Содержание:

1. Создание карточки сотрудника в 1С

2. Порядок формирования личного дела

3. Регистрация движения документов в 1С

4. Архивное хранение файлов

5. Поиск и обработка выгрузки данных 1С

6. Контроль и проверка хранения данных в 1С

Настоящая инструкция предназначена для сотрудников, ответственных за кадровый учет, и описывает порядок формирования, ведения и архивного хранения личных дел сотрудников в программе 1С: Общеобразовательное учреждение.

 

Необходимость ведения личных дел сотрудников:

Личные дела содержат документы, подтверждающие трудовые отношения, квалификацию и иные сведения о сотруднике. Правильное формирование личных дел позволяет эффективно вести кадровую документацию и исполнять требования законодательства.   

1. Создание карточки сотрудника в 1С

 

1. Перейдите в раздел «Кадровый учет» — «Сотрудники».

2. Нажмите «Создать».

Вкладка «Главное».

Укажите ФИО, дату приема на работу, СНИЛС, номер и дату ТД, испытательный срок.

Главное

Сохраните данные.

Вкладка «Личные данные».

На вкладке «Личные данные» укажите:

- Дату рождения;

- Пол;

- Место рождения;

- Паспортные данные;

- Адрес регистрации и проживания;

- Данные медицинского полиса.

 

Личные данные

Вкладка «Адреса, телефоны».

Заполните все данные (адрес, тел., e-mail).

Вкладка «Кадровые данные».

Необходимо заполнить сведения о месте работы.

Кадровые данные

Вкладка «Трудовая деятельность».

Необходимо заполнить данные о предыдущих местах работы и стаже.

Трудовая деятельность

Прочие вкладки.

При необходимости можно заполнить следующие вкладки:

- Учёные степени;

- Награды;

- Научно-методическая деятельность;

- Педагогическая деятельность;

- Портфолио.

Сохраните введённые данные.     

2. Порядок формирования личного дела

 

Обязательные документы:

- Заявление о приеме;

- Паспорт (копия);

- Трудовая книжка (или сведения о трудовой деятельности);

- Диплом(ы) об образовании;

- Приказ о приеме;

- Лист ознакомления с локальными актами.

 

Сканирование и прикрепление:

В карточке сотрудника или через Прикрепленные файлы добавляются отсканированные копии документов.

 

Пример комплекта:

Комплект документов может различаться в зависимости от должности, но всегда включает ключевые документы, указанные выше.    

 

3. Регистрация движения документов в 1С

 

Оформление приема:

Кадры → Прием на работу → Заполнить и провести документ.

 

Кадровые приказы:

Создаются через Кадровые документы (перевод, увольнение и др.).

 

Учет изменений:

Все изменения фиксируются через кадровые документы, а копии новых приказов подшиваются в личное дело.   

 

4. Архивное хранение файлов

 

Сроки хранения:

Согласно законодательству, личные дела хранятся не менее 50 или 75 лет (в зависимости от категории).

 

Указание архивного статуса:

В карточке сотрудника можно указать статус «Уволен» и дату перемещения в архив.

 

Сотрудник в архиве

Перемещение в архив:

Можно создать отдельный регистр или папку в 1С для архивных дел, с доступом только у ответственного лица.    

 

5. Поиск и обработка выгрузки данных 1С

 

Поиск:

Кадры → Сотрудники → Фильтрация по ФИО, должности, подразделению.

 

Сотрудники

Печать личного дела:

Через кнопку «Печать» доступны формы Т-2, приказы и другие документы.

Печать

Выгрузка:

При необходимости документы можно выгрузить в формате PDF или Word.   

 

6. Контроль и проверка хранения данных в 1С

 

Проверка полноты:

Используйте список обязательных документов для сверки.

 

Ревизия:

Периодически проводите внутреннюю проверку наличия и корректности хранения дел.

 

Отчетность:

Формируйте отчет по списку уволенных сотрудников с указанием даты перемещения в архив.

 

    Специалист компании ООО "Кодерлайн"

 Ольга Сандакова