Содержание:

1.       Документ Заказ поставщику: зачем и как использовать

2.       Оформление документов 1С: как в ERP сформировать документ «Заказ поставщику»

1.     Документ Заказ поставщику: зачем и как использовать

Документ "Заказ поставщику" (ERP система 1С) определяет сроки и условия доставки товаров по предшествующей договоренности с поставщиком. Кроме этого, заказом фиксируются варианты и сроки оплаты за приобретаемые товары/услуги.

С помощью этого инструмента в системе организовывается процесс закупок и контроля за выполнением обязательств как со стороны поставщика (поставка товаров), так и со стороны покупателя (своевременная оплата).

Возможность использования заказов, размещение заказа поставщику, а также различные опции по работе с данным функционалом настраиваются в разделе «Настройка НСИ и разделов» / «Закупки» / «Заказы поставщикам» подсистемы «НСИ и администрирование» (Рис. 1 и 2).

Рис. 1

Рис. 2 

2. Оформление документов 1С: как в ERP сформировать документ «Заказ поставщику»

В 1C ERP документ можно сформировать в системе несколькими способами:

·         Напрямую из документа «Заказ клиента» (рис. 3)

Рис. 3

·         На основании сделки с клиентом (Рис. 4)

Рис. 4

·         Из журнала документов «Заказ поставщика» (кнопка ) (Рис. 5)

o   новый

o   по плану

o   по потребностям

Рис. 5

            При использовании механизма системы «на основании» (для оформления документа из заказа клиента и сделки с клиентом) создается новый документ с частично заполненными реквизитами шапки документа и табличной части.

            Для автоматического формирования документов следует воспользоваться функционалом создания «по плану» или «по потребностям». При этом заказы формируются на основе плановых данных или в соответствии с заданными параметрами обеспечения (например, допустимого минимального количества товара на складе).

Для уменьшения «ручной» работы при создании документа удобно воспользоваться механизмом соглашений с поставщиками (при условии включенной опции в настройках системы). В этом случае параметры заказа, например, склад, организация, вид цены поставщика и многие другие будут заполнены автоматически из соглашения.

Рис. 6

Информация о соглашении вводится на закладке «Основное» (Рис. 6). В открывшейся форме выбора отображаются все соглашения выбранного поставщика. Если в системе оформлено только одно соглашение, оно автоматически будет подставлено в документ при выборе контрагента.

Рис. 7

Если выбрано соглашение, то порядок расчета (по заказам или по накладным), а также график оплаты с вариантами и сроками определяется именно в нем. Иначе график заполняется в самом заказе и по умолчанию вариант оплаты устанавливается «Кредит, после отгрузки» 100% с датой платежа соответствующей дате самого заказа. Также в форме правил оплаты (Рис. 7) есть возможность указать другие параметры (форма оплаты, банковский счет и т.д.).

            На закладке «Товары» указываются позиции номенклатуры к заказу. Есть возможность указать предпочтительную дату поставки и необходимость оформления поступления одной датой. Данные параметры являются необязательными.

            Для контроля выполнения обязательств поставщиком в системе используются статусы (устанавливаются вручную) и состояния документа (рассчитываются автоматически).

Использование статусов в документах определяется настройкой параметров системы в разделе «Настройка НСИ и разделов» / «Закупки» / «Статусы документов» подсистемы «НСИ и администрирование».

Рис. 8

При создании нового документа автоматически устанавливается статус «Согласован» (Рис. 8). Если для оформления заказа необходимо согласование внутри организации, следует установить статус «На согласовании» и перейти по команде «Согласование» на панели навигации формы в список «Согласования закупки». Для запуска бизнес-процесса согласования заказа требуется нажать кнопку "Создать" и в открывшейся форме (Рис. 9) стартовать процесс согласования.

ВАЖНО!!! Для успешного старта процесса необходимо, чтобы в параметрах системы были указаны лица, ответственные за условия закупок (Рис. 2).

Если в организации используется механизм внутреннего согласования заказа рекомендуется включить механизм версионирования документа.

Рис. 9

            После прохождения всех этапов согласования, статус документа автоматически переходит в статус «Согласован».          Перевод документа в другой статус осуществляется пользователями вручную.

Статус документа «Подтвержден» отражает факт отгрузки товара, подтвержденный поставщиком. В этом статусе на основании документа вводится документ «Приобретение товаров и услуг» от поставщика.

Статус документа «Закрыт» устанавливается, когда работа по заказу закончена.

При установке определенных функциональных опций (Рис. 2) система контролирует корректность действий пользователя, проверяя полноту поступлений товара и оплат по документу. Если не все условия будут выполнены, заказ не будет переведен в статус «Закрыт». И в форме помощника закрытия заказа будет выведена информация о причинах ошибки (Рис. 10).

Рис. 10

Состояние заказа – это информация, которая рассчитывается автоматически, учитывая данные, которые есть в базе (статус, оплата, поступление на склад и т.д.).

Все варианты возможных состояний заказов можно посмотреть на панели отборов формы журнала документов «Заказы поставщикам».

Рис. 11

Документ «Заказ поставщику» в 1С:ERP может выступать в роли распоряжения на доставку товаров. Для этого на вкладке «Доставка» необходимо выбрать один из способов и указать адрес. В зависимости от выбранного способа доставки состав реквизитов может расширяться. Кроме адреса доставки добавляются различные поля для ввода нужных данных (Рис.12).

Рис. 12.

Специалист компании ООО «Кодерлайн» 

Ольга Малашина.