Содержание:
1. 9 базовых методов регистрации информации о расходах
2. Базовые настройки обменов данными о расходах 1С
3. Средства регистрации данных по расходам предприятия
4. 1С способы отражения расходов в отчет
1. 9 базовых методов регистрации информации о расходах
Конфигурации 1С управленческого блока - «1С:Управление торговлей», «1С:Комплексная автоматизация», «1С:ERP Управление предприятием 8» – дают возможность управленческого анализа структуры издержек предприятия. Данная статья посвящена механизмам регистрации расходов. Отметим, что речь пойдет только о тех средствах, которые присутствуют во всех указанных конфигурациях. В 1С:КА и 1C:ERP есть дополнительные возможности, связанные с производственным блоком, учетом внеоборотных активов средств и учетом заработной платы.
2. Базовые настройки обменов данными о расходах 1С
Для учета расходов необходимо установить флажок «Учитывать прочие доходы и расходы» организации по адресу «НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов- Финансовый результат и контроллинг – Финансовый результат».
Обратите внимание, что для реализации ряда примеров придется включить соответствующие пункты в отдельных подсистемах.
Для определения правил фиксации данных по расходам предприятия следует настроить справочник «Статьи расходов» по адресу «Финансовый результат и контроллинг – См.также – Статьи расходов».
В рамках статьи все материальные расходы предприятия будут расходами на продажу и будут распределяться на финансовый результат.
Аналитику мы использовать не будем, поэтому она остается необязательной.
3. Средства регистрации данных по расходам предприятия
Итак, какими средствами мы можем зафиксировать возникновение расходов.
1. Приобретение товаров и услуг
Закупки – Закупки – Документы закупки (все)
Приобретение товаров и услуг – это стандартный документ, используемый для закупки товаров. Тем не менее с помощью Приобретения можно также зафиксировать приобретение услуг и работ.
В этом случае программа предложит указать в табличной части Подразделение получатель и Статью расходов. Обратите внимание, что для услуг указание Статьи обязательно, а для работ – опционально.
Такой подход удобен, если речь идет о периодической закупке типового перечня услуг/работ (например, услуг по доставке товаров). Естественно, услуги/работы должны быть внесены в справочник Номенклатура.
2. Приобретение услуг и прочих активов.
Закупки – Закупки – Документы закупки (все)
Финансовый результат и контроллинг – Доходы и расходы, финансовый результат – Приобретение услуг и прочих активов
В целом документ практически не отличается от предыдущего. Однако, он не использует справочник Номенклатура в 1С – сведения об услугах заносятся текстом непосредственно в табличную часть. Документ удобно использовать в том случае, если предполагается разовая закупка какой-то услуги (например, консалтинг).
Как и в предыдущем случае, в табличной части указываются Подразделение получатель и Статья расходов.
3.Списание безналичных ДС
Казначейство – Банк – Безналичные платежи
Описанные в п.1 и 2 варианты удобны в том случае, если Предприятие действительно что-то получает от своего поставщика. Однако бывают ситуации, когда такая логика неприменима. Например, если Предприятие со штрафными санкциями, связанные с несвоевременным исполнением договора, вряд ли можно говорить о получении Предприятием какой-то «услуги».
Для таких случаев предусмотрена регистрация расходов прямо в платежном документе.
Обратите внимание, что для регистрации расходов в документе должна быть выбрана операция Прочий расход.
Подразделение расходов и Статью расходов следует указать на закладке Расшифровка платежа
4. Расходный кассовый ордер
Казначейство – Касса – Расходные кассовые ордера
Этот вариант практически не отличается от п.3. Разница состоит только в типе денежных средств.
Как и в предыдущем случае, следует выбрать операцию Прочий расход. Подразделение расходов и Статья расходов указывается на закладке Расшифровка платежа.
5. Внутреннее потребление
Склад и доставка – Внутреннее товародвижение – Внутренние документы (все)
Документ используется в том случае, если на статью расходов надо отнести имеющиеся материальные средства. Например, отразить расход используемых на складе упаковочных материалов.
Документ доступен, если стоит флажок «Внутреннее потребление» по адресу «НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Склад и доставка – Внутреннее потребление товаров».
6. Списание недостач товаров
Склад и доставка – Излишки, недостачи, порчи – Складские акты
Особый случай – недостача, выявленная в результате инвентаризации на складе. Теоретически отразить ее можно с помощью того же Внутреннего потребления. Однако для фиксации результатов инвентаризации в программе предусмотрены особые документы.
В списании недостач Статью указывают на закладке Основное.
7. Пересортица товаров
Склад и доставка – Излишки, недостачи, порчи – Складские акты
Пересортица товаров также относится к числу документов инвентаризации. Статья расходов указывается на закладке Основное. Особенностью данного документа является то, что регистрацию расходов (и доходов тоже) можно отменить, установив флажок «Продавать товары по себестоимости списания». Собственно говоря, в данном случае доходов и расходов просто не будет.
8. Авансовый отчет
Казначейство – Подотчетники – Авансовые отчеты
Документ предназначен для регистрации расхода подотчетных сумм сотрудниками предприятия и предполагает два варианта использования: подотчетная сумма может быть потрачена для закрытия задолженности поставщику и для каких-то иных расходов.
В последнем случае в табличной части на закладке «Расходы» необходимо будет указать Подразделение и Статью расходов.
9. Отражение прочих расходов (Регистрация расходов)
Финансовый результат и контроллинг – Доходы и расходы, финансовый результат – Отражения прочих доходов и расходов
Данный документ предназначен для регистрации каких-то расходов, напрямую не связанных с прочими операциями в программе. Например, 1С:Управление торговлей не рассчитывает заработную плату персонала, амортизацию, налоги. Но для создания единого отчета, информацию о подобных расходах все же можно внести в программу.
Регистрация расходов – это универсальный инструмент, который используется в том случае, если специализированный в конфигурации отсутствует.
4. 1С способы отражения расходов в отчете
Введенные расходы можно увидеть в отчете Доходы и расходы предприятия (Отчеты по финансовому результату)
Учтите, что корректно данный отчет будет отображаться только после закрытия месяца.
В рамках статьи перечислены только те документы, которые не требуют специальных настроек обмена данными 1С и доступны практически при любой настройке системы. В следующей статье серии мы обсудим дополнительные возможности и методы регистрации информации о расходах, которые возникают при определенных настройках отдельных подсистем.
Специалист компании ООО «Кодерлайн»
Андрей Лебедев.
