Содержание:
1. Настройка SMS-уведомлений в системе 1С: Документооборот 8
2. Настройка уведомлений по почте в конфигурации 1С: Документооборот
3. Создание тестового события и запуск
4. Примеры использования SMS-уведомлений и уведомлений по почте в 1С: Документооборот
Отправка уведомлений по SMS и почте в системе 1С: Документооборот позволяет оперативно информировать сотрудников о важных событиях и задачах.
Основными целями использования уведомлений являются – мгновенное уведомление сотрудников о новых задачах, изменениях в документах или других важных событиях, что ускоряет процессы внутри организации, контроль выполнения поставленных задач и повышение уровня ответственности. SMS-уведомления могут доставляться даже при отсутствии доступа к интернету, обеспечивая доступность важной информации в любое время и в любом месте. Сотрудники, находящиеся вне офиса или в командировках, могут своевременно получать важную информацию и реагировать на нее.
1. Настройка SMS-уведомлений в системе 1С: Документооборот 8
Первый шаг в настройке отправки смс-уведомлений – это выбор и подключение SMS-шлюза, через который будут отправляться сообщения. Существует множество провайдеров, предоставляющих такие услуги, например, SMS-ЦЕНТР, СМС-Услуги, Билайн, МТС.
На вкладке "Отправка SMS" необходимо указать информацию о провайдере, то есть поставщике услуг для отправки SMS. Далее указывается логин и пароль – учетные данные, предоставленные провайдером для отправки сообщений. Дополнительно можно ввести имя отправителя, размер сообщения, включить транслитерацию и установить ограничения на количество отправленных SMS в день.
■ Имя отправителя – имя, от которого отправляются SMS. Подпись должна быть без пробелов и кириллицы. Есть ограничение по длине подписи, не менее 3-х – не более 11-ти символов. Имя отправителя нужно согласовать с провайдером.
■ Размер сообщения (кол-во символов) – максимально допустимое количество символов в одном уведомлении.
■ Использовать транслитерацию – при включении этой настройки текст сообщения будет транслитерирован на латиницу, что позволяет увеличить количество символов в одном SMS. Кнопка очистки автоматически устанавливает значение по умолчанию – 160 символов латиницей и 70 символов кириллицей. Сообщения будут разбиваться на части, если установить большее значение.
Заполнение полей Провайдер, Логин, Пароль, Имя отправителя в окне Настройка отправки SMS
■ Ограничения:
• в день для пользователя – максимальное количество SMS, которые направлены одному пользователю за день (0 – не ограничено; по умолчанию – 100).
• в месяц для пользователя – максимальное количество SMS, отправленных одному пользователю за месяц (по умолчанию – 0, не ограничено).
• Всего (в день) – максимальное количество SMS, отправленных из информационной базы за день (по умолчанию – 0, не ограничено).
• Всего (в месяц) – максимальное количество SMS, отправленных из информационной базы за месяц (по умолчанию – 0, не ограничено).
Вторым шагом на вкладке "Способы уведомления" необходимо указать соответствующие виды контактной информации пользователей и номера телефонов, на которые будут приходить сообщения.
Третий шаг - на вкладке Подписки необходимо указать, о каких событиях пользователи по умолчанию будут получать SMS-уведомления.
И последнее - назначить роль "Отправка SMS" тем пользователям, которым разрешено самостоятельно настраивать состав SMS - подписок в своих персональных настройках уведомлений. По умолчанию менять состав этих подписок может только пользователь с полными правами.
После завершения настройки пользователи будут получать SMS-уведомления.
Список всех отправленных уведомлений и статус их доставки можно просмотреть по гиперссылке "Уведомления по SMS" на вкладке "Отправка SMS".
Следуя указанным шагам, вы сможете обеспечить оперативное информирование сотрудников в организации о важных событиях и задачах через SMS.
2. Настройка уведомлений по почте в конфигурации 1С: Документооборот
Контактная информация сотрудников, используемая для отправки уведомлений, называется адресами для уведомлений. Администратор имеет возможность просматривать и редактировать список всех адресов. Пользователям можно просматривать и редактировать только свои собственные адреса.
Для получения уведомлений по электронной почте необходимо указать соответствующий адрес на этой вкладке. По умолчанию используется адрес электронной почты из контактной информации пользователя (поле Email в справочнике "Пользователи"). Уведомления всегда отправляются на этот адрес, и пользователь не может отказаться от их получения.
Администратор или сам пользователь могут добавить дополнительные адреса для рассылки в персональных настройках уведомлений.
Записи без указания почтового адреса выводятся в начале списка и выделяются красным цветом.
3. Создание тестового события и запуск
После завершения настройки всех параметров необходимо протестировать систему, чтобы убедиться в корректности работы.
Создайте тестовое событие: выполните действия, которые должны вызвать отправку почтового уведомления или SMS (например, создайте тестовый документ).
Проверьте получение письма или SMS, убедитесь, что уведомление пришло на указанный адрес электронной почты.
4. Примеры использования SMS-уведомлений и уведомлений по почте в 1С: Документооборот 8
1. Новые задачи и поручения.
При поступлении новой задачи или поручения сотрудник получает уведомление с кратким описанием задачи и сроками выполнения.
2. Сроки выполнения задач.
Напоминания о приближающихся сроках выполнения задач помогают сотрудникам своевременно завершать свои задания.
3. Информирование о статусе документов.
Оповещение о смене статуса документа (например, утверждение, отклонение, передача на рассмотрение) позволяют сотрудникам оперативно отслеживать движение документов.
4. Важные события.
Уведомления о событиях, таких как собрания, важные встречи или изменения в графике работы, помогают сотрудникам быть в курсе всех изменений и планировать рабочее время.
5. Системные события.
Оповещения о технических работах, сбоях или обновлениях системы помогают сотрудникам быть готовыми к возможным изменениям в работе с системой.
Специалист компании "Кодерлайн"
Елена Куколкина
