Содержание:

1. Дублирование данных в системах на платформе 1С
2. Инструкция по настройке автоматической сверки на дублетность
3. Роли и ответственность    
4. Рекомендации по выявлению и устранению дублирующихся данных в системах 1С

1. Дублирование данных в системах на платформе 1С

В системах на платформе 1С дублирование данных — это ситуация, когда в справочниках или других объектах метаданных создаются записи, описывающие один и тот же объект реального мира. Например, один и тот же контрагент может быть заведён в справочнике «Контрагенты» дважды с разными наименованиями или ИНН. Дубли создаются из-за ошибок пользователей, некорректной интеграции с внешними системами или отсутствия строгих правил ввода данных.

Последствия дублирования данных серьёзны:

• Ошибки в учёте: Дубли могут привести к неверным расчётам, например, при анализе задолженности или складских остатков.
• Снижение производительности: Большое количество дублей увеличивает объём базы данных, замедляя выполнение запросов и отчётов.
• Усложнение аналитики: Разрозненные данные о контрагентах или номенклатуре искажают отчёты и аналитические срезы.
• Риски в бизнес-процессах: Например, дубли контрагентов могут привести к путанице при отправке счетов или обработке заказов.

Библиотека стандартных подсистем (БСП) в 1С: Предприятие предоставляет встроенный механизм автоматической сверки на дублетность, который помогает выявлять и устранять дубли, минимизируя ручной труд. Этот механизм особенно полезен для крупных организаций с большим объёмом данных и активным вводом информации.

Основные объекты, подверженные дублированию:

• Справочник - Контрагенты в 1С: Дубли возникают из-за разных написаний названий, сокращений или ошибок в ИНН/КПП.
• Справочник - Номенклатура в 1С: Разные пользователи могут заводить одинаковые товары с небольшими отличиями в наименовании или артикуле.
• Справочник - Физические лица в 1С: Одинаковые люди могут быть заведены под разными ФИО или с ошибками в паспортных данных.
• Справочник - Организации в 1С: Дубли появляются при некорректной настройке интеграции с другими системами.

Автоматическая сверка в БСП позволяет минимизировать эти проблемы, обеспечивая контроль за целостностью данных.   

2. Инструкция по настройке автоматической сверки на дублетность

 

Включение и настройка функциональности в 1С

БСП предоставляет подсистему «Поиск и удаление дублей», которая реализует функциональность автоматической сверки. Она доступна в конфигурациях на платформе 1С: Предприятие версии 8.3.10 и выше, начиная с редакции БСП 2.4.

Шаг 1: Проверка внедрения подсистемы

1. Убедитесь, что подсистема «Поиск и удаление дублей» внедрена в конфигурацию. Для этого в конфигураторе откройте дерево метаданных и проверьте наличие подсистемы «СтандартныеПодсистемы.ПоискИУдалениеДублей».

2. Если подсистема отсутствует, используйте внешнюю обработку «ПервоеВнедрениеБСП.epf» для её добавления. Это делается через сравнение и объединение конфигураций с файлом поставки БСП (1Cv8.cf).

Шаг 2: Настройка параметров поиска дублей в 1С

1. В пользовательском интерфейсе откройте раздел Администрирование → Обслуживание → Поиск и удаление дублей.

2. Выберите справочник, для которого настраивается проверка (например, «Контрагенты»).

3. Укажите правила поиска:

- Реквизиты для сравнения: Выберите ключевые поля, по которым система будет определять совпадения (например, ИНН, КПП, Наименование для справочника «Контрагенты»).

- Метод поиска: Доступны «Точное совпадение» (для строгого соответствия) и «Нечёткий поиск» (для учёта опечаток и синонимов).

- Учитывать пустые значения: Активируйте, если пустые поля (например, незаполненный ИНН) не должны считаться совпадением.

4. Настройте области поиска:

- Укажите, какие группы справочника анализировать (например, только активных контрагентов).

- Исключите помеченные на удаление элементы, если это необходимо.

Шаг 3: Настройка регламентного задания

1. В конфигураторе откройте раздел Регламентные задания и найдите задание «Поиск и удаление дублей».

2. Установите расписание:

- Рекомендуется запускать задание в нерабочее время (например, ночью) для минимизации нагрузки на систему.

- Пример расписания: ежедневно в 02:00.

3. Укажите параметры выполнения:

- Справочники для проверки: Выберите справочники, которые будут проверяться регулярно.

- Режим обработки: «Только поиск» (для формирования отчёта) или «Поиск и автоматическое объединение» (для автоматического слияния дублей).

4. Убедитесь, что задание активно и назначен пользователь с правами администратора.

Шаг 4: Настройка уведомлений и отчётов

1. Включите уведомления в подсистеме «Управление оповещениями» (если внедрена):

- Настройте отправку уведомлений ответственным пользователям по email или в интерфейсе 1С.

- Укажите, какие события требуют уведомления (например, обнаружение дублей или завершение объединения).

2. Используйте отчёт «Найденные дубли»:

- Доступен в разделе Администрирование → Обслуживание → Поиск и удаление дублей.

- Показывает список найденных дублей с указанием совпадающих реквизитов и рекомендациями по объединению.   

3. Роли и ответственность

• Системный администратор:
• Внедряет подсистему и настраивает регламентные задания.
• Обеспечивает права доступа для пользователей, работающих с дублями.
• Контролирует производительность системы при выполнении проверок.


• Пользователь (например, бухгалтер или менеджер):
• Анализирует отчёт «Найденные дубли» и принимает решение об объединении или удалении записей.
• Проверяет корректность объединения данных (например, чтобы не потерялись связанные документы).


• Руководитель подразделения:
• Утверждает регламент работы с дублями.
• Контролирует выполнение процедур по устранению дублей.   

4. Рекомендации по выявлению и устранению дублирующихся данных в системах 1С

 

Проблемы при настройке и работе

1. Ложные срабатывания:

- Проблема: Нечёткий поиск может находить дубли там, где их нет (например, контрагенты с похожими названиями, но разными ИНН).

- Решение: Уточните правила поиска, добавив дополнительные реквизиты (например, ИНН + КПП). Используйте точное совпадение для ключевых полей.

2. Недостаток прав:

- Проблема: Пользователи не могут просматривать или объединять дубли из-за ограничений прав доступа.

- Решение: В подсистеме «Управление доступом» настройте роли, добавив права на выполнение команды «Объединить выбранные» и доступ к отчёту «Найденные дубли».

3. Влияние на производительность:

- Проблема: Проверка больших справочников (например, «Номенклатура» с сотнями тысяч элементов) замедляет работу системы.

- Решение: Настройте проверку на нерабочее время и ограничьте область поиска (например, только новые элементы за последний месяц).

4. Ошибки при объединении:

- Проблема: Автоматическое объединение может привести к потере данных, если не все связанные объекты учтены.

- Решение: Перед объединением проверяйте связанные документы через отчёт «Связи объектов метаданных».

Рекомендации по регламенту

1. Частота проверок:

- Для справочников с высокой частотой изменений (например, «Контрагенты», «Номенклатура») запускайте проверку еженедельно.

- Для менее изменяемых справочников (например, «Физические лица») достаточно ежемесячной проверки.

2. Анализ результатов:

- Назначьте ответственного за анализ отчёта «Найденные дубли». Это может быть бухгалтер или менеджер, знакомый с данными.

- Проверяйте совпадения вручную перед объединением, особенно если дубли связаны с документами.

3. Регламент компании:

- Закрепите в регламенте порядок действий: кто проверяет дубли, кто утверждает объединение, как фиксировать изменения.

- Включите обучение пользователей по вводу данных для минимизации появления новых дублей (например, обязательное заполнение ИНН).

Заключение:

Автоматическая сверка на дублетность в 1С с использованием БСП — это мощный инструмент для поддержания целостности данных. Правильная настройка подсистемы, чёткое распределение ролей и регулярный контроль позволяют минимизировать риски, связанные с дублированием данных. Следуя рекомендациям по настройке и регламенту, компании могут не только устранить существующие дубли, но и предотвратить их появление в будущем, что повышает эффективность бизнес-процессов и качество аналитики.

     

Специалист компании ООО "Кодерлайн"

Наталья Лилль