Содержание:

1.    Отличие количественного и суммового учета

2.    Реализация в программе 1С:ITIL

3.    Практические преимущества 1С:ITIL для бизнеса и ИТ-служб

В современном бизнесе активы — это не только физическое оборудование, но и программное обеспечение, лицензии, виртуальные машины и даже данные. Без четкого учета активов компании рискуют столкнуться с неконтролируемыми расходами, неэффективным использованием ресурсов и сложностями в соблюдении нормативных требований. ITIL (Information Technology Infrastructure Library) предлагает структурированный подход к управлению ИТ-активами, интегрируя лучшие практики для их учета, контроля и оптимизации.

Учет активов в ITIL, реализованный в таких системах, как 1С, позволяет ИТ-службам не только знать, что у них есть, но и понимать, как это используется, сколько стоит и какие риски связаны с эксплуатацией. Это особенно важно для ИТ-специалистов, которые стремятся выстроить прозрачные процессы, минимизировать инциденты и обеспечить соответствие SLA (соглашениям об уровне услуг).

В этой статье мы разберем, как организовать количественный и суммовой учет активов в 1С с использованием принципов ITIL, какие преимущества это дает бизнесу и какие трудности могут возникнуть на пути внедрения.  

1.    Отличие количественного и суммового учета

Количественный учет фокусируется на физическом наличии активов и их характеристиках. В контексте ИТ это может быть:

●      Количество серверов в дата-центре.

●      Число лицензий на программное обеспечение.

●      Объем доступного дискового пространства.

В компании есть 50 рабочих станций. Количественный учет покажет, сколько из них активны, сколько находятся в резерве, а сколько требуют ремонта. Это помогает планировать закупки и списание оборудования.

Суммовой учет добавляет финансовую составляющую: сколько стоят активы, как они амортизируются, какие затраты связаны с их эксплуатацией. Это ответ на вопрос: «Сколько это стоит и как влияет на бюджет?».

Те же 50 рабочих станций имеют разную стоимость (новые — 100 000 руб., устаревшие — 30 000 руб.). Суммовой учет покажет общую стоимость активов, их амортизацию и затраты на обслуживание (например, лицензии антивируса или ремонт).

Количественный учет отвечает за физическую инвентаризацию, а суммовой — за финансовую оценку и контроль затрат. В ITIL оба подхода интегрируются в процесс управления активами (Asset Management), чтобы обеспечить полный контроль над жизненным циклом активов.  

2.    Реализация в программе 1С:ITIL

Система 1С, адаптированная под ITIL-процессы, позволяет настроить учет активов с учетом как количественных, так и суммовых аспектов. Рассмотрим, как это работает.

В 1С для количественного учета используется модуль управления конфигурацией (Configuration Management Database, CMDB). Он позволяет:

●      Создать каталог активов (серверы, рабочие станции, ПО, сетевые устройства).

●      Присвоить каждому активу уникальный идентификатор, статус и местоположение.

●      Отслеживать изменения (например, перемещение оборудования или обновление ПО).

Суммовой учет в 1С интегрируется с модулями бухгалтерского учета и управления затратами. Это позволяет:

●      Учитывать первоначальную стоимость активов, амортизацию и остаточную стоимость.

●      Связывать активы с договорами, лицензиями и затратами на обслуживание.

●      Формировать финансовые отчеты, включая стоимость владения (TCO, Total Cost of Ownership).

1С: ITIL поддерживает ключевые процессы, такие как:

Управление активами и конфигурациями (SACM). CMDB хранит данные об активах и их взаимосвязях.

Управление инцидентами. Активы связаны с инцидентами, что позволяет быстро определить проблемное оборудование.

Управление изменениями. Перед обновлением ПО или заменой оборудования система проверяет финансовые и количественные данные.

3.    Практические преимущества 1С:ITIL для бизнеса и ИТ-служб

Рассмотрим преимущества для бизнеса и ИТ-служб.

Прозрачность. Бизнес видит, сколько ресурсов расходуется на ИТ-инфраструктуру. ИТ-специалисты получают точные данные об активах, что упрощает планирование.

Экономия. Суммовой учет помогает выявить неэффективные затраты (например, неиспользуемые лицензии). Количественный учет предотвращает перезакупку оборудования.

Соответствие требованиям. Учет активов упрощает прохождение аудитов (например, проверок лицензий ПО). ITIL-процессы обеспечивают соответствие стандартам ISO 20000.

Ускорение процессов. Интеграция данных об активах с инцидентами и изменениями сокращает время на устранение проблем. Автоматизация инвентаризации снижает нагрузку на ИТ-персонал.

Количественный и суммовой учет активов в 1С с использованием ITIL-процессов — это мощный инструмент для повышения эффективности ИТ и бизнеса. Количественный учет дает ясную картину наличия ресурсов, а суммовой помогает оптимизировать затраты и планировать бюджет. Система 1С:ITIL объединяет эти подходы, обеспечивая прозрачность, контроль и соответствие стандартам.

Внедрение такого подхода позволит ИТ-специалистам не только управлять активами, но и стать стратегическим партнером для бизнеса, обеспечивая экономию и устойчивость процессов.

Специалист компании ООО "Кодерлайн"

Андрей Помаз