Оглавление
1. Форма личной карточки работника
1. Форма личной карточки работника
Согласно Постановлению Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1, на основании приказа (распоряжения), работодателем вносится запись в трудовую книжку о приеме на работу и заполняются соответствующие сведения в личной карточке работника.
Рассмотрим, что из себя представляет форма Личной карточки работника и как с ней работать в 1С. В статье пример рассматривается в функционале конфигурации 1С:ERP 2. Приблизительно так же это выглядит и в 1С:ЗУП 3 и в 1С:КА 2.
Карточка состоит из титульной части и 11 разделов: «I.Общие сведения», «II.Сведения о воинском учете», «III.Прием на работу и переводы на другую работу», «IV.Аттестация», «V.Повышение квалификации», «VI.Профессиональная переподготовка», «VII.Награды/поощрения, почетные звания», «VIII.Отпуск», «IX.Социальные льготы», «X.Дополнительные сведения», «XI.Основание прекращения трудового договора (увольнение)».
Для государственных (муниципальных) служащих дополнительно присутствует раздел «Присвоение квалификационного разряда, классного чина, дипломатического ранга, воинского звания».
Заполнение данных работником кадровой службы должно производиться по предоставлению физическим лицом паспорта, трудовой книжки, ИНН, СНИЛС, военного билета и документа об окончании учебного заведения.
Заполнение карточки работника производиться сотрудником кадровой службы на всех лиц, принимаемых на работу по трудовому договору.
Работник должен заверить корректность данных в разделах I - III Личной карточки своей подписью.
На протяжении периода работы, при изменениях в разделе III, работника следует ознакомить с каждой новой записью (под расписку в его личной карточке).
В 1С: ERP 2 источником данных для заполнения карточки работника является как сам справочник «Сотрудники», так и наборы данных к которым можно перейти из него.
2. Справочник «Сотрудники»
В справочнике «Сотрудники» указывается Организация, фамилия, имя, отчество, дата рождения, ИНН, пол, СНИЛС и табельный номер.
Для заполнения других данных Личной карточки работника предназначены закладки «Личные данные», «Образование, квалификация», «Семья», «Трудовая деятельность», «Кадровые документы», «Воинский учет» и «Отсутствия».
На практике форма Личной карточки работника печатается после заполнения информации о сотруднике в программе учета 1С. Далее возможно ручное ведение Личной карточки работника при поступлении дополнительных данных о работнике. Допускается и полное ведение Личной карточки работника вручную на бланке Т-2.
Место рождения, гражданство, данные документа, удостоверяющего личность, адреса по прописке и проживанию, контактные данные указываются на закладке «Личные данные».
Сведения об образовании указываются на закладке «Образование, квалификация».
Сведения о стаже и наградах указываются на закладке «Трудовая деятельность». Причем значения стажей может быть разным. Для больничных – один стаж, для выслуги лет (если она установлена на предприятии) – другой.
Сведения и семейном положении и членах семьи указываются на закладке «Семья». У членов семьи указываются степень родства, фамилия, имя, отчество, и дата рождения.
Сведения о воинском учете указываются на закладке «Воинский учет» (опция доступна, если в настройке программы установлено «Ведется воинский учет»). Информация выбирается из справочников, которые являются предустановленными, кроме воинского звания и военкомата.
Сведения о приеме на работу и кадровых перемещениях указываются на Закладке «Кадровые документы». В личной карточке помимо даты приема, должности и подразделения отображаются также № приказа, его дата, характер работы (по умолчанию принимается «постоянно», но если на закладке «Трудовой договор» указан признак «Срочный трудовой договор» – «временно»). Также при выборе значений вида занятости («Основное место работы», «По внешнему совместительству», «По внутреннему совместительству») в 1С в личной карточке заполняется «Вид работы».
Сведения об отпусках указываются на закладке «Отсутствия».
Получить форму «Личная карточка работника» можно из справочника «Сотрудники».
Рассматриваемый документ является документом, срок хранения которого определен как семьдесят пять лет с момента увольнения работника согласно нормативам.
На этой странице работник должен проверить информацию о себе и поставить подпись.
При переводе сотрудника на другую должность (раздел III), сотрудника следует ознакомить с записью под роспись.
При увольнении на этой странице работник должен проверить информацию о себе и поставить подпись.
Также обращаю внимание, что возможно получение «Личных карточек работников» на несколько сотрудников через Кадровые отчеты, отчет «Личные карточки (Т-2)».
По кнопке «Настроить» можно подобрать несколько сотрудников (существуют также отборы по подразделениям и должностям) и распечатать несколько личных карточек.
Через расширенную настройку можно получить бланк Т-2 по принятым сотрудникам.
3. Доступ к личной информации
ВАЖНО! Информация о лице, указанная в Личной карточке работника является персональными данными.
В Федеральном законе "О персональных данных" № 152-ФЗ и в Постановлении правительства № 1119 («Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных») указаны обязанности и требования по обработке персональных данных, а также ответственность за их невыполнение.
Поэтому при получении от физического лица персональных данных, необходимо получить письменное согласие на их обработку.
В 1С: ERP это можно выполнить следующим образом: по кнопке «Печать» в справочнике «Сотрудники» создать и заполнить документ «Согласие на обработку ПДн», после чего распечатать типовую письменную форму согласия для подписания этого документа владельцем персональных данных.
Согласно политики организации с сотрудников отдела кадров может быть взята подписка о неразглашении информации (Обязательство о неразглашении ПДн).
Для организации доступа к личной информации, хранимой в 1С: ERP, существуют типовые механизмы в виде «Настройки пользователей и прав». С помощью групп доступа, профилей и разрешений на роли следует ограничивать права пользователей на эту информацию.
Консультант компании ООО «Кодерлайн»
Владимир Симин.
