расходы по проекту».

Таким образом, реестры становятся не только техническим инструментом, но и важным элементом внутреннего контроля.

Платежи по реестрам в 1С:Бухгалтерия некоммерческой организации — это мощный инструмент для оптимизации финансовых операций, особенно если речь идёт о массовых или регулярных выплатах.

С его помощью организация получает:

● Снижение ручного труда и количества ошибок;

● Ускорение документооборота и платёжного процесса;

● Возможность ведения раздельного учёта;

● Повышение прозрачности и точности финансовой информации;

● Простоту последующего контроля и отчётности.

Рекомендуется интегрировать использование реестров в повседневную финансовую практику некоммерческой организации, особенно при реализации программ с множеством участников, подрядчиков или регулярных выплат.

 

Специалист компании ООО "Кодерлайн"

Анна Горовая