Содержание:
1. Планирование и контроль расхода ДС
2. Отбор заявок на расходование денежных средств в 1С
1. Планирование и контроль расхода ДС
Для возможности использования механизмов планирования и контроля по расходу денежных средств в системе требуется выполнить следующие настройки:
НСИ и администрирование
Казначейство и взаиморасчеты
При этом мы можем дополнительно проконтролировать лимит на расход денежных средств, в том числе и по каждой из статей расхода.
Для этого настроим систему так:
Планирование и контроль денежных средств
Лимит принято устанавливать на месяц с детализацией до статей ДДС. Список данных статей можно дополнить при желании:
Статьи движения денежных средств
Имеется также возможность устанавливать лимиты по каждому из подразделений, а также по каждой из организаций.
Лимиты расхода ДС
Обращаем внимание, что если у нас по какой-то из статей ДДС лимит расхода не предусмотрен, то её все равно требуется указать в документе, при этом для неё нужно установить вариант контроля со значением «не ограничено».
Процесс согласования состоит из:
• подготовки заявки тем, кто инициировал данный платёж;
• согласования;
• утверждения (то есть подготовки заявки к оплате).
Что же происходит при подготовке заявки? Менеджер оформляет её на основании нужного документа приобретения:
Заявка на расходование ДС
Также заявку можно оформить здесь:
Планирование и контроль денежных средств
В документе «автоматом» заполняются все поля из документа-основания. Менеджером контролируется корректность заполнения, устанавливается предполагаемая дата оплаты, после чего заявку требуется провести в статусе «Не согласована».
Статус заявки
Как же согласовываются заявки? Их список передаётся на согласование ответственному лицу. Согласовывать заявки могут только те, у кого имеется право на их согласование.
Согласовать заявки
2. Отбор заявок на расходование денежных средств в 1С
Среди перечня данных заявок есть возможность отбирать только те заявки, срок оплаты которых подходит. Для такой возможности в списке требуется установить отбор по статусу «Не согласована» и по дате оплаты.
Для согласования, либо отклонения сразу нескольких заявок можно выделить в перечне требуемые заявки и выбрать нужную команду.
Заявка после этого проводится со статусом «Согласована». Во время согласования заявки контролируется установленный лимит расхода ДС. Также в системе имеется возможность согласовывать заявки сверх лимита, но только для тех пользователей, у которых есть такое право.
Рассмотрим утверждение заявок, т.е. подготовку их к оплате. Для утверждения заявок пользователю должна быть назначена определённая роль.
Информация о заявках, которые были согласованы руководством, отображается в платежном календаре:
Платежный календарь
Для того чтобы иметь возможность работать с заявками здесь, должен быть установлен определённый вид «Заявки–Календарь».
Заявки-Календарь
Пользователь, занимающийся финансами, изучает возможность оплатить заявки в указанный день за наличный расчёт, либо с помощью перечисления денежных средств с расчётного счета.
Также в системе имеется возможность распределять по счетам сразу целый список заявок автоматически. Для таких целей требуется выделить нужные заявки и выполнить команду «К оплате»:
К оплате
В случае успешного завершения процесса распределения ДС для заявок установится статус «К оплате».
Также заявки можно распределять и вручную. Для этих целей в платёжном календаре установим курсор на необходимую заявку, справа выделим расчётный счет и нажмём кнопку «К оплате».
После того как заявка утверждена, мы сможем оформить платёжный документ на расход ДС.
Специалист компании ООО "Кодерлайн"
Екатерина Абрашкина
