Содержание:

1.       Выбор способа ведения трудовой книжки

2.       Отражение способа ведения трудовой книжки в 1С 8 ЗУП 3.1  

1.      Выбор способа ведения трудовой книжки

Прогресс не стоит на месте и всё постепенно автоматизируется, происходит отказ от бумажных носителей информации. Дошло дело и до трудовых книжек.

Работникам предприятий электронный вариант трудовой книжки удобен тем, что она не потеряется и не порвется, а предприятия экономят на приобретении, хранении и обслуживании рукописных трудовых книжек.

До 31.12.2020 года включительно на предприятиях должны были быть предоставлены в отдел кадров заявления о ведении трудовой книжки сотрудников: оставить бумажный вариант или нет.

Если работник решил оставить привычный способ внесения и хранения информации о своем стаже, то организация продолжает записывать кадровые изменения в рукописной трудовой книжке, а также вносит информацию в электронном виде.

Впоследствии работник может поменять своё решение о выборе способа ведения трудовой книжки и написать соответствующее заявление. Это будет зафиксировано в рукописной трудовой книжке, и она будет передана работнику.

Если по уважительной причине работник не смог своевременно передать заявление о ведении трудовой книжки работника в отдел кадров предприятия (декрет, болезнь, командировка и т.д.), то он может сделать это позже. А пока работодатель должен вести учет стажа и в электронном, и в бумажном виде.

Устроившиеся на работу впервые в 2021 году автоматически переходят на электронный вариант трудовой книжки.

Информацию о кадровых изменениях работодатель направляет в ПФР ежемесячно через существующую систему персонифицированного учета.  

2.      Отражение способа ведения трудовой книжки в 1С 8 ЗУП 3.1

В программе 1С Зарплата и управление персоналом 3 кадровик может сформировать заявление в разделе Кадры - См.также - Электронные трудовые книжки:

Электронные трудовые книжки в 1С 8 ЗУП 3.1

А бухгалтер при работе в 1С 8 ЗУП из Раздела «Отчетность и справки»:

Раздел Отчетность и справки в 1С 8 ЗУП 3.1

Заявление о ведении трудовых книжек в ЗУП можно вводить сразу на нескольких человек:

Заявление о ведении трудовых книжек в ЗУП на несколько человек

Заполнить табличную часть документа Заявление о ведении трудовой книжки сотрудника можно:

·         Через команду «Заполнить». В этом случае туда попадут сотрудники, по которым в программе 1С 8 ЗУП нет заявления

·         Через команду «Подбор». Откроется список всех сотрудников, числящихся в организации на дату заявления, в котором нужно будет выбрать нужных

·         Набрать в поле первые буквы фамилии и из выпадающего списка выбрать нужного сотрудника.

Если по сотруднику уже было зарегистрировано заявление о ведении трудовой книжки в ЗУП, то 1С 8.3 Зарплата и управление персоналом выдаст соответствующее предупреждение и не даст провести документ:

Предупреждение о наличии заявления о ведении трудовой книжки сотрудника в 1С 8 ЗУП 3.1

В колонке «Вид заявления» указывается выбор сотрудника.

Из заявления о ведении трудовой книжки работника на печать в 1С 8 ЗУП 3.1 выводятся:

·         уведомление сотрудника о необходимости выбора

·         два варианта заявления о ведении трудовой книжки сотрудника

Одно из них сотрудник подписывает и передает в отдел кадров.

Нужно обратить внимание на дату документов. По умолчанию в 1С 8 ЗУП ред 3 всегда ставится текущая дата, но это должна быть именно дата, указанная сотрудником в заявлении о ведении трудовой книжки.

Из документа можно распечатать Уведомление и само заявление:

Печать заявления о ведении трудовой книжки сотрудника в 1С 8 ЗУП 3.1

Желательно при приеме на работу сотрудника отразить выбор способа ведения трудовой книжки, выбранный им на предыдущем месте работы. Данная функция доступна при установленной галке «Отразить в трудовой книжке» в 1С Зарплата и управление персоналом 3.1:

Отразить в трудовой книжке в 1С 8 ЗУП 3.1

В таком случае сотрудник не будет попадать во вновь создаваемые заявления по кнопке «Заполнить».

Специалист компании  «Кодерлайн»

Наталья Януш