Содержание:

1. Общие настройки по учету и выплате зарплаты в 1С: ЗУП

 

Выплата зарплаты из кассы – распространенная операция, требующая аккуратного отражения в программе 1С: Зарплата и управление персоналом (1С: ЗУП).

В системе предусмотрена возможность выбора метода выплаты зарплаты работникам предприятия. Допускается единовременная выдача зарплаты всему штату компании. Выбор метода выдачи осуществляется в подразделе «Учетная политика и другие настройки», где нужно нажать на ссылку «Бухучет и выплата зарплаты» и выбрать закладку «Выплата зарплаты» (рис. 1).

Рис. 1. Выплата зарплаты

Разрешено задать особый метод выдачи зарплаты для определенного подразделения компании. Для этого нужно внести данные в карточку этого подразделения, перейдя в раздел «Настройка», подраздел «Подразделения», закладку «Бухучет и выплата зарплаты» (рис. 2).

Рис. 2. Бухучет и выплата зарплаты

Возможен индивидуальный выбор метода выдачи заработной платы для каждого работника. Чтобы сделать это, нужно воспользоваться карточкой работника в 1С в разделе «Кадры», подраздел «Сотрудники», ссылка «Выплата зарплаты» (рис. 3).

Рис. 3. Выплата зарплаты

Когда предприятие располагает несколькими кассами для выдачи зарплаты сотрудникам, можно определить кассу, в которой будут получать выплаты большая часть работников. Нужно учесть, что некоторые работники будут получать зарплату через другие кассы, то для них следует создать соответствующие кассы.

Если выдача зарплаты определенным работникам или подразделениям осуществляется через раздатчика, необходимо отразить это в карточке, выбрав имя раздатчика из справочника - Сотрудники в 1С.   

2. Порядок заполнения документа «Ведомость в кассу» в 1С: ЗУП

 

Определив порядок выдачи денег, нужно отразить это документально. В системе 1С: ЗУП используется документ «Ведомость в кассу». Чтобы его сформировать, нужно перейти в раздел «Выплаты», выбрать «Ведомости в кассу», и нажать кнопку «Создать» (рис. 4).

Рис. 4. Ведомости в кассу

В процессе создания документа для окончательного расчёта, если в графе «Выплачивать» отмечен тип «Зарплата за месяц», система суммирует все зафиксированные выплаты за указанный период, включая данный месяц.

При составлении ведомостей для других типов выплат, таких как аванс или промежуточные платежи, система учитывает документы, у которых месяц начисления совпадает с месяцем выплаты, указанным в ведомости.

Значение в графе «Организация» уже внесено автоматически. Если в базе данных зарегистрировано несколько организаций, необходимо выбрать ту, для которой составляется ведомость на выплату.

При условии, что в настройках программы не активирован параметр «Расчёт и выплата зарплаты выполняется по организации в целом», то в ведомости будет отображаться графа «Подразделение» (рис. 5).

Рис. 5. Подразделение

При указании в этой графе подразделения ведомость заполнится только работниками этого подразделения на дату составления документа. Если требуется выплатить зарплату работникам из разных подразделений, эту графу следует оставить пустой.

В графе «Выплачивать» необходимо определить тип выплаты, который влияет на то, какие суммы будут автоматически внесены в таблицу документа (рис. 6).

Рис. 6. Определить тип выплаты

Выбор в графе «Выплачивать» влияет на суммы, которые попадут в таблицу документа:

- При выборе аванса будут внесены данные о работниках, для которых способ расчёта аванса установлен как фиксированный размер или процент от зарплаты. Также будут учтены начисления за первую половину месяца и по межрасчётным документам, которые должны выплачены вместе с авансом.

- Для выдачи по межрасчётным документам (больничные, отпуска и т. д.) необходимо указать соответствующие документы, которыми произведены данные начисления. Чтобы их выбрать, нужно перейти по ссылке (рис. 7).

Рис. 7. Перейти по ссылке

- При выборе «Зарплата за месяц» таблица документа заполнится начислениями, зафиксированными в документах по начислению зарплаты за месяц, а также в документах, отражающих межрасчетные выплаты, запланированные к выдаче одновременно с основной зарплатой.

В графе «Касса» указывается, через какую кассу будет осуществляться выдача зарплаты. Если в компании функционирует несколько касс, то для каждой из них требуется подготовить отдельную ведомость. Если же в компании всего одна касса, то ведомость составляется для всех сотрудников, у которых отмечено, что зарплата выдается этим способом.

Документ предоставляет возможность дифференцировать выплаты, которые учитываются на различных счетах: «Расчёты по оплате труда», «Расчёты с контрагентами» и «Прочие расчёты с персоналом». Чтобы воспользоваться этой возможностью, необходимо в графе «Учтенные как» выбрать соответствующий пункт (рис. 8).

Рис. 8. Выбрать соответствующий пункт

Чтобы в ведомости отразились все суммы к выдаче, графа «Учтенные как» должна оставаться пустой. Чтобы контролировать заполнение ведомостей по счёту учёта, активируется параметр «Проверить заполнение способа расчётов в ведомостях» в настройках системы (рис. 9).

Рис. 9. Проверить заполнение способа расчётов в ведомостях

По ссылке «Заполнение» предоставляются расширенные возможности для настройки расчёта: установка параметров округления и регулировка процента (рис. 10).

Рис. 10. Заполнение

Чтобы автоматически внести информацию в таблицу документа, воспользуйтесь кнопкой «Заполнить», а для добавления данных вручную, нужно кликнуть на кнопку «Подобрать». По кнопке «Изменить зарплату» возможно скорректировать сумму выдачи. В документе заполняется лишь итоговая сумма НДФЛ, чтобы посмотреть ее детализацию, нужно воспользоваться кнопкой «Изменить налог». Обновить данные по НДФЛ без перезаполнения всех данных осуществляется по кнопке «Обновить налог».

В ведомости при нажатии на кнопку «Печать» формируются следующие документы: «Платежная ведомость», «Расчетно-платежная ведомость» и «Реестр перечисленных сумм НДФЛ».

В случае, если работник отсутствует при выдаче зарплаты, то сумма его заработной платы депонируется.   

3. Отражение выплаты зарплаты через раздатчика в программе 1С: Зарплата и управление персоналом

 

Средства определенных работников могут быть предварительно переданы специальному лицу, ответственному за их выдачу. Это лицо, которое получило полномочия на распределение средств, затем осуществляет выплату денег непосредственно сотрудникам. Зачастую такими раздатчиками становятся начальники отделов, занимающиеся выдачей зарплаты своим подчинённым.

Выплата зарплаты в данном случае в системе 1С: ЗУП осуществляется посредством документа «Ведомость через раздатчика». Для формирования этой ведомости нужно перейти в раздел «Выплаты», выбрать «Все ведомости на выплату зарплаты», нажать кнопку «Создать» и выбрать «Ведомость через раздатчика» (рис. 11).

Рис. 11. Ведомость через раздатчика

В открывшейся ведомости необходимо указать раздатчика в графе «Раздатчик», который будет выдавать зарплату сотрудникам. Этот документ заполнится работниками, которым зарплата выдается через раздатчика. Чтобы установить раздатчика из общего перечня сотрудников, нужно поставить флажок «Выбирать из состава сотрудников» (рис. 12).

Рис. 12. Выбирать из состава сотрудников

Процесс формирования форм для печати и оплаты по ведомости аналогичен работе с документом «Ведомость в кассу», о котором говорилось ранее.

Важно помнить, что правильное и своевременное отражение операций по выплате заработной платы в программе 1С: Зарплата и управление персоналом является залогом корректного ведения бухгалтерского учета и соблюдения требований законодательства. Регулярная проверка и контроль за правильностью оформления документов помогут избежать ошибок и штрафных санкций со стороны контролирующих органов.

Специалист компании ООО "Кодерлайн"

Ирина Иловайская