Содержание:
1. Создание карточки сотрудника в 1С
2. Порядок формирования личного дела
3. Регистрация движения документов в 1С
5. Поиск и обработка выгрузки данных 1С
6. Контроль и проверка хранения данных в 1С
Настоящая инструкция предназначена для сотрудников, ответственных за кадровый учет, и описывает порядок формирования, ведения и архивного хранения личных дел сотрудников в программе 1С: Общеобразовательное учреждение.
Необходимость ведения личных дел сотрудников:
Личные дела содержат документы, подтверждающие трудовые отношения, квалификацию и иные сведения о сотруднике. Правильное формирование личных дел позволяет эффективно вести кадровую документацию и исполнять требования законодательства.
1. Создание карточки сотрудника в 1С
1. Перейдите в раздел «Кадровый учет» — «Сотрудники».
2. Нажмите «Создать».
Вкладка «Главное».
Укажите ФИО, дату приема на работу, СНИЛС, номер и дату ТД, испытательный срок.
Главное
Сохраните данные.
Вкладка «Личные данные».
На вкладке «Личные данные» укажите:
- Дату рождения;
- Пол;
- Место рождения;
- Паспортные данные;
- Адрес регистрации и проживания;
- Данные медицинского полиса.
Личные данные
Вкладка «Адреса, телефоны».
Заполните все данные (адрес, тел., e-mail).
Вкладка «Кадровые данные».
Необходимо заполнить сведения о месте работы.
Кадровые данные
Вкладка «Трудовая деятельность».
Необходимо заполнить данные о предыдущих местах работы и стаже.
Трудовая деятельность
Прочие вкладки.
При необходимости можно заполнить следующие вкладки:
- Учёные степени;
- Награды;
- Научно-методическая деятельность;
- Педагогическая деятельность;
- Портфолио.
2. Порядок формирования личного дела
Обязательные документы:
- Заявление о приеме;
- Паспорт (копия);
- Трудовая книжка (или сведения о трудовой деятельности);
- Диплом(ы) об образовании;
- Приказ о приеме;
- Лист ознакомления с локальными актами.
Сканирование и прикрепление:
В карточке сотрудника или через Прикрепленные файлы добавляются отсканированные копии документов.
Пример комплекта:
Комплект документов может различаться в зависимости от должности, но всегда включает ключевые документы, указанные выше.
3. Регистрация движения документов в 1С
Оформление приема:
Кадры → Прием на работу → Заполнить и провести документ.
Кадровые приказы:
Создаются через Кадровые документы (перевод, увольнение и др.).
Учет изменений:
Все изменения фиксируются через кадровые документы, а копии новых приказов подшиваются в личное дело.
4. Архивное хранение файлов
Сроки хранения:
Согласно законодательству, личные дела хранятся не менее 50 или 75 лет (в зависимости от категории).
Указание архивного статуса:
В карточке сотрудника можно указать статус «Уволен» и дату перемещения в архив.
Сотрудник в архиве
Перемещение в архив:
Можно создать отдельный регистр или папку в 1С для архивных дел, с доступом только у ответственного лица.
5. Поиск и обработка выгрузки данных 1С
Поиск:
Кадры → Сотрудники → Фильтрация по ФИО, должности, подразделению.
Сотрудники
Печать личного дела:
Через кнопку «Печать» доступны формы Т-2, приказы и другие документы.
Печать
Выгрузка:
При необходимости документы можно выгрузить в формате PDF или Word.
6. Контроль и проверка хранения данных в 1С
Проверка полноты:
Используйте список обязательных документов для сверки.
Ревизия:
Периодически проводите внутреннюю проверку наличия и корректности хранения дел.
Отчетность:
Формируйте отчет по списку уволенных сотрудников с указанием даты перемещения в архив.
Специалист компании ООО "Кодерлайн"
Ольга Сандакова
