Содержание:
1. Как оформить личную карточку сотрудника в 1С: Зарплата и управление персоналом 3.1
2. Отчет «Личная карточка» по унифицированной форме Т2
1. Как оформить личную карточку сотрудника в 1С: Зарплата и управление персоналом 3.1
В программе 1С: ЗУП 3.1 личная карточка сотрудника – это ключевой инструмент для ведения кадрового учета в организации и расчета заработной платы. Правильное заполнение этой карточки гарантирует точность данных и облегчает формирование отчетности.
Карточка сотрудника располагается в разделе «Кадры» - Справочник «Сотрудники».
Кадры - Справочник Сотрудники
Для добавления новой личной карточки в 1С необходимо нажать кнопку «Создать».
Сотрудники - Создать
Для редактирования уже имеющейся карточки, необходимо найти нужного сотрудника и открыть его карточку, нажав на строку правой кнопкой мыши и выбрав вариант «Изменить».
Карточка сотрудника - Изменить
При создании новой карточки сотрудника требуется заполнить ФИО в строке «Полное имя», дату рождения, пол, СНИЛС, ИНН - все эти данные должны соответствовать документам, удостоверяющим личность. Особое внимание уделите правильному написанию ФИО, чтобы избежать проблем с отчетностью в государственные органы.
Сотрудник (создание): Полное имя - Дата рождения – Пол – ИНН - СНИЛС
Также в карточке сотрудника заполняются следующие разделы:
Личные данные
1. Личные данные: в данном разделе вносится информация о гражданстве, паспортные данные, и контактная информация: актуальные адреса (регистрации и фактического проживания), номера телефонов, адреса электронной почты. Эта информация важна для оперативной связи с сотрудником.
Личные данные
2. Образование и квалификация: Уровень образования, наименование учебного заведения, год окончания, специальность. Эти данные влияют на расчет различных надбавок и льгот.
Образование, квалификация
3. Справки: при необходимости отражаются справки о судимости, из наркологического и психоневрологический диспансера, а также другие виды справок.
Справки – Создать – Вид справки – Создать – Наименование
4. Семья: Информация о составе семьи сотрудника.
Физические лица семья
5. Трудовая деятельность: Информация о предыдущих местах работы (если есть), дата приема на работу в вашу организацию, должность, подразделение. Здесь же указывается трудовой стаж, который влияет на порядок расчета пособий по временной нетрудоспособности.
Трудовая деятельность
6. Налог на доходы: вносятся данные о вычетах сотрудника.
2. Отчет «Личная карточка» по унифицированной форме Т2
Также есть другие разделы, в которых отражается информация, отраженная в системе, например: Начисления и удержания, Кадровые документы – все кадровые документы, сформированные на сотрудника и др.
Правильное оформление личной карточки работника в 1С: ЗУП 3.1 – залог эффективного кадрового учета и точного расчета заработной платы. Помимо основных разделов, в 1C:ЗУП 3.1 предусмотрена возможность добавления дополнительных полей в личную карточку сотрудника. Это позволяет учитывать специфические особенности ведения кадрового учета в вашей организации. Например, можно добавить поле для указания информации о прохождении медицинских осмотров или о наличии разрешений на работу.
На основании данных, внесенных в информационную базу по конкретному сотруднику формируется отчет «Личная карточка сотрудника» (форма Т-2). Он аккумулирует всю ключевую информацию: от общих сведений (ФИО, дата рождения, образование) до данных о трудовой деятельности, отпусках и перемещениях.
Для формирования отчета необходимо зайти в раздел «Кадры» – «Кадровые отчеты» и выбрать пункт «Личные карточки Т-2».
Кадры – Кадровые отчеты
Кадровые отчеты – личные карточки (Т-2)
Далее, по кнопке «Настройки», требуется выбрать Вид «Расширенный» и следует выбрать нужного сотрудника или можно выбрать нескольких. Также можно выбрать организацию, не устанавливать отбор по сотруднику и будет сформированы личные карточки всех сотрудников организации. Далее необходимо указать период, за который требуется сформировать отчет. Отчеты по сотрудникам в 1С:ЗУП формируются за конкретный год или за весь период работы сотрудника в организации.
Настройки – Вид Расширенный – Сотрудник/Сотрудники - Период
Перед формированием отчета рекомендуется проверить полноту и корректность введенных данных по сотруднику. Особое внимание следует уделить данным об образовании, воинском учете, семейном положении и прочим сведениям, которые влияют на корректное заполнение формы Т-2. Некорректные данные могут привести к ошибкам в отчетности и, как следствие, к проблемам с контролирующими органами.
Сформировать отчет
Сформированный отчет можно распечатать, сохранить в формате PDF или Excel для дальнейшего использования. Личная карточка сотрудника является важным документом, который должен храниться в соответствии с установленными правилами делопроизводства.
Распечатать - Скачать
Специалист компании ООО "Кодерлайн"
Анжелика Грачева
