Содержание:

1. Общие сведения о решениях класса ECM

В современном мире, где информационные технологии играют всё более важную роль во всех сферах деятельности, управление холдингом не является исключением. Применение Digital-технологий в этой области может значительно повысить эффективность и конкурентоспособность компании.

Одним из ключевых направлений использования Digital-технологий в управлении холдингом является автоматизация бизнес-процессов (далее -БП). Это позволяет ускорить выполнение рутинных задач, снизить вероятность ошибок и обеспечить более точный и оперативный анализ данных. Автоматизация также способствует повышению прозрачности и управляемости БП, что, в свою очередь, способствует более эффективному принятию решений.

Ещё одним важным аспектом применения Digital-технологий в управлении холдингом является использование систем управления цифровым контентом класса ECM (Enterprise Content Management). Они помогают создать структурированную среду для всех данных, связанных с деятельностью компании. Эти системы позволяют компаниям аккумулировать в одном месте значимые для нее данные (документы, корпоративные чаты, электронный обмен документами с контрагентами, планирование мероприятий, учет задач и т.д.) Это, в свою очередь, может привести к увеличению лояльности клиентов и росту продаж.   

Важным аспектом применения Digital-технологий в управлении холдингом является обеспечение ИБ (далее – ИБ). В условиях растущих киберугроз компании должны уделять особое внимание защите своих данных и инфраструктуры. Это включает в себя использование современных систем защиты информации, обучение сотрудников правилам ИБ и регулярное проведение аудитов ИБ.

2. 1С: Документооборот Холдинг: централизованный документооборот для холдингов

Компания 1С 29.12.2023 анонсировала о выпуске нового технологического ECM решения 1С: Документооборот холдинг. Программный продукт является усовершенствованным решением 1С: Документооборот КОРП 3.0. Этот продукт разработан специально для крупных компаний, имеющих разветвлённую филиальную сеть, и направлен на создание единой системы электронного документооборота.

Одной из ключевых характеристик системы является возможность осуществления контролируемого обмена информацией, что открывает широкие горизонты для участия каждого сотрудника из любого подразделения в процессе обработки данных. Например, каждый специалист может стать участником процесса согласование договора между юридическими лицами, входящими в группу компаний. Помимо этого, система позволяет накапливать информацию по холдингу в одном централизованном месте. Это могут быть разнообразного данные, включающие в себя не только документы, но и нормативно-справочную информацию, сведения о мероприятиях, данные о бронировании помещений, корпоративная почта, единое хранилище электронных документов и многое другое.

В основе централизованного обмена лежит идеология контроля и унификации полученной информации с периферических узлов в центральный (Рисунок 1). В роли периферических узлов могут выступать как отдельные юридические лица, так и обособленные подразделения холдинга. Верифицированный контроль обрабатываемых данных позволяет сохранить их валидность и возможность обмена с другими программными решениями. Благодаря этому данный программный продукт может быть использован в качестве мастер-системы в компании.

Рисунок 1. 1С: Документооборот холдинга 3.0   

3. Ключевые особенности конфигурации 1С: Документооборота холдинга

Полное описание возможностей программного продукта представлено на официальном сайте компании 1С. Хотелось бы отметить некоторые особенности продукта, связанные с различиями взаимодействия центрального узла с периферическими.

• Экспорт настроек - в программе данные конфигурации передаются от центрального узла к остальным в одностороннем порядке. При этом изменить эти данные можно только в центральном узле.

• НСИ - в процессе обмена данными между узлами системы происходит передача информации НСИ организации, таких как подразделения, должности, физические лица, сотрудники и пользователи. Эти данные служат основой для функционирования системы. После завершения приёма сообщения обмена происходит миграция сведений о структуре предприятия и его справочных данных, что приводит к обновлению адресной книги, состава контейнеров, иерархических связей между подразделениями и других служебных объектов. Важно отметить, что приём большого количества сотрудников или подразделений может существенно увеличить продолжительность сеанса обмена. Параметры аутентификации в системе «1С: Предприятие» настраиваются индивидуально для каждого сотрудника в узле, где он будет выполнять свою работу. Пользователи информационной базы автоматически создаются в узле-получателе, если они были созданы в узле-источнике, и получают имена, назначенные в узлах-источниках. Существующие пользователи в узле-приемнике не изменяются.

• Встроенный почтовый клиент 1С - в системе почтовых учётных записей нужно указать узел обработки корреспонденции. Порядок обработки следующий: приём внешней корреспонденции осуществляется в текущем узле только для учётных записей, узел которых совпадает с текущим; отправка корреспонденции всегда осуществляется в том же узле, откуда было отправлено письмо; отправка и получение корреспонденции по внутренней маршрутизации всегда осуществляется в том же узле, откуда было отправлено письмо.

• Работа с процессами - процессы транслируются в узлы, где есть сотрудники с доступом к ним. Маршрутизация, отложенный запуск и повторение происходят в узле запуска. Шаблоны процессов, условия схем, автоматизированные подстановки передаются как справочные данные. Маршрутизация обработки объектов происходит в узле запуска. Для маршрутизации используется очередь заданий, в которой узел обработки совпадает с узлом создания процесса или обработки объектов.

• Работа с файлами - во время взаимодействия между узлами не настраиваются дисковые пространства для хранения файлов, они создаются автоматически в центральном узле. Файлы, хранящиеся в этих пространствах, не передаются между узлами, они являются общими. В центральном узле выполняется плановое задание по очистке версий файлов, просмотреть и восстановить очищенные версии можно только в центральном узле.

• Клиент ЭДО - для многоузловой базы можно связать учётную запись ЭДО с конкретным узлом обмена, указав его в карточке учётной записи. В остальных узлах доступ к редактированию учётной записи будет ограничен. Получение и отправка документов по ЭДО возможны только в привязанном узле. Действия, связанные с ЭДО (подписание, работа с пакетом), можно выполнять в любом узле, но они не приведут к отправке документа. После выполнения действий нужно будет произвести обмен в привязанном узле, и результат будет отправлен контрагенту.

• Бизнес-события - обрабатываются в том узле, где они были инициированы, и не передаются между узлами. Существуют также дополнительные обработчики бизнес-событий, которые функционируют во всех узлах и обеспечивают обмен информацией между ними.

Таким образом, можно сделать вывод о том, что новое технологическое решение позволяет обеспечить валидность данных и обеспечить единый учет и порядок работы в системе, что, в свою очередь, способствует снижению ошибок в ведении учета.

В заключение можно сказать, что применение Digital-технологий в управлении холдингом является необходимым условием для успешной работы компании в современных условиях. Это позволяет повысить эффективность БП, улучшить взаимодействие с клиентами и обеспечить ИБ.

Специалист компании ООО "Кодерлайн"

Антон Максимкин