Содержание:
1. Последовательность ввода документов в 1С: ЗУП
Самая распространенная ошибка бухгалтеров и кадровиков — нарушение хронологии проведения документов.
Рассмотрим несколько примеров:
- Отпускные
Расчетчик производит расчет отпускных сотруднику с 3 по 17 июня (срок выплаты отпускных — не позднее 30 мая, так как отпускные выплачиваются за 3 дня до начала отпуска). Однако с 1 июня кадровик вносит приказ о переводе в другое подразделение или меняет оклад.
Что может быть не так в этом случае:
- Если сотрудник переводится в другое подразделение и в компании аналитика идет в разрезе подразделений, то по срокам проведения документов, сумма начисленных отпускных может быть отражена в учете в составе расходов старого, а не нового подразделения.
- Если меняется оклад, то, соответственно, поменяется и расчет отпускных, ведь если необходимо произвести расчет отпускных, приходящихся на будущий месяц, бухгалтеру необходимо рассчитать зарплату за текущий месяц (расчет отпускных производится по среднему заработку за 12 месяцев, предшествующих дате наступления отпуска).
- Премии и дополнительные доходы
Расчетчик произвел расчет зарплаты, подготовил все ведомости для выплаты, а затем ему сообщили о необходимости начислить кому-то премию или отразить дополнительный доход.
Что может быть не так в этом случае:
- После расчета премии или внесения доп дохода расчетчик может забыть о необходимости пересчета страховых взносов в документе Начисление зарплат, соответственно, взносы будут не корректными, возникнет недоплата, отсюда – пени и разборки с руководством.
Такие ситуации могут быть разными, но всегда следует придерживаться определенной хронологии, чтобы избежать ошибок. - Также внесение премий после проведения документа Начисление зарплаты, доп доходов и прочих начислений негативно повлияет на НДФЛ. Как правило при нарушении хронологии по НДФЛ вылезают минусовые перерасчеты, которые очень сложно потом исправить.
1. Последовательность ввода документов в 1С: ЗУП
1. Ввод кадровых документов
- Внесение приемов, увольнений, переводов
- Изменение плановых начислений и удержаний
2. Отражение отсутствий сотрудников и неявок
- Больничные, отпуска, командировки, прогулы
Если выплата предполагается в межрасчетный период, это должно быть указано в документе. Тогда ведомость на выплату будет создана по виду выплаты. Если выплата планируется с авансом или зарплатой, это также необходимо отразить в документе начисления. В этом случае нет необходимости формировать дополнительные ведомости по видам начислений. Суммы будут автоматически подтягиваться в соответствующую выплату (аванс или зарплата).
3. Ввод документов на оплату праздничных и выходных дней, а также сверхурочной работы
- Формирование табеля учета рабочего времени
- Проверка корректности учета отработанного времени для всех сотрудников
4. Учет сотрудников по договорам ГПХ
- Отражение информации о них в 1С
5. Отражение дополнительного дохода сотрудников
6. Заполнение документа Начисление зарплаты и взносов
- Обратите внимание, что этот документ должен быть последним в месяце.
- Расчет страховых взносов осуществляется только в этом документе.
Примечание
- Дата создания документа может быть текущей, но не позже срока выплаты.
- Дата предполагаемой выплаты должна соответствовать дате фактической выплаты.
7. Создание документов на выплату зарплаты
Следуя этим рекомендациям, вы сможете избежать распространенных ошибок при расчете зарплаты и налогов, а также обеспечить корректность и своевременность всех выплат.
2. Проверка НДФЛ в ЗУП
В разделе НДФЛ документа Начисление зарплаты НДФЛ должен быть двумя строчками: по дате выплаты аванса и по дате выплаты зарплаты.
ВАЖНО!!! Если после начисления зарплаты были внесены изменения (пересчет отпускных, добавление разовой премии и т.д.), необходимо обязательно перезаполнить документ "Начисление зарплаты и взносов".
Специалист компании "Кодерлайн"
Светлана Симонова
