1. Функциональные возможности блока «Управление продажами»
2. Оптовая торговля в 1С УТ
3. Комиссионная торговля в 1С УТ
4. Розничная торговля в 1С УТ
Функциональные возможности блока «Управление продажами»
В рамках данного блока решаются следующие функциональные возможности:
- Создание и установка ценовой политики компании в области продаж. Здесь формируется ценообразование. С помощью рабочего места Прайс-лист (раздел CRM и маркетинг) можно узнать текущие цены в зависимости от вида цены, а также назначить новые. Также назначаются скидки (наценки).
- Формирование условий продаж. Здесь мы можем указать графики оплаты для клиентов, соглашения (типовые и индивидуальные), а также договоры с клиентами. Типовое соглашение может быть создано как общее для клиентов, так и распространяться на сегмент клиентов. Если необходимо обособить условия продаж для конкретного клиента, то используются индивидуальные соглашения. Договоры необходимы для отражения интересов юридических сторон и указания порядка расчетов.
- Формирование взаимоотношений с клиентами. Данная функция позволяет проанализировать текущую работу с клиентами и понять выгоду и пользу сотрудничества. Используются «Взаимодействия с клиентами» (телефонный звонок, электронное письмо, встреча, …), «Сделки с клиентами» (эффективность работы с клиентом, может быть выиграна или проиграна), «Претензии» (любое обращение клиента).
- Автоматизация оптовой, розничной и комиссионной продажи.
Для использования того или иного функционала его необходимо настроить и подключить, выполнив следующие действия: НСИ и администрирование –> Настройка НСИ и разделов –> Продажи. В зависимости от нужной функции, устанавливаем галки.
Остановимся на такой настройке как «Использование заказов» для отражения операций оптовой торговли: НСИ и администрирование –> Настройка НСИ и разделов –> Продажи. Настройка позволяет использовать документ «Заказ клиента» только для формирования печатной формы счета на оплату (Заказ как счет), для резервирования остатков товаров на складе (Заказ со склада) или для резервирования и формирования потребностей на заказной товар (Заказ со склада и под заказ).
Оптовая торговля в 1С УТ
Как было описано выше при оптовой торговле могут быть использованы типовые и индивидуальные соглашения с клиентами, может быть реализована договорная работа, а также предпродажная работа с клиентами, которая осуществляется с помощью Коммерческих предложений (Продажи –> Коммерческие предложения клиентам). Использование коммерческих предложений необязательно. Оно не планирует отгрузку товаров, не планирует оплату от покупателя, а просто отражает факт предложения клиенту приобрести товар.
Документ «Заказ покупателя» также является необязательным для оформления при продаже. С помощью данного документа уже планируется и отражается намерение клиента купить товар.
«Заказ покупателя» может быть создан:
- на основании Коммерческого предложения клиенту (Продажи –> Коммерческое предложение клиентам –> Создать на основании –> Заказ клиента);
- вручную пользователем ИБ (Продажи –> Заказы клиентов –> Создать);
- с помощью системы самообслуживания, когда клиенту предоставлен доступ к ИБ;
- через торговых представителей (Продажи –> подраздел Торговые представители).
При создании «Заказа покупателя» должны быть заполнены все обязательные поля. В заказе указываются Клиент и созданное ранее Соглашение (при необходимости Договор), Организация и склад отгрузки товаров, также может быть выбран ранее сформированный График оплаты. Всю подробную информацию работы с клиентом рекомендуется внести в соглашение, тогда документ «Заказ клиента» будет автоматически по максимуму заполнен данными из соглашения (условия продаж, склад отгрузки, скидки, цены и т.п.).
У менеджера есть возможность отклониться от условий продаж (при наличии соответствующей Роли), т.е. изменить условия по оплате, либо изменить склад отгрузки. Если данная Роль не доступна, то менеджер должен запустить бизнес-процесс по согласованию такого заказа (статус документа только «На согласовании»).
На закладке «Товары» указываем перечень номенклатуры, который клиент хочет приобрести, а также дату отгрузки. Дата отгрузки указывается как для всей номенклатуры из заказа, так и построчно (регулируется галкой «Отгружать одной датой»). Также нас интересует колонка «Действие», которая оказывает влияние при проведении документа. Перечень действий колонки меняется в зависимости от обеспечения номенклатурных позиций, есть они на складе или нет, ожидается ли поступление. Значение в колонках можно менять построчно, либо используя сервис «Обеспечение –> Заполнить обеспечение» для всех строк табличной части. Также с помощью данного сервиса можно посмотреть «Состояние обеспечения».
Выбирать значение действия нужно из условий:
- если номенклатура есть на складе в достаточном количестве, то доступно будет значение «Отгрузить»;
- если номенклатура есть на складе, но отгрузку пока только планируем, например, ждем оплату от клиента, то доступно значение «Резервировать на складе»;
- если номенклатурных позиций на складе нет, но они ожидаются по заказам (Заказ на производство, Заказ поставщику, Заказ на перемещение, …), то будет такое действие как «Резервировать по мере поступления»;
- если номенклатуры нет на складе и нет в будущих поставках, то выбирается значение «Не обеспечивать», «К обеспечению», «Обеспечивать обособленно». Таким образом, формируется общая потребность в номенклатурных позициях.
В зависимости от установленного значения в колонке «Действие» будет меняться «Текущее состояние документа».
Теперь перейдем к фактической отгрузке товаров и изменению взаиморасчетов с клиентом. Для этих целей служит документ «Реализация товаров и услуг». Документ может быть создан как на основании одного или нескольких «Заказов клиента», так и без привязки к заказу. На закладке «К оформлению» (Продажи –> Документы продажи) отображаются заказы, которые необходимо отгрузить, т.е. создать документ «Реализация…». Мы можем это сделать в полном объеме по заказу (Оформить по заказу) или по фактической отгрузке, наличию на складе (Оформить по отгрузке).
Сам документ «Реализация товаров и услуг» является финансовым, отражает изменение взаиморасчетов с клиентами, а отгрузка происходит в зависимости от выбранного склада. Если склад имеет не ордерную схему, то отгрузка происходит сразу без каких-либо дополнительных документов. Если используется ордерная схема, то фактическая отгрузка произойдет после создания документа «Расходный ордер на товары».
В табличной части документа «Реализация…» может быть выбрана номенклатура с типом работа или услуга, т.е. не требующая отгрузки со склада. Таким образом из документа можно сформировать печатную форму «Акт об оказании услуг», либо оформить самостоятельный документ «Акт выполненных работ для клиента».
Также в составе табличной части документа «Реализация…» может быть тара (тип номенклатуры). Тара может добавляться вручную, либо быть привязана в карточке номенклатура (поставляется в таре), тогда документ можно заполнить по команде в табличной части Заполнить –> Дополнить тарой. Таким образом, мы на условии возврата передаем такую тару конечному клиенту. Увидеть какую тару, в каком объеме, какому клиенту мы передали можно в специализированном рабочем месте Продажи –> Возврат и выкуп тары. В рабочем месте можно «Оформить заявку на возврат тары», либо сразу отразить факт возврата с помощью команды «Оформить возврат тары», а также по какой-либо причине «Оформить выкуп тары» (соответствующая команда).
Документы возврата тары – это те же документы «Заявка на возврат от клиента» (необязательный) или «Возврат от клиента», хотя кнопки в рабочем месте носят другое название. Таким образом, в документе возврата указывается как номенклатурная позиция с типом товар, так и возвратная тара (Продажи –> подраздел Возвраты и корректировки).
Также, если документ «Реализация товаров и услуг» был оформлен с ошибками, либо нужно поменять стоимость и количество товаров, можно воспользоваться возможностью скорректировать финансовый документ. Для этих целей служить документ «Корректировка реализации» (Продажи –> подраздел Возвраты и корректировки). Документы из данного подраздела можно ввести на основании «Реализации…».
Подведем небольшой итог. Есть документы обязательные и необязательные для оформления оптовой продажи. Сам факт отражения продажи продукции клиенту оформляется документов «Реализация товаров и услуг». В состав табличной части данного документа включается номенклатура с типом товар, набор, работа, услуга, тара. Также есть возможность скорректировать продажу и оформить возврат.
Представим небольшую схему документооборота при оптовой торговле:
Комиссионная торговля в 1С УТ
По работе с комиссионерами есть отдельное рабочее место Продажи –> подраздел Комиссионные продажи –> Отчеты комиссионеров (агентов). Здесь представлены как уже созданные документы (вкладка «Отчеты комиссионеров»), так и те, которые необходимо оформить (вкладка «Комиссионеры»). В зависимости от того, какую информацию нам предоставит комиссионер, мы можем оформить один из двух документов: «Отчет комиссионера о продажах» (если продажа состоялась, комиссионер в данном случае получит комиссионное вознаграждение) или «Отчет комиссионера о списании» (например, если произошла потеря или порча номенклатурных позиций). В последнем случае возникнет задолженность на залоговую стоимость товаров комиссионера перед нами.
Также есть возможность вернуть товар комиссионером. Для этого используются стандартные документы «Заявка на возврат от клиента» или просто «Возврат товаров от клиента» с соответствующей операцией.
Подведем итог. В рамках комиссионной торговли используется аналогичная схема документооборота, что и при оптовой торговле, но применяется специальный тип операции «Передача на комиссию», а также схема дополняется документом «Отчет комиссионера».
Розничная торговля в 1С УТ
Описанный выше набор документов может использоваться и для розничной торговли. Но розничная торговля это прежде всего продажи обезличенным физическим лицам, т.е. без указания конкретного клиента, что требуется в вышеупомянутых документах. Поэтому в «1С:Управление торговлей» применяются специальные документы, расположенные в подразделе «Розничные продажи» (Продажи –> подраздел Розничные продажи).
Продажа товаров происходит со специальных складов, торговых точек, имеющих вид «Розничный магазин» (НСИ и администрирование –> Склады и магазины –> Склад Розничный магазин).
Торговая точка может быть автоматизированной или неавтоматизированной. Это зависит от того, какое оборудование подключено для продажи, зависит от «Кассы ККМ» (НСИ и администрирование –> Кассы ККМ). Тип кассы может принимать одно из трех значений: Фискальный регистратор, ККМ Offline, Автономная ККМ.
- Фискальный регистратор – требуется подключить торговое оборудование и иметь доступ к программному продукту. Здесь мы фиксируем продажу, т.е. в чеке мы видим конкретную номенклатурную позицию и стоимость продажи. Подключить оборудование и настроить место кассира можно в специализированном рабочем месте НСИ и администрирование –> подраздел Администрирование –> РМК и оборудование.
После настройки можно использовать «Рабочее место кассира» (Продажи –> подраздел Розничные продажи –> Рабочее место кассира). Здесь кассир в рамках одной кассовой смены формирует документы «Чеки ККМ», а по закрытию кассовой смены автоматически формируется документ «Отчет о розничных продажах». Этот документ сводно собирает все продажи с «Чеков ККМ».
- ККМ Offline – также требуется подключение оборудования и настройка обмена с таким оборудованием (Продажи –> Обмен с подключаемым оборудованием Offline). В рамках обмена автоматически формируется документ 2Отчет о розничных продажах».
- Автономная ККМ – никакие обмены не настраиваются, документ «Отчет о розничных продажах» с такой кассой создается вручную.
Итак, основным документом фиксации розничной продажи является «Отчет о розничных продажах» вне зависимости от оборудования, подключенного на торговой точке. Документ содержит перечень номенклатурных позиций в количественном и суммовом выражении. В отличие от «Реализации…» здесь мы не указываем клиента и какой-либо дополнительной информации. Зато формы оплаты более расширенные, не только наличная и безналичная оплата, но и подарочными сертификатами и использование бонусной программы лояльности (соответствующие вкладки документа). Оплата от покупателя также может быть смешанная, например, частично наличными денежными средствами, частично безналичными.
Подведем итог. «1С:Управление торговлей» – это программа, имеющая вполне простой механизм оформления продаж конечному клиенту. Это могут быть оптовая торговля, розничная и передача товаров на комиссию. В каждом виде торговли есть ряд специализированных документов, а также специальный вид операции для комиссионной торговли. Удобный интерфейс блока «Продажи» позволяет легко ориентироваться по подразделам и оформлять необходимые документы. А с помощью отчетов (Продажи –> Отчеты по продажам) пользователь может сформировать требуемую информацию по взаиморасчетам с клиентами, остатками товаров по комиссионным продажам, проанализировать показатели продаж по периодам и многое другое.
Алена Лавренко,
разработчик 1С компании ООО “Кодерлайн”
