Содержание:
Задача: Иногда, при проведении процедуры закрытия месяца, возникают ошибки в разделе распределения расходов. Необходимо выяснить причину и закрыть месяц.
В процессе анализа было выявлено, что в базе Клиента присутствуют статьи расходов с некорректными настройками (возможно, они были перенесены при внедрении из других систем). Например, некоторые типы аналитики статьи расходов в базе Клиента отличаются от аналитик в типовой конфигурации, что и может быть одной из причин ошибок при закрытии месяца.
1. Абонирование ящика
Откроем для примера одну из заведенных статей в базе Клиента и проанализируем ее.
Например, статья «Абонирование ящика» в базе Клиента:
Раздел «Квалификация расходов и настройка отнесения» - «Расходы возникают» заполнен так: «При производстве (устаревшее, не используется)».
Тип аналитики: Подразделение.
Статья расходов из базы Клиента
Ниже на скрине показана форма статьи из Типовой конфигурации.
В ней, для расходов, возникающих «При производстве», тип аналитики «Подразделение» отсутствует.
Статья расходов, созданная в демо-базе типовой конфигурации
Это означает, что пользователи подбирают в документы статьи, которые не соответствуют правилам заполнения для данной версии программы.
Для корректного распределения расходов необходима верная и хорошо продуманная настройка статей расходов. Подробно о настройке статей можно почитать на ИТС в разделе: Управленческий учет затрат и финансовый результат. Для нашего случая - вариант распределения «На финансовый результат (расходы тек. периода)».
2. Процесс создания статьи
Предлагаю создать копию базы и на ней протестировать создание новой корректной статьи и распределение расходов. Не рекомендуется выполнять настройки статей и тестирование сразу в рабочей базе!
Я выполняю модельный пример на демо-базе типовой конфигурации ERP (релиз 2.5.20.85).
1. Создадим и настроим новую статью расходов (рекомендую не изменять старые некорректные статьи, а создавать новые).
Создание статьи расходов
Выполним следующие настройки:
- для расходов, которые относятся на фин. результат, укажем, что расходы возникают «В иных процессах, включая общепроизводственные и общехозяйственные» (каждая статья индивидуальна, и все настройки должны согласовываться с ответственным сотрудником – бухгалтером);
- относится – укажем «на финансовый результат (расходы тек. периода)»;
- тип аналитики – поставим «Подразделение».
Настройка статьи расходов
Теперь настроим правило распределения (и распределяются согласно…). Настроим правило «по выручке от продаж».
Важно! От настройки правила, а именно - «Источник данных», зависит из какого регистра будет собираться база для распределения. Заполним, как на скрине ниже.
Настройка правила распределения
Далее заполним закладку «Бухгалтерский учет и налоги».
Закладка «Бухгалтерский учет и налоги»
Нажимаем «Записать и закрыть». На этом создание и настройка статьи окончены.
2. Теперь нам нужно внести изменения (перевыбрать статью) в документах, которыми фиксировали расход.
Для этого:
- открываем список документов «Приобретение услуг и прочих активов»;
- находим документы с некорректной статьей расходов за период, который закрываем;
- отменяем проведение этих документов и счетов-фактур по ним, если есть уже созданные;
- затем открываем эти документы, перевыбираем в них статью расходов на вновь созданную, проводим их и счета-фактуры по ним.
Раздел с документами «Приобретение услуг и прочих активов»
Отмена проведения документов
Выбор новой статьи в документе
3. После исправления документов «Приобретение услуг и прочих активов» пробуем снова закрыть месяц.
3. 1. Перед закрытием нужно проверить были ли сформированы некорректные документы распределения расходов по проблемных статьям при первичной попытке закрытия месяца. Если были, то их нужно пометить на удаление, чтобы при закрытии сформировались новые - корректные.
Некорректный документ «Распределение расходов»
Документы, помеченные на удаление
3.2. Пробуем закрыть месяц. Если все прошло успешно, то должны появиться новые проведенные документы «Распределение расходов».
Регламентные операции по закрытию месяца
4. Проверим распределение расходов.
Для этого:
- открываем вновь созданные документы распределения расходов;
- заходим в «Отчеты – Движения документа»;
- проверяем, что в движениях по регистру «Прочие расходы» сформировались движения с видом «Расход».
Новый документ «Распределение расходов»
Движения по регистру «Прочие расходы»
Также, можно зайти в регистр «Прочие расходы» через функции технического специалиста, и проверить, что в нем присутствует 2 вида движения:
- с плюсом – документ «Приобретение услуг и прочих активов» фиксирует поступление расхода.
- с минусом – документ «Распределение расходов» фиксирует его распределение.
Регистр «Прочие расходы»
Вот так можно провести анализ ошибок и проверить распределение расходов при закрытии месяца.
Специалист компании ООО "Кодерлайн"
Ольга Старостина
