Содержание:
1. «Человеческий фактор» при задвоении.
2. Обмен данными между несколькими информационными базами пользователем 1С 8.3.
3. Поиск и удаление дублей, корректировка данных.
На сегодняшний момент есть две основные причины возникновения дублирующийся данных (дубликатов) в информационных системах и базах данных:
1. Человеческий фактор.
2. Обмен данными 1С между несколькими информационными базами.
Рассмотрим оба варианта, учитывая:
А) причины
Б) последствия
В) способы устранения последствий, т.е. исправление дублей
Г) способы устранения причин ;)
При этом отмечу, что способ устранения последствий один (вне зависимости от источников). Поэтому подробная инструкция удаления дублей в конце статьи, а в начале – рекомендации для борьбы и «лечения».
1. «Человеческий фактор» при задвоении
Причины: большое количество пользователей и объемная база данных (количество складов, товаров, документооборота и т.п.); отсутствие «регламента» - кто и за что должен отвечать (ограничение прав доступа в 1С в том числе); не проводится для новых сотрудников курс базового обучения работы в программе 1С (как учили в детстве плавать за 5 минут, «oldschool» - сразу в воду и на глубину).
Способы устранения причин.
Все решается первоначальными настройками. Этому максимально поспособствовали разработчики 1С. Однако есть моменты, которые пользователи часто упускают (особенно при спешном переходе со старой версии на новые).
1. Больше всего «страдали» справочник Номенклатура и Партнеры (они же Клиенты, они же Поставщики). Решено. Теперь в карточке вида номенклатуры есть механизм проверки уникальности элемента. Что это значит? Когда создается новая номенклатура, программа проверяет наличие элемента с таким же сочетанием значений реквизитов (данных). И в случае совпадения оповещает пользователя о том, что он намеревается сознательно создать дубль. Какие именно данные учитывает программа, как это выглядит и где находится – скрины ниже:
Теперь о справочнике Партнеров. При нажатии на «Создать» открывается Помощник создания партнера (и контрагента), который пошагово контролирует заполнение информации, анализирует данные и при совпадении некоторых данных предлагает пользователю ознакомиться с существующими записями в базе.
Пример. Есть партнер, в карточке заведен его контактный номер. Пользователь по ряду определенных причин пытается создать нового партнера и указывает тот же номер. Программа выдает следующее сообщение с рекомендациями:
Т.е. окончательное решение за пользователем.
Если информация не помогает и дубли все равно создаются, - в ход палку.
Шутка ;)
2. Вышеупомянутое ограничение прав, раздача полномочий по регламенту. При настройке прав пользователей можно назначить отдельных ответственных лиц по ведению НСИ: созданию номенклатуры, созданию партнеров и контрагентов, созданию физ.лиц.
3. Проведение базового обучения работы в программе, чтобы Вы и Ваши сотрудники чувствовали себя уверенными пользователями 1С 8.3 и занимались прямыми обязанностями, а не тратили рабочее время на исправление ошибок в учете. Ведь последствия в лучшем случае: «OkayGoogle, как удалить дубли в 1С» (с).
2. Обмен данными между несколькими информационными базами пользователем 1С 8.3
Теперь рассмотрим тяжелый случай: причина возникновения дублей - Обмен данными между несколькими информационными базами. Думаю, многие из Вас сталкивались с такой проблемой после «Синхронизации данных».
Ситуация. Бухгалтер хватается за голову: у него опять "задвоилась" карточка контрагента, а на носу сдача отчетности по НДС. Паника.
Увы, короткого списка способов устранения причин нет. Как правило, дубли появляются из-за того, что объекту из базы источника в базе приемника не нашлось сопоставление, ни по регистру, ни по ссылке, ни по полям поиска. Подход решения проблем: от простого - к сложному, пошаговое рассмотрение вариантов. И вопрос по устранению дублирования данных в базе надо решить оперативно.
Поэтому в случае если есть подозрение, что дубли возникают из-за обменов, опираясь на опыт и практику, рекомендую для устранения причин возникновения дублирующийся данных обратиться в нашу компанию.
3. Поиск и удаление дублей, корректировка данных.
Переходим к главному: инструкция по удалению дублей.
Где найти? В любой конфигурации (УТ, КА, БП, ERP и другие) открываете раздел Администрирования – блок Настройки программы (или Администрирование) – ищите Обслуживание – группа Корректировка данных – Поиск и удаление дублей.
Далее открывается сама форма обработки:
1. Указываете интересующий объект для изменений.
2. В Реквизите «Отбирать» устанавливаете условия, сужая круг данных, который необходимо проанализировать и изменить.
3. В реквизите «Сравнить» задаете критерии. Программа должна отбирать элементы, которые (исходя из Ваших соображений) дублируются в данных.
Пример 1: в данных обнаружены контрагенты с повторяющимся ИНН. Чтобы исключить контрагентов с незаполненным ИНН из обработки данных, установим отбор:
А в правиле сравнения отметим условие:
Важно! В правилах по всем реквизитам действует условие «Совпадает» и только в реквизитах, касающихся наименований, предлагается несколько правил: «Совпадает» и «Совпадает по похожи словам».
В итоге при нажатии на «Найти дубли», если таковые имеются, обработка условий выглядит так:
Пройдясь по группировкам результата вы определяете, что является дублем, а что – оригиналом. По умолчанию оригиналами значатся те элементы, на которые ссылается большее количество данных в базе.
Если Вам требуется ознакомиться детальнее с данными, воспользуйтесь гиперссылкой тут же на форме: Все места использования. Откроется форма финансового отчета с группировкой по контрагентам и данным, где имеется ссылка на них.
При нажатии «Удалить дубли» назначается один объект – указанный оригинал, а дубли помечаются на удаление. Далее их можно окончательно удалить из базы данных через стандартную обработку «Удаление помеченных объектов».
На этом все. Надеюсь, данная информация была полезна для Вас! В случае дополнительных вопросов или сложностей – обращайтесь. Мы обязательно решим Вашу проблему!
Специалист компании ООО «Кодерлай»
Юлия Антонова.
