Содержание:
1. Как происходит система учета персональных данных работников в программе 1С
2. Какие заполняются сведения о физлице в системе программы 1С: ЗУП
1. Как происходит система учета персональных данных работников компании в программе 1С
Для возможности регистрации сведений о физлице в программе предусмотрен справочник «Физические лица». Его можно открыть по следующему пути:
Физические лица
Когда в компании возникает необходимость принять сотрудника на работу, кадровик первым делом создает сотрудника:
Сотрудник
При записи элемента данного справочника создается автоматически физическое лицо. Если оно уже существует, то программа спрашивает, тот ли это человек, который уже есть в базе. И если мы отвечаем, что да, этот тот человек, то программа привязывает предложенное физлицо к новому сотруднику. Если мы говорим, что нет, это не тот, кто нам нужен, то программа создает новое физлицо.
2. Какие заполняются сведения о физлице в системе программы 1С: ЗУП
В форме элемента справочника «Физические лица» кадровику необходимо заполнить все имеющиеся сведения о лице:
1. В поле с названием «Полное имя» нам необходимо задать ФИО, как в паспорте. При нажатии на ссылку со склонениями открывается специальная форма, где мы сможем увидеть, как программа просклоняла ФИО сотрудника, а также отредактировать данную информацию на наше усмотрение при необходимости:
Склонение по падежам
Так же можно изменить ФИО сотрудника (например, при вступлении в брак и смене фамилии), нажав на ссылочку «Изменить ФИО», далее проставить дату, с которой изменение вступает в силу:
Изменить ФИО
2. Во вкладке «Главное» необходимо указать следующее:
- дату рождения по документу, удостоверяющему личность работника (можно установить «напоминалку» через органайзер, доступный в разделе администрирования (будет выходить колокольчик в форме элемента сотрудника напротив даты рождения, его можно будет настроить)):
Органайзер
Напоминание
- пол;
- ИНН;
- СНИЛС;
- место рождения – указывается обязательно по документу, удостоверяющему личность;
- гражданство (если оно имеется).
3. Обязательно заполняется поле с данными о документе, удостоверяющем личность, с помощью выбора его из специального справочника. Серия паспорта вводится в обязательном порядке через пробел. Обращаем внимание, что в программе хранится история о всех изменениях данных паспорта физлиц, поэтому обязательно вводим дату текущей записи. В сведениях же о документе пишем дату его выдачи.
Предыдущие удостоверения личности
4. Галку на «Дополнить представление» необходимо поставить, если, например, в компании работают сотрудники с полным совпадением по ФИО, либо имеется сотрудник-совместитель.
Дополнять представления
5. Также есть возможность прикрепить любые файлы, например, фотографию физлица, либо его какие-то документы. Это можно сделать, как показано на рисунке ниже:
Присоединенные файлы
6. На закладке с адресами и телефонами вводится требуемая контактная информация о физлице, а также адрес прописки, либо места проживания в соответствии с классификатором, либо в произвольной форме:
Адрес по прописке
7. Во вкладке «История работы» мы можем увидеть сведения о нынешнем месте работы физлица, либо оформить его на новое место работы, например, по совместительству:
История работы
8. На вкладке «Другие роли» мы сможем присвоить роль физическому лицу, например, бывшего сотрудника или акционера одной из наших компаний:
Прочие договоры и другие роли
9. Если мы пройдем по ссылке «Страхование», в открывшейся форме можно будет заполнить поле «Статус страхового лица». По умолчанию, это «Граждане РФ». Указать дату сведений о статусе, если у физлица есть инвалидность, заполнить данные о ней, а также льготы и пособия и другое.
Страхование
10. Нажав на ссылку о налоге на доходы (ее мы увидим, если физлицо еще не принято в компанию), можно выбрать статус налогоплательщика, а также дату, с которой он действует, либо установлен:
Налог на доходы
11. Если программа настроена так же и для ведения воинского учета, то, пройдя по одноименной ссылке, мы сможем попасть на форму, где заполняются и хранятся указанные сведения:
Воинский учет
12. Для заполнения сведений об образовании и квалификации необходимо пройти по нужной ссылке. Данные об образовании можно добавить в таблицу по кнопке «Создать». Из выпадающего списка выберем нужный нам вид, заполним информацию об учебном заведении, периоде обучения, специальности, квалификации, а также о самом документе, свидетельствующем о получении образования.
Создать
Основание
Там же можно заполнить информацию о профессиях, которыми владеет физлицо, о его достижениях в науке, о научных трудах, изобретениях:
Имеет научные труды
13. Если кадровику необходимо ввести какую-либо справку по физическому лицу, например, из наркологического диспансера, с заполнением всех реквизитов, то нужно пройти по одноименной ссылке и в открывшейся форме ее создать:
Создать
14. Для ввода информации о семейном положении, близких родственниках необходимо воспользоваться ссылкой «Семья»:
Создать
15. Зарегистрировать стажи, предыдущие места работы, информацию о наградах предлагается в программе, пройдя по ссылке «Трудовая деятельность»:
Трудовая деятельность
16. Для возможности работы с персональными данными физлица в обязательном порядке необходимо взять у него согласие на их обработку. Для этого нужно нажать на одноименную кнопку на панели, заполнить нужные реквизиты, которые не отобразились автоматически, и вывести документ на печать. После чего требуется передать документ сотруднику для визирования подписью.
Печать
Специалист компании "Кодерлайн"
Екатерина Абрашкина
