Содержание:
1. Как выглядит процесс управления кадровыми документами на бумажном носителе в компаниях
2. Что такое Госключ и КЭДО Битрикс24
3. Как выглядит КЭДО + Госключ внутри Битрикс24
1. Как выглядит процесс управления кадровыми документами на бумажном носителе в компаниях
Специалист по кадрам создает документы для персонала, распечатывает их, затем вызывает сотрудников для их подписи. После этого он собирает все подписи, представляет документы на утверждение руководителю, а затем передает их в архив.
Это базовый процесс, применимый, например, для издания приказов о командировках или доверенностей, при условии, что все сотрудники находятся в одном и том же здании.
Если же документ требует двух экземпляров - один для сотрудника, другой для работодателя - и если сотрудник и отдел кадров находятся в разных зданиях или даже в разных городах, то процесс становится значительно более сложным:
Сотрудник из отдела кадров готовит трудовой договор, изготавливая два экземпляра, и отправляет их курьером непосредственно сотруднику. Получив документы, сотрудник ставит свою подпись на обоих экземплярах и возвращает их обратно.
Затем, специалист по кадрам представляет эти договоры на подпись руководителю компании, после чего проставляет на них печать. Один из экземпляров договора вновь отправляется к сотруднику с помощью курьерской службы, а второй экземпляр передается в архив. Этот процесс может занять до месяца.
Таким образом, процесс подписания трудового договора, когда стороны находятся в разных местах, может быть весьма затяжным.
2. Что такое Госключ и КЭДО Битрикс24
Электронный кадровый документооборот, или КЭДО, подразумевает создание, подписание и хранение всех официальных кадровых документов исключительно в цифровом формате, без необходимости в бумажных аналогах.
Для того чтобы электронная подпись приобрела официальный статус и обладала юридической силой, требуется регистрация в системе "Госключ". "Госключ" - это мобильное приложение, предоставляющее возможность получения сертифицированных электронных подписей и подписания электронных документов.
3. Как выглядит КЭДО + Госключ внутри Битрикс24
Вы можете найти функционал КЭДО в левом боковом меню вашего портала. Это откроет вам доступ к двум видам представления: в виде доски Kанбан или списка. Используя Канбан, вы получаете возможность контролировать стадию, на которой находится каждый документ. Это позволяет легко отследить, у кого на данный момент документ на подписании или согласовании, и на каком этапе он находится.
Кадровые документы
На следующем этапе вам необходимо загрузить документ, который планируется направить на подпись. Одним из преимуществ является то, что система поддерживает документы в различных форматах.
Добавьте документ
На следующем шаге вам потребуется выбрать код документа, что является необходимым действием при использовании системы кадрового электронного документооборота. Этот код уже предварительно внесен в систему в виде списка для вашего удобства.
Название документа
На последующем шаге вам нужно выбрать участников.
Компания - выбираете свою собственную организацию.
Провайдер - "Госключ".
Подписант от лица компании - это сотрудник, у которого имеется усиленная квалифицированная электронная подпись.
Согласующий - это специалист, которому будет передан документ для согласования. Например, это может быть руководитель отдела кадров. Этот пункт можно пропустить, если это не требуется.
Исполнитель, который будет заполнять данные - это сотрудник, который убедится, что все необходимые данные о сотрудниках присутствуют в системе. Если документ был загружен полностью заполненным, эта роль не требуется. Если же документ был загружен как шаблон, чтобы Битрикс24 автоматически заполнил персональные данные сотрудника (например, должность, СНИЛС и т.д.), этот человек проверит, что все данные внесены в профиль сотрудника, или введет их вручную. Этот пункт также можно пропустить.
Новый документ на подпись
Затем вы выбираете сотрудников, которым потребуется подписать данный документ. На тарифном плане "Профессиональный", вы можете одновременно отправить документ на подпись до 20 человек.
Выберите сотрудников
После нажатия кнопки "отправить на подпись", документ автоматически направляется всем указанным участникам. Они получат соответствующее уведомление, и в чате появится сообщение о том, что требуется их подпись.
Отправить на подпись
Все документы, подписанные в рамках Битрикс24, будут сохранены в облаке этой платформы. Однако, при переходе на систему электронного кадрового документооборота (КЭДО), важно сразу решить вопрос о дополнительном месте хранения архива в организации.
Все сервисы, или большинство из них, предупреждают, что документы хранятся только в течение использования системы. Учитывая, что некоторые кадровые документы требуют хранения в архиве на срок до 50 или даже 75 лет, вероятность смены системы за такой период велика. Поэтому необходимо заранее определиться с форматом архива, который вы будете использовать.
Стоит также упомянуть, что использование инструмента КЭДО вместе с "Госключ" не влечет за собой дополнительных расходов. Однако, эти возможности доступны только для пользователей на тарифных планах "Профессиональный" и "Enterprise".
В заключение, внедрение КЭДО в вашей организации значительно упрощает и ускоряет процесс управления документами. В целом, переход на электронный документооборот - это шаг в будущее, который может значительно повысить эффективность вашей работы.
Специалист компании ООО "Кодерлайн"
Инна Калугина
