Факт погашения займа сотрудником может быть отражен в системе 1С: ЗУП разными способами. Зависит это от того:

·       как был оформлен первоначальный займ – через зарплатный проект или напрямую из кассы/с расчетного счета,

·       способа погашения – удержанием из зарплаты, внесением наличных в кассу, безналичным перечислением.

При этом выплачиваемые работником проценты отражаются отдельно – проводка ДТ 50/51/70 – КТ 91.1. Если же займ был беспроцентный или под низкий процент, то требуется рассчитать материальную выгоду и удержать НДФЛ.

1.    Регистрация погашения заемных денежных средств

Для оформления возврата займа может использоваться процедура систематического удержания средств из ежемесячного денежного вознаграждения. Делается это документом «Начисление зарплаты и взносов». Формируется он так:

1.    Нужно зайти в раздел «Зарплата»,

2.    Перейти в «Начисление зарплаты и взносов»,

3.    Открыть вкладку «Займы».

Начисление зарплаты и взносов

Долг погашается согласно условиям кредитного соглашения. Учитывается установленный график с соблюдением размера регулярных взносов или единого платежа.

Также рассчитываются сопутствующие суммы:

·       проценты за использование заемных средств,

·       платеж между уплатой основного долга и начисленных процентов,

·       НДФЛ с полученной прибылью. 

Когда сотрудник сам возвращает средства, требуется зарегистрировать документ «Погашение займа сотруднику» через «Зарплата» – «Займы сотрудникам» – «Создать на основании» – «Погашение займа сотруднику».

Создать на основании

Документ отражает в системе внеплановое перечисление средств работником в счет погашения задолженности. Оплата процентов происходит исключительно после полного возврата долга.

Регулярный расчет кредитных обязательств посредством документа «Начисление зарплаты и взносов» позволяет вычислять:

·       актуальный размер основного долга, подлежащий возмещению на текущую отчетную дату,

·       разность между плановыми начислениями и фактически внесенными платежами для формирования скорректированного остатка по долгу.

Синхронизация конфигураций ЗУП и Бухгалтерия позволяет передавать информацию о погашении заемных средств из подсистемы бухгалтерского учета в модуль расчета зарплаты через документы «Поступление наличных» и «Поступление на расчетный счет». Вид операции – «Возврат займа работником».

В ЗУП также формируется документ «Погашение займа сотруднику», где выбирается заемный договор. Данный документ регистрируется в системы без проведения.

2.    Когда образуется долг

При обработке платежей по займу система анализирует соотношение внесенного авансового платежа и регулярных взносов по графику.

Ø Остаток превышает платеж:

Если сумма очередного платежа больше планового взноса, то размер ежемесячного погашения не изменяется, однако производится пересчет процентных начислений исходя из актуального остатка задолженности.

Ø Нулевой остаток:

Если сотрудник полностью погасил основной долг по займу через удержание из зарплаты, то система остановит дальнейшее списание, рассчитает материальную выгоду и начислит НДФЛ с этой выгодой.

Ø Платеж больше остатка:

Когда сумма удержания превышает доступный остаток зарплаты, у работника формируется задолженность перед организацией. Оплата задолженности производится передачей наличности в кассу предприятия и отображается через «Погашение займа сотруднику».

Погашение займа сотруднику

3.    Отчет о состоянии расчетов по займам

Детализированная информация о текущем состоянии кредитных расчетов с работниками отображается в отчете «Займы сотрудникам». Формируется он через «Зарплата» – подраздел «Отчеты по зарплате» – «Займы сотрудникам» – «Сформировать».

Займы сотрудникам

Помимо этого, в документе «Договор займа сотруднику» на панели инструментов можно кликнуть на кнопку «Печать».

Специалист компании ООО "Кодерлайн"

Марина Анапольская