Содержание:
1. 1С – изменение штатного расписания
2. Настройки Штатного расписания компании
3. Основные отчеты Штатного расписания
4. Отключение Штатного расписания 1С 3.1 (для технических специалистов)
1. 1С – изменение штатного расписания
Штатное расписание (далее ШР) — это документ, который необходим для описания состава и числа работников. В ШР указываются, какие должности в компании существуют, требуемая квалификация, условия оплаты и многое другое.
Обязательное наличие ШР существующим законодательством не требуется, но отсутствие может вызвать дополнительные вопросы у контролирующих органов. Образец ШР можно подготовить самостоятельно. В качестве рекомендации утверждена унифицированная форма Т-3 (Постановление Госкомстата РФ N 1 (05.01.2004)).
В 1С:ERP ШР является справочником. Элементы этого справочника служат для ведения кадрового учета. Они используются для:
- оформления приказов по движению кадров;
- составления списка начислений для сотрудников в 1С 8.3;
- приема и перемещения сотрудников в организации.
Данный справочник находится в разделе Кадры – Штатное расписание:
Элементы данного справочника – это позиции ШР. Позиция ШР представляет из себя комбинацию:
Элемент ШР = Должность + Подразделение
Должности – это справочник. В нем указываются должности, специальности и профессии. Элементы этого справочника указываются в кадровых документах 1С, отчетах и печатных формах.
Подразделения – это справочник. Его элементы используются для ведения кадрового учета.
В программе 1С:ERP у позиции ШР также указывается место в Структуре предприятия – это отдельный справочник необходимый для управленческого учета.
В карточке ШР описываются условия труда и указывается число штатных единиц.
Настройка штатного расписания компании осуществляется в разделе НСИ и администрирование – Кадры
Под ссылкой Настройка штатного расписания для удобства отображены текущие основные настройки ШР в программе:
При нажатии на ссылку Настройка штатного расписания открывается форма настроек ШР:
Рассмотрим настройки ШР подробнее
2. Настройки Штатного расписания компании
Автоматическая проверка кадровых документов в соответствии штатному расписанию
Если этот флаг установлен, то при регистрации кадровых документов будет автоматически выполняться проверка на их соответствие ШР. Если Документ не соответствует ШР, то будет выдано предупреждение:
Данное предупреждение носит информационный характер и не мешает проведению документа.
Если флаг Автоматическая проверка… не установлен, то такую проверку можно вызывать самостоятельно, по кнопке Проверить.
Ведется история изменений Штатного расписания
Этот флаг устанавливается, если для Предприятия необходимо хранить историю 1С изменений штатного расписания.
При установке этого флага станут доступны следующие документы:
Утверждение штатного расписание
1С Изменение штатного расписания
Индексация штатного расписания
Теперь все изменения ШР (закрытие, изменение и ввод новых позиций и т.д.) необходимо будет производить с помощью указанных документов.
Все изменения при этом сохраняются и по ним можно будет формировать отчеты. Также можно вернуться к предыдущей версии ШР, отменив проведение документа-изменения.
Если этот флаг снять, то текущее ШР сохранится:
Используется "вилка" окладов и надбавок
При установке этого флага размер оклада и надбавок при описании позиции штатного расписания можно задавать в виде диапазона (минимального и максимального значения):
В позиции штатного расписания используются разряды и категории
После установки этого флага в позиции можно дополнительно к должности указывать разряд (категорию). Это позволит не создавать отдельные должности для каждого разряда (например, «Водитель 1 категории» и «Водитель 2 категории»), а выбрать в позиции необходимый разряд (категорию) для одной должности («Водитель»).
Также можно указать только должность без разряда (категории).
Список необходимых разрядов и категорий заполняется в справочнике Квалификационные разряды (категории). Для доступа к этому справочнику необходимо установить флаг Отображать команду «Все функции» в меню Сервис - Параметры:
Сам справочник можно выбрать в меню Все функции – Справочники - Квалификационные разряды (категории):
В программе можно указывать разряд (категорию) для конкретного сотрудника. И они могут отличаться от разрядов, указанных в ШР:
Для индивидуального использования тарифных групп нужно установить флаг Используются тарифные группы в настройках расчета зарплаты:
Способ отображения надбавок в печатной форме штатного расписания (Т3).
Печатную форму Т3 можно распечатать из самого справочника меню Печать:
По умолчанию при выводе формы Т-3 размер всех начислений указывается в денежном выражении ФОТ (в рублях) для каждого начисления:
Также можно указать способ вывода в процентах, коэффициентах или комбинированным способом.
Использовать бронирование позиций
В программе при приеме на работу есть возможность бронирования позиций.
При установке этого флага, документ Прием на работу можно оформлять в несколько этапов. Сначала забронировать выбранную позицию. Эта позиция будет считаться занятой (отражается в отчете по ШР), но принятым на работу сотрудник считаться не будет:
Когда будет необходимо зарегистрировать фактическое начало работы сотрудника, бронирование в документе снимается и его можно дооформить обычным образом.
Данный функционал позволяет контролировать наличие свободных позиций при приеме сотрудников на работу.
Бронирование можно осуществлять и с помощью документа Кадровый перевод:
3. Основные отчеты Штатного расписания
Основные отчеты штатного расписания это:
Штатная расстановка – отчет показывает позиции ШР с указанием занимающих их сотрудников.
Заполненность штатного расписания – отражает состояние ШР (количество занятых и свободных ставок) с указанием временно освобожденных ставок.
Найти их можно в разделе Кадры – Кадровые отчеты:
4. Отключение Штатного расписания 1С 3.1 (для технических специалистов)
В заключение рассмотрим возможность полного отключения ШР в программе.
Описанные ниже действия носят справочный характер для технических специалистов. При реальном ведении учета выполнение этих действий не рекомендуется.
Перед началом отключения необходимо выполнить резервное копирование информационной базы.
В связи с тем, что большинство компаний использующих программу 1С:ERP ведет ШР, в последних релизах программы, в окне настроек отсутствует возможность его полного отключения:
В более ранних версиях программы такая возможность присутствовала по аналогии с программой ЗУП 3.0:
Для отключения ШР необходимо удалить единственную запись в регистре сведений Настройки штатного расписания. Открыть данный регистр можно через меню Все функции:
Отключение ШР предполагает, что при приеме и переводе сотрудников необходимо будет полностью описывать место и условия их работы:
Для того чтобы вновь включить ШР в программе, нужно добавить запись в регистр сведений Настройки штатного расписания в 1С 8.3 Бухгалтерия. Для этого можно в разделе настроек кадрового учета снять и заново установить флаг Использовать программу для кадрового учета и расчета заработной платы:
Запись в регистре сведений Настройки штатного расписания компании снова появится.
Специалист компании ООО «Кодерлайн»
Сергей Чернов.
