Содержание:

В наше время эффективное управление основными средствами является важным фактором успеха. Одним из важных аспектов этого процесса является инвентаризация, которая позволяет убедиться в соответствии учётных данных фактическому наличию активов. Для упрощения и ускорения этого процесса можно использовать штрихкоды. 1С:Бухгалтерия (далее – 1С) поддерживает эту технологию для целей инвентаризации. В этой статье мы рассмотрим, каким образом это можно выполнять.

1. Формирование штрихкодов для новых объектов в 1С:Бухгалтерия

Поступление основных средств

Формирование штрихкодов в 1С доступно как для новых, так и для ранее заинвентаризированных основных средств. Для новых позиций печать инвентарных этикеток выполняется из формы документа «Поступление основных средств». Создайте документ. Заполните его данными основного средства, сохраните и проведите. Далее в этом окне можно нажать «Печать» и выбрать нужный пункт меню «Инвентарные этикетки».

Инвентарные этикетки

Будет предложено выбрать настройки печати инвентарных этикеток.

Печать инвентарных этикеток

В частности, потребуется выбрать источник и размер этикеток.

Источник этикеток

После внесения запрошенных параметров можно приступить к печати.

Печать документа   

2. Штрихкоды для учтенных объектов в конфигурации программы 1С:Бухгалтерия

ОС и НМА

Для печати этикеток для ранее учтенных объектов можно открыть пункт меню «Печать инвентарных этикеток» в разделе «ОС и НМА».

Организация

Для отображения списка инвентарных позиций достаточно выбрать организацию. На этом этапе также можно установить фильтр для отбора элементов, подходящих под нужные критерии. Для перехода к следующему шагу нажимаем «Продолжить».

Лента термоэтикеток

Откроется уже знакомое окно параметров печати. При необходимости изменяем параметры и нажимаем «Печать» для отображения макета.

Печать документа

Снова нажимаем на «Печать».   

3. Подготовка документов инвентаризации основных средств

Инвентаризация ОС

Когда всё готово, можно приступить к проведению инвентаризации. Для этого создать документ Инвентаризация основных средств в 1С. В этом документе можно указать все основные средства, которые подлежат инвентаризации, а также их текущие учётные данные.

Основные средства (2)

В созданном документе выбираем название организации, а также при необходимости местоположение основных средств и ответственное лицо (МОЛ). Нажимаем кнопку «Заполнить».

Проведение инвентаризации

Дополнительно доступна для заполнения вкладка «Проведение инвентаризации». Ее можно заполнить при необходимости.

Инвентаризационная комиссия

Также доступна возможность указать членов инвентаризационной комиссии.

После заполнения всех нужных полей документ следует записать и провести. Тогда для печати станут доступны документы для инвентаризации, как указано ниже.

Инвентаризационная опись ОС (ИНВ-1)   

4. Проведение инвентаризации ручным способом или с использованием сканеров в конфигурации системы 1С:Бухгалтерия

Теперь всё готово для инвентаризации ручным способом. С распечатанными документами и наклейками можно выполнить поиск инвентарных объектов, наклеить на этикетки. По результатам операции может потребоваться выполнить перемещение, принятие к учету или списание основных средств. Для этого в программе существуют одноименные документы.

Поддержка оборудования

Для ускорения и облегчения процесса инвентаризации в случае наличия большого количества инвентарных объектов можно применять сканеры штрихкодов. Для их настройки нужно открыть пункт «Поддержка оборудования» и настроить сканер.

Тип оборудования

После настройки сканеров появится возможность загрузить данные в сканеры.

Загрузка данных в сканер   

Используя сканер штрихкодов, можно начать сканирование активов. При сканировании программа будет автоматически сопоставлять штрихкод с данными в базе данных и обновлять информацию о наличии активов. После завершения инвентаризации можно проанализировать результаты. В 1С:Бухгалтерия есть возможность сравнить учётные данные с фактическим наличием активов и выявить расхождения. Это позволяет быстро обнаружить ошибки и принять меры по их исправлению.

5. Обучение персонала в учетной системе 1С:Бухгалтерия

Перед началом использования штрихкодов для инвентаризации важно провести обучение персонала. Сотрудники должны знать, как правильно создавать и прикреплять штрихкоды к основным средствам, а также как работать с программой 1C:Бухгалтерия в процессе инвентаризации. Кроме того, необходимо проинструктировать персонал о порядке применения сканеров.

Применение штрихкодов для инвентаризации основных средств в 1С:Бухгалтерия является эффективным решением для оптимизации учёта и управления активами. Следуя описанным шагам и рекомендациям, можно значительно упростить процесс инвентаризации, повысить точность учёта и обеспечить более эффективное управление основными средствами.

Для применения штрихкодов нужно выполнить настройки, с одной стороны, и применение сканеров для штрихкодов, с другой стороны. Также необходимо проинструктировать персонал использованию сканеров.

Специалист компании ООО "Кодерлайн"

Игорь Киселев