Содержание:

1.      Преимущества перехода на КЭДО в конфигурации 1С ЗУП

Несколько лет назад каждый работающий житель страны столкнулся с выбором: перейти на электронную трудовую книжку в 1С или написать заявление работодателю, попросив вести трудовую и в бумажном и в электронном виде. В 2022 году на законодательном уровне было принято решение работать только с электронными больничными листами 1С. Сегодня полный переход на электронный кадровый документооборот определяется желанием руководства компаний, но все больше руководителей делает свой выбор в пользу КЭДО.

Основные преимущества перехода на КЭДО:

●       Возможность отслеживать в 1С статусы документов в работе в режиме реального времени;

●       Упрощение работы с удаленными сотрудниками;

●       Отказ от бумажного документооборота;

●       Минимизация ошибок по человеческому фактору;

●       Электронная отчетность в надзорные органы;

●       Сокращение трудозатрат сотрудников отдела кадров.

Ниже рассмотрим подробнее, какими возможностями обладает использование КЭДО на основе системы 1С ЗУП (Зарплата и кадры).  

2.      Подключение кадрового ЭДО в системе конфигурации 1С: ЗУП

Находясь в системе 1С ЗУП перейдите в меню «Зарплата» затем «Сервис 1С: Кабинет сотрудника», активируйте чек-бокс «Используется кадровый ЭДО».

Сервис 1С: Кабинет сотрудника

Затем, через меню Администрирование, активируйте возможность работы с электронными подписями (ЭЦП). Программой предусмотрено два типа подписей:

●       Усиленные квалифицированные –подписи платные, имеющие срок действия (1 год), используемые в работе сотрудниками кадрового отдела ;

●       Усиленные не квалифицированные – бесплатные подписи для документов, которые работают под облаком. Могут использоваться как «обычными», так и удаленными сотрудниками.

Администрирование – Обмен электронными документами.

Обмен электронными документами

Затем включаем чек-бокс «Электронные подписи». Сотрудник с правами администратора, находясь в «1C: кабинет сотрудника» активирует чек-бокс «Использовать кадровый ЭДО».

После чего каждый сотрудник с неквалифицированной подписью может сам ее для себя оформить.

Электронная подпись и шифрование  

3.      Возможные действия с КЭДО в конфигурации системы 1С: ЗУП

Между «1С:Кабинет сотрудника» и системой 1С: ЗУП настроен двусторонний обмен ЭД. Поэтому электронно обрабатывать можно не только приказы, но и другие документы. Например, заявления сотрудников. Также можно отследить, подписан приказ работником или нет.

1.      Отправка документа от специалиста по кадрам

Например, инициатором отправки сотрудников в плановый отпуск является отдел кадров. Кадровик формирует в 1С документ «Заявление на отпуск», заполняет всю необходимую информацию.

Вид времени

Затем, по кнопке «Печать», переходит к печатной форме документа. Если КЭДО не подключено – откроется только печатная форма документа.

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику

Если КЭДО подключено – у вас будет возможность сразу передать сотруднику заявление на подпись.

Передать в 1С: «Кабинет сотрудника»

После нажатия на кнопку «Передать..» программа предложит подписать документ квалифицированной ЭП.

Аналогично можно передавать сотруднику на подписание и другие типы документов.

2.      Обработка документов сотрудником

Документ, который требуется обработать, размещается в «1С: Кабинет сотрудника», в разделе Документ на подпись. По кнопке «Ознакомился» сотрудник выполняет подписание документа собственной не квалифицированной ЭП.

Ознакомился

3.      Архив обработанных документов

Все уже обработанные документы сохранены в программе, и вы всегда можете к ним вернуться. В меню Кадры, раздел «Документы кадрового ЭДО». В табличной части открывшейся формы будут перечислены все кадровые документы 1С с указанием статуса, был обработан документ или нет.

При желании вы можете открыть карточку документа 1С или выгрузить его себе на компьютер.

Карточка электронного документа. Кадровый документ

4.      Произвольные документы

Помимо документов, создаваемых внутри 1С, программа позволяет электронно обрабатывать и созданные в сторонних программах документы. Для этого вам потребуется воспользоваться функцией создания произвольного документа.

При этом программа позволяет указать необходимость подписания документов ЭЦП, а так же выбрать сотрудника или сотрудников, кому требуется передать на ознакомление или подписание этот документ.

После выполнения необходимых настроек, по кнопке «Отправить в 1С:Кабинет сотрудника» программа либо предложит вам подписать создаваемый документ, если не отключена необходимость подписания, либо он сразу будет передан всем адресатам.

Специалист компании "Кодерлайн"

Марина Анапольская