-

Учет мест хранения

0
748
22.09.2021 Удалова Кристина

Содержание:

1.       Что такое упрощенный учет мест хранения?

2.       Как настроить учет мест хранения?  


1.      Что такое упрощенный учет мест хранения?


Приветствую, коллеги! В статье рассмотрим новый функционал, недавно выпущенный в 1С – упрощенный учет мест хранения оригиналов документов.


Рассмотрим следующий сценарий: проверяющие органы запросили оригиналы документов, а в компании не ведется номенклатура дел и сотрудники не знают, где хранятся документы. Так может случиться, потому что в организации нет четкого механизма учета мест хранения оригиналов документов. Во многих компаниях возникает проблема не только с поиском, но и с утерей документов, так как формируются большие документопотоки, имеются филиальные структуры, где в каждом филиале организована своя система хранения документации. В связи с этим сложно контролировать хранение документов.


В программе 1С:Документооборот уже есть решение этой проблемы – это учет по номенклатуре дел, описанный в методологии делопроизводства. С его помощью можно контролировать:

·         сроки хранения;

·         места хранения;

·         разрезы учета (по видам, по организациям и подразделениям, по контрагентам и вопросам деятельности;

·         отметки ОПК и пр.


Но в 1С 8.3 учет по номенклатуре дел – это достаточно сложно. Многие организации не ведут сводную номенклатуру дел, либо не используют ее в повседневной жизни и работе с документами. А те, кто таки ведет сводную номенклатуру дел организации, сталкиваются с другими проблемами: администрированием и поддержкой ее в актуальном состоянии. Также не всегда хватает квалифицированных кадров, которые могли бы корректно вести номенклатуру дел и отмечать все нюансы. Например, учитывать сроки документов. Проблему хранения документов обязательно необходимо решать, так как она может привести к неприятным последствиям.


В связи с этим, начиная с релиза 2.1.22 в 1С 8 Документооборот появился простой способ указать исторически сложившееся место хранения документа. Оно отвечает на один простой вопрос: где же физически лежит наш документ, и кто отвечает за его хранение? Это достаточно просто заполнить и навести тем самым порядок. И этот механизм может не только решить проблему поиска документов, но и упростить внедрение системы 1С:Документооборот, так как не потребуется сразу проводить анализ и составлять номенклатуру дел.  


2.      Как настроить учет мест хранения?


Рассмотрим, как настроить простой учет мест хранения.


В настройках программы 1С:Документооборот 2.1 («Настройка и администрирование → Настройка программы») в блоке «Делопроизводство» появилась новая настройка «Места хранения документов». Ее необходимо включить.



Рис. 1 Места хранения документов в 1С


Далее необходимо определить те виды документов, по которым мы хотим контролировать места их хранения. Например, договора, дополнительные соглашения, акты и т.п. Для коммерческих предложений, деловой переписки и аналогичных видов документов, скорее всего, данная настройка будет излишней. Настройку включаем только в тех видах документов, где это важно и уже были прецеденты с утерянными документами.


В настройках вида документа в 1С 8.3 Документооборот указываем в полях «Место хранения» и «Отв. За хранение» один из трех вариантов:

- Учитывать;

- Не учитывать;

- Обязательно указывать.



Рис. 2 Указание места хранения в 1С


Отметим, что если введено «Обязательно указывать», то 1С 8 Документооборот не разрешит зарегистрировать документ без заполнения места хранения или ответственного за хранение сотрудника. То есть проверка работает именно при регистрации документа.


После настройки вида документа в карточке и шаблонах соответствующего документа в блоке «Хранение» появляются новые одноименные поля. При этом обязательность заполнения полей будет зависеть от настройки, описанной выше.


Отметим, что место хранения в 1С вводится только для бумажных документов, так как электронные документы хранятся в самой системе и дополнительного указания этот факт не требует. В качестве места хранения может быть указано подразделение, ссылка на территорию или помещение (место хранения дел), а также просто строка. Т.е. возможно просто строкой указать, в каком конкретно шкафу находится документ.



Рис. 3 Место хранения в 1С для бумажных документов


Ответственным за хранение может быть пользователь системы 1С:Документооборот, при этом если у вас используется шаблон документа, то доступно использование автоподстановок, чтобы эти данные могли быть рассчитаны.


Таким образом вы всегда будете знать, где физически лежат важные документы и «с кого спросить» в случае их потери. Приятным бонусом станет упрощение перехода на полноценный учет по номенклатуре дел, так как будет проще найти документы, укомплектовать их в дела и ввести в систему.


Специалист компании «Кодерлайн»

Удалова Кристина

Задать вопрос автору статьи
Тема вопроса*
Ваше имя*
E-mail или телефон*
Ваш вопрос*
 

Добавить комментарий
Текст сообщения*
Защита от автоматических сообщений
 
Теги
#1С: CRM #1С: ERP #1С: ERP Управление строительной организацией #1С: ERP. Управление буровой компанией #1С: WMS Управление складом #1С: Аренда и управление недвижимостью #1С: БУХ #1С: Договорчики #1С: Документооборот #1С: ЗУП #1С: Интеграция #1С: КА #1С: Колледж #1С: Конвертация данных #1С: Модули #1С: Платформа #1С: Розница #1С: Сценарное тестирование #1С: ТОИР #1С: УАТ #1С: УКФ #1С: Университет #1С: УНФ #1С: УПП #1С: Управление строительной организацией #1С: УТ #1С: УХ #1С:ERP #1С:БГУ #1С:БП #1С.6-НДФЛ #ADO #APACHE #API #canonical #com-объекты #Excel #Excel в 1С #GoogleDrive #HTTP #ITIL #Koderline: Управление медиа-холдингом #Koderline: Управление проектами строительства скважин #LINUX #MS SQL Server #WEB #WEB-сервисы 1С #Word #XML #Администрирование 1С #акты в 1С #Безопасность сервера #Бесшовная интеграция #БИТ.Финанc #Битрикс24 #Блокировки в 1С #БСП #БУ #Бурение скважин #Бюджетирование #Внедрение #Внедрение ERP #Закрытие месяца #Запросы 1С #Интеграция 1С #КАК ОТРАЖАЮТСЯ ТОВАРЫ В ПУТИ 1С #Как сделать в 1С #Конвертация данных #Корпоративное сопровождение #Лизинг #Лицензии 1С #Механизм Анализа Данных в 1С #Моделирование #Модуль Диадок #МСФО #Налоги #Обмен между базами #Обновления #Оптимизация #Отпуск #Отчетность #Отчеты в 1С #Оценка задач #Перенос данных #Планирование #Полезные обработки #Правила обмена #предопределенные элементы справочников #Проводки 1С #Программирование в 1С #Программные права #Продажи #Производство #Работа с объектами в 1С #Расширение конфигурации #РСБУ #С # #СКД #Соединение COM в 1С платформе #Сравнение конфигураций #Тестирование 1С #Техническое задание #Торговое оборудование #Транспортная логистика #Управление проектами #Финансовый учет #Хранилище настроек #Ценообразование #Экзамен 1С #Яндекс.Касса 1С под Linux 1С:УНФ Email или телефон Работа с объектами в 1С Функциональные опции в 1С
Услуги программиста 1С
Получите специалиста  
для решения всех задач
в области 1С
Программы 1С
Цены и подробное описание программ 1С:Предприятие 8.