22.09.2021 Удалова Кристина 5082
Учет мест хранения

Содержание:

1.       Что такое упрощенный учет мест хранения?

2.       Как настроить учет мест хранения?  


1.      Что такое упрощенный учет мест хранения?


Приветствую, коллеги! В статье рассмотрим новый функционал, недавно выпущенный в 1С – упрощенный учет мест хранения оригиналов документов.


Рассмотрим следующий сценарий: проверяющие органы запросили оригиналы документов, а в компании не ведется номенклатура дел и сотрудники не знают, где хранятся документы. Так может случиться, потому что в организации нет четкого механизма учета мест хранения оригиналов документов. Во многих компаниях возникает проблема не только с поиском, но и с утерей документов, так как формируются большие документопотоки, имеются филиальные структуры, где в каждом филиале организована своя система хранения документации. В связи с этим сложно контролировать хранение документов.


В программе 1С:Документооборот уже есть решение этой проблемы – это учет по номенклатуре дел, описанный в методологии делопроизводства. С его помощью можно контролировать:

·         сроки хранения;

·         места хранения;

·         разрезы учета (по видам, по организациям и подразделениям, по контрагентам и вопросам деятельности;

·         отметки ОПК и пр.


Но в 1С 8.3 учет по номенклатуре дел – это достаточно сложно. Многие организации не ведут сводную номенклатуру дел, либо не используют ее в повседневной жизни и работе с документами. А те, кто таки ведет сводную номенклатуру дел организации, сталкиваются с другими проблемами: администрированием и поддержкой ее в актуальном состоянии. Также не всегда хватает квалифицированных кадров, которые могли бы корректно вести номенклатуру дел и отмечать все нюансы. Например, учитывать сроки документов. Проблему хранения документов обязательно необходимо решать, так как она может привести к неприятным последствиям.


В связи с этим, начиная с релиза 2.1.22 в 1С 8 Документооборот появился простой способ указать исторически сложившееся место хранения документа. Оно отвечает на один простой вопрос: где же физически лежит наш документ, и кто отвечает за его хранение? Это достаточно просто заполнить и навести тем самым порядок. И этот механизм может не только решить проблему поиска документов, но и упростить внедрение системы 1С:Документооборот, так как не потребуется сразу проводить анализ и составлять номенклатуру дел.  


2.      Как настроить учет мест хранения?


Рассмотрим, как настроить простой учет мест хранения.


В настройках программы 1С:Документооборот 2.1 («Настройка и администрирование → Настройка программы») в блоке «Делопроизводство» появилась новая настройка «Места хранения документов». Ее необходимо включить.



Рис. 1 Места хранения документов в 1С


Далее необходимо определить те виды документов, по которым мы хотим контролировать места их хранения. Например, договора, дополнительные соглашения, акты и т.п. Для коммерческих предложений, деловой переписки и аналогичных видов документов, скорее всего, данная настройка будет излишней. Настройку включаем только в тех видах документов, где это важно и уже были прецеденты с утерянными документами.


В настройках вида документа в 1С 8.3 Документооборот указываем в полях «Место хранения» и «Отв. За хранение» один из трех вариантов:

- Учитывать;

- Не учитывать;

- Обязательно указывать.



Рис. 2 Указание места хранения в 1С


Отметим, что если введено «Обязательно указывать», то 1С 8 Документооборот не разрешит зарегистрировать документ без заполнения места хранения или ответственного за хранение сотрудника. То есть проверка работает именно при регистрации документа.


После настройки вида документа в карточке и шаблонах соответствующего документа в блоке «Хранение» появляются новые одноименные поля. При этом обязательность заполнения полей будет зависеть от настройки, описанной выше.


Отметим, что место хранения в 1С вводится только для бумажных документов, так как электронные документы хранятся в самой системе и дополнительного указания этот факт не требует. В качестве места хранения может быть указано подразделение, ссылка на территорию или помещение (место хранения дел), а также просто строка. Т.е. возможно просто строкой указать, в каком конкретно шкафу находится документ.



Рис. 3 Место хранения в 1С для бумажных документов


Ответственным за хранение может быть пользователь системы 1С:Документооборот, при этом если у вас используется шаблон документа, то доступно использование автоподстановок, чтобы эти данные могли быть рассчитаны.


Таким образом вы всегда будете знать, где физически лежат важные документы и «с кого спросить» в случае их потери. Приятным бонусом станет упрощение перехода на полноценный учет по номенклатуре дел, так как будет проще найти документы, укомплектовать их в дела и ввести в систему.


Специалист компании «Кодерлайн»

Удалова Кристина

Наши проекты

Внедрение ПП "1С:Бухгалтерия 8 ПРОФ" в ООО Фирма «Бисер»
ООО фирма «Бисер»

Отрасль:
Производство

Внедренное типовое решение:
1С:Бухгалтерия 8 ПРОФ

Финансы, управленческий учет, мониторинг показателей:
- Налоговый учет...

1с-РАРУС МСК
1с-РАРУС МСК

Отрасль:
Разработка компьютерного программного обеспечения

Внедренное типовое решение:

- Совместная работа по внедрению разных решений, в том числе «1С:ERP Управление предприятием», «1С:Управление корпоративными финансами»...

Установка программного продукта БИТ.Финанс для 1С:Бухгалтерия 8
ООО «Джи Эй Си Шиппинг энд Лоджистикс»

Отрасль:
Транспорт

Внедренное типовое решение:
БИТ.Финанс

Построение единого информационного пространства финансовой службы;
Учет бухгалтерский, налоговый, бюджетный, включая регламентированную ...

Внедрение «1С:Бухгалтерия 8 ПРОФ» в компании «Мостехника»
ООО «Мостехника»

Отрасль:
Торговля

Внедренное типовое решение:
1С:Бухгалтерия ПРОФ

Документооборот (ECM):
- Учет рабочего времени;
Управление персоналом и кадровый учет (HRM):
- Кадровый учет;
- Расчет зарп...

Московский филиал ООО «Авиакомпания «Икар»
Московский филиал ООО «Авиакомпания «Икар»

Отрасль:
Авиаперевозки

Внедренное типовое решение:
1С:Зарплата и управление персоналом

Управление персоналом и кадровый учет (HRM) Кадровый учет Расчет зарплаты Регламентированная отчетность Учет рабочего времени ...

Автоматизация учета на базе ПП "1С:Комплексная автоматизация 8" в ЗАО "Крюгер-Гранд"
ЗАО «Крюгер-Гранд»

Отрасль:
Производство

Внедренное типовое решение:
1С:Комплексная автоматизация

- Создание интерфейсов и наборов прав пользователей;
- Отражению временных разниц по лизинговому имуществу...

Внедрение системы финансового учета БИТ:Финанс
ООО «Алькор и Ко» (Л’Этуаль)

Отрасль:
Торговля

Внедренное типовое решение:
БИТ.Финанс

- Финансовый учет;
- Поддержка проекта внедрения МСФО;
- Регламентные работы по обслуживанию сервера MS SQL;
- Оптимизация производ...

ООО «ПраксисКом»
ООО «ПраксисКом»

Отрасль:
Аутсорсинг бухгалтерских услуг

Внедренное типовое решение:
1С:Управление небольшой фирмой 8 ПРОФ

- Взаиморасчеты с поставщиками
- Учет прихода ТМЦ
- Взаиморасчеты с покупателями
- Учет продаж ТМЦ
- Управление складскими ...

Автоматизация производственного планирования нефтесервисной компании на базе 1С:ЕРП 2.0
ЗАО «Инвестгеосервис»

Отрасль:
Нефтесервис

Внедренное типовое решение:
1С:ERP Управление предприятием 2.0

- Блок планирования проектов (процессы объемно-календарного планирования производства)...

ООО «Лаборатория успеха»
ООО «Лаборатория успеха»

Отрасль:
Общественное и плановое питание, гостиничный бизнес, туризм

Внедренное типовое решение:
1С:Управление холдингом 8

Бухгалтерский учет;
Расчет зарплаты и кадровый учет;...

ОАО «Фаберлик»
ОАО «Фаберлик»

Отрасль:

Внедренное типовое решение:
1С:ERP. Управление производственным предприятием 2

- Регламентированный учет;
- Кадровый учет;...

АО «Вертолетная сервисная компания»
АО «Вертолетная сервисная компания»

Отрасль:
МТО эксплуатации вертолетной техники

Внедренное типовое решение:
1С:Бухгалтерия КОРП

- Консультации по сложным вопросам налогового и бухгалтерского учета;
- Разработка специализированных форм внутрикорпоративной отчетност...

Наши соц. сети

Telegram-канал «Koderline 1С» Группа в Вконтакте «Кодерлайн КОРП» Rutube

Остались вопросы - обратитесь к нам!

Впишите свои Имя и Телефон, чтобы мы ответили на все интересующие Вас вопросы.
ФИО*
E-mail*
Телефон*
Сообщение