Содержание:
1. Документ Заказ поставщику: зачем и как использовать
2. Оформление документов 1С: как в ERP сформировать документ «Заказ поставщику»
1. Документ Заказ поставщику: зачем и как использовать
Документ "Заказ поставщику" (ERP система 1С) определяет сроки и условия доставки товаров по предшествующей договоренности с поставщиком. Кроме этого, заказом фиксируются варианты и сроки оплаты за приобретаемые товары/услуги.
С помощью этого инструмента в системе организовывается процесс закупок и контроля за выполнением обязательств как со стороны поставщика (поставка товаров), так и со стороны покупателя (своевременная оплата).
Возможность использования заказов, размещение заказа поставщику, а также различные опции по работе с данным функционалом настраиваются в разделе «Настройка НСИ и разделов» / «Закупки» / «Заказы поставщикам» подсистемы «НСИ и администрирование» (Рис. 1 и 2).
Рис. 1
2. Оформление документов 1С: как в ERP сформировать документ «Заказ поставщику»
В 1C ERP документ можно сформировать в системе несколькими способами:
· Напрямую из документа «Заказ клиента» (рис. 3)
Рис. 3
· На основании сделки с клиентом (Рис. 4)
Рис. 4
· Из журнала документов «Заказ поставщика» (кнопка 
) (Рис. 5)
o новый
o по плану
o по потребностям
Рис. 5
При использовании механизма системы «на основании» (для оформления документа из заказа клиента и сделки с клиентом) создается новый документ с частично заполненными реквизитами шапки документа и табличной части.
Для автоматического формирования документов следует воспользоваться функционалом создания «по плану» или «по потребностям». При этом заказы формируются на основе плановых данных или в соответствии с заданными параметрами обеспечения (например, допустимого минимального количества товара на складе).
Для уменьшения «ручной» работы при создании документа удобно воспользоваться механизмом соглашений с поставщиками (при условии включенной опции в настройках системы). В этом случае параметры заказа, например, склад, организация, вид цены поставщика и многие другие будут заполнены автоматически из соглашения.
Рис. 6
Информация о соглашении вводится на закладке «Основное» (Рис. 6). В открывшейся форме выбора отображаются все соглашения выбранного поставщика. Если в системе оформлено только одно соглашение, оно автоматически будет подставлено в документ при выборе контрагента.
Рис. 7
Если выбрано соглашение, то порядок расчета (по заказам или по накладным), а также график оплаты с вариантами и сроками определяется именно в нем. Иначе график заполняется в самом заказе и по умолчанию вариант оплаты устанавливается «Кредит, после отгрузки» 100% с датой платежа соответствующей дате самого заказа. Также в форме правил оплаты (Рис. 7) есть возможность указать другие параметры (форма оплаты, банковский счет и т.д.).
На закладке «Товары» указываются позиции номенклатуры к заказу. Есть возможность указать предпочтительную дату поставки и необходимость оформления поступления одной датой. Данные параметры являются необязательными.
Для контроля выполнения обязательств поставщиком в системе используются статусы (устанавливаются вручную) и состояния документа (рассчитываются автоматически).
Использование статусов в документах определяется настройкой параметров системы в разделе «Настройка НСИ и разделов» / «Закупки» / «Статусы документов» подсистемы «НСИ и администрирование».
Рис. 8
При создании нового документа автоматически устанавливается статус «Согласован» (Рис. 8). Если для оформления заказа необходимо согласование внутри организации, следует установить статус «На согласовании» и перейти по команде «Согласование» на панели навигации формы в список «Согласования закупки». Для запуска бизнес-процесса согласования заказа требуется нажать кнопку "Создать" и в открывшейся форме (Рис. 9) стартовать процесс согласования.
ВАЖНО!!! Для успешного старта процесса необходимо, чтобы в параметрах системы были указаны лица, ответственные за условия закупок (Рис. 2).
Если в организации используется механизм внутреннего согласования заказа рекомендуется включить механизм версионирования документа.
Рис. 9
После прохождения всех этапов согласования, статус документа автоматически переходит в статус «Согласован». Перевод документа в другой статус осуществляется пользователями вручную.
Статус документа «Подтвержден» отражает факт отгрузки товара, подтвержденный поставщиком. В этом статусе на основании документа вводится документ «Приобретение товаров и услуг» от поставщика.
Статус документа «Закрыт» устанавливается, когда работа по заказу закончена.
При установке определенных функциональных опций (Рис. 2) система контролирует корректность действий пользователя, проверяя полноту поступлений товара и оплат по документу. Если не все условия будут выполнены, заказ не будет переведен в статус «Закрыт». И в форме помощника закрытия заказа будет выведена информация о причинах ошибки (Рис. 10).
Рис. 10
Состояние заказа – это информация, которая рассчитывается автоматически, учитывая данные, которые есть в базе (статус, оплата, поступление на склад и т.д.).
Все варианты возможных состояний заказов можно посмотреть на панели отборов формы журнала документов «Заказы поставщикам».
Рис. 11
Документ «Заказ поставщику» в 1С:ERP может выступать в роли распоряжения на доставку товаров. Для этого на вкладке «Доставка» необходимо выбрать один из способов и указать адрес. В зависимости от выбранного способа доставки состав реквизитов может расширяться. Кроме адреса доставки добавляются различные поля для ввода нужных данных (Рис.12).
Рис. 12.
Специалист компании ООО «Кодерлайн»
Ольга Малашина.
