Содержание:

Настройка рассылки расчетных листков и других отчетов в программе 1С: Зарплата и управление персоналом 3 — важный инструмент для автоматизации процессов предоставления информации заинтересованным лицам. Использую данный функционал доступна возможность отправки необходимых отчетов по электронной почте, экономя время и обеспечивая своевременный доступ к актуальным данным.   

1. Настройка рассылки отчетов в программе 1С: Зарплата и управление персоналом

В программе 1С: Зарплата и управление персоналом 3 рассылки отчетов настраиваются в справочнике «Рассылки отчетов», который расположен в разделе «Администрирование» - «Печатные формы, отчеты и обработки» - «Рассылки отчетов»

Печатные формы, отчеты и обработки

Рассылки отчетов

Новая рассылка создается по кнопке «Создать» в списке «Рассылки отчетов»

Создать

В рассылке отчетов необходимо заполнить «Наименование»,

На данном этапе определяется, какой вид рассылки нужен. Например, можно отправить одинаковые отчеты всем получателям или настроить персонализированную рассылку, где каждый получатель получит свой вариант отчета.

Вид рассылки   

2. Настройка получателей и выбор отчетов для рассылки в 1С: Зарплата и управление персоналом

Далее требуется заполнить получателей.

Для рассылки расчетных листков требуется выбрать вариант «Свой отчет для каждого получателя» и «Физические лица»

Выбор получателя

На вкладке «Отчеты» для выбора отчета, который требуется рассылать, необходимо нажать кнопку «Подобрать» и выбрать нужный отчет

Выбор отчета

После выбора отчета, будут заполнены Настройки отчета в 1С: ЗУП, в которых устанавливаются необходимые отборы, к примеру Организация, подразделение и т.д.

Настройки отчета в 1С: ЗУП   

3. Настройка расписания и параметров автоматической рассылки отчетов в 1С: Зарплата и управление персоналом

Далее требуется настроить расписание рассылки отчета на вкладке «Расписание».

Устанавливается вариант рассылки «Ежедневно», «Еженедельно», «Ежемесячно», «Произвольное».

Здесь же устанавливается время рассылки и период повтора, день месяца и другие необходимые параметры в зависимости от рассылаемого отчета

Расписание рассылки отчета   

4. Настройка доставки отчетов по электронной почте в 1С: Зарплата и управление персоналом

И в завершении настройки требуется заполнить вкладку «Доставка (эл. почта)», на которой указываются получатели, тема письма, и шаблона письма.

Важно: требуется проверять заполнение адреса электронной почты сотрудников (эти адреса должны быть указаны в карточке сотрудника в 1С), иначе рассылаемый отчет не будет доставлен сотруднику.

Также необходимо указать формат, в котором отчет будет отправлен (например, PDF, Excel, HTML), при необходимости устанавливается признак «Архивировать в ZIP» и желательно устанавливать пароль, если рассылаются отчеты с конфиденциальной информации и важно обеспечить безопасность данных при рассылке. Используйте шифрование и соблюдайте требования законодательства о защите персональных данных.

Доставка (эл. почта)

После выполнения настройки системой будет автоматически формироваться и рассылаться отчеты в соответствии с настроенным расписанием и параметрами, можно запускать рассылку вручную. Перед массовой рассылкой протестируйте процесс на небольшой группе сотрудников. Необходимо периодически контролировать выполнение регламентного задания и проверять наличие ошибок, чтобы обеспечить стабильную и надежную работу рассылки отчетов. При большом количестве получателей рекомендуется разделить рассылку на части, чтобы избежать проблем с почтовым сервером и блокировкой писем как спама. 

Специалист компании ООО "Кодерлайн"

Анжелика Грачева