Содержание:
2. Заполнение адресов электронной почты получателей
В эпоху цифровизации и стремительного развития технологий автоматизация бизнес-процессов становится ключевым фактором успеха. Один из таких процессов — рассылка расчётных листков персоналу. Правильно настроенная система превращает эту рутинную задачу в быстрый и надёжный механизм, освобождая время для более важных дел. В этом материале мы подробно разберём настройку рассылки.
1. Описание учетной записи
Первым делом надо заняться подготовкой учётной записи, с помощью которой программа отправит письма. Следуем (Администрирование → Органайзер → Почта → Настройка для рассылки уведомлений).
Раздел Администрирование
Создайте новую, указав почту и парoль. Настройки сервера заполняться автоматически.
Раздел Администрирование
· Достаточно выбрать «Для отправки писем» — это обеспечит возможность рассылки, а опцию «Для получения писем» не используют.
Системная учётная запись
· Внести «Имя пользователя» отправителя, его получатели увидят в письме – например, 1C Предприятие.
Для примера настраивала личную почту на ya.ru – для этого мне пришлось:
· Войти в почту на ya.ru;
· Перейти в настройки почты – далее в Безопасность – Пароли приложений - выбрать:
Почта
· Создайте пароль, и после программа выдаст код из множества знаков – который надо сохранить себе в файл, где вы храните пароли и прочие данные - этот код введите в поле «Пароль» в настройках учётной записи.
Системная учётная запись
Проверка настроек
· Настройка выполнена.
Рекомендую проверить наличие тест письма в настроенном почтовом ящике.
2. Заполнение адресов электронной почты получателей
Введите Email получателей в «Личных данных» карточек сотрудников.
Кадры – Сотрудники – Личные данные
3. Рассылка расчётных листков
Создайте новую рассылку отчётов (Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Рассылки отчётов).
Раздел Администрирование
· В настройках укажите название — тему письма, которая будет отображаться получателям.
· Выберите режим отправки: «Свой отчёт для каждого получателя», чтобы каждый сотрудник получил только свой расчётный лист.
· Тип получателей — «Физические лица».
· Затем через кнопку «Подобрать» выберите отчёт под названием «Расчётный листок», который можно найти в разделе «Зарплата» или по поиску.
· Для точной связки каждого расчётного листка с работником установите правило в табличной части ниже:
- период – прошлый месяц, или любой другой период по Вашему желанию;
- в таблице настроек отметьте реквизит «Сотрудник», при нажатии на кнопку «Указать получателя рассылки» поле значение заполнится [Получатель] - это гарантирует индивидуальную доставку документов.
Настройка рассылки
Закладка – Доставка. В этой части формы по ссылке «Получатели» необходимо выбрать получателей рассылки. Если количество получателей превышает 50 человек, рекомендуется разбить рассылку на несколько частей — так процесс пройдет быстрее и снизится риск блокировки со стороны почтового сервиса из-за подозрительной активности или спама.
В левой части есть возможность скорректировать содержание письма и вставить отчёт в тело письма. В правой – выбрать вариант вложенного документа.
Настройка рассылки
Закладка расписание имеет простую настройку. Установив флажок «Выполнять по расписанию» настроить расписание можно на дни, месяцы и конкретное время.
Настройка рассылки
После всех настроек установите флажок в шапке формы - «Подготовлена».
4. Проверка рассылки
По кнопке «Выполнить сейчас» осуществим рассылку на тестовом сотруднике, проверим получение письма в тестовой почте.
Настройка рассылки
Настроив рассылку автоматом по расписанию на вкладке расписание — программа будет сама выполнять рассылку согласно заданным параметрам.
Результаты выполнения отображаются в журнале «Рассылки отчётов», где можно отслеживать статус каждой отправленной партии и выявлять возможные ошибки.
Журнал отчётов рассылки
Список актуальных сотрудников настроим отчётом «Штатные сотрудники» – в Кадровых отчётах.
· В расширенных настройках – поля - добавить Физическое лицо.
Настройка отчета Штатные сотрудники
· Скопировать список физических лиц (Ctrl+C).
· Добавить в буфер обмена в настроенной рассылке на закладке «Доставка».
Вставка из буфера обмена
Копируем список физических лиц в получатели рассылки.
На закладке Доставка в поле Получатели при необходимости можно добавить в рассылку вновь принятых сотрудников.
После завершения всех настроек сотрудники получат на свои электронные адреса персональные расчётные листки — процесс полностью автоматизирован и не требует постоянного вмешательства со стороны пользователя. Вновь принятых сотрудников необходимо добавить в получатели на закладке «Доставка».
Такой подход обеспечивает своевременную доставку важных документов и повышает уровень информационной безопасности внутри компании.
Специалист компании ООО "Кодерлайн"
Ирина Старшова
