Содержание:
1. Учет расчетов с подотчетными лицами в 1С:ERP 2
2. Отражение расчетов с подотчетными лицами в 1С:ERP 2
3. Регламент работы с документом «Авансовый отчет» в 1С:ERP 6
4. Сервисные возможности системы ERP 8 
5. Мультивалютный учет подотчетных лиц в ERP 9

1. Учет расчетов с подотчетными лицами в 1С:ERP

В нашей статье рассмотрим порядок работы с подотчетными лицами в системе ERP.
Углубляться в методологию не будем, т.к. об этом написано много статей в интернете и рекомендательных писем Минфина.
Остановимся только на том, что при отправлении сотрудника в командировку предприятие должно возмещать следующие расходы: 
- расходы на проезд;
- расходы на проживание;
- суточные расходы;
- иные расходы, которые согласованы с работодателем.

При командировке сотрудника за рубеж, возмещаются еще дополнительные расходы:
  
Рассмотрим более подробно, как реализовано в системе ERP отражение операций с подотчетными лицами.

2. Отражение расчетов с подотчетными лицами в 1С:ERP

В первую очередь нужно внести информацию в систему о подотчетном лице. Эта информация расположена в справочнике «Физические лица». 

 

  Для контроля авансовых отчетов в разрезе статей ДДС, в разделе Казначейство в подсистеме НСИ, нужно включить следующие настройки: контролировать выдачу под отчет в разрезе целей:

 
 


 
 


   



 



При использовании на предприятии заявок на расход денежных средств, в подсистеме «Казначейство» необходимо сформировать документ «Заявка на расходование денежных средств». 
 
 


  В качестве аванса подотчетному лицу могут быть выданы и денежные документы, например, билеты на  проезд, марки и т.д. Более подробно можно прочитать о денежных документах в законе № 402-ФЗ.
 
 

3. Регламент работы с документом «Авансовый отчет» в 1С:ERP

Формирование Авансовых отчетов расположено в подсистеме Казначейство в разделе «Подотчетники».

 

  Расходы подотчетного лица заполняются на закладке Расходы:
 

  В случае приобретения товаров (услуг) через поставщика подотчетным лицом, в авансовом отчете требуется заполнить вкладку «Оплата поставщикам». На этой вкладке подбирается документ «Поступление товаров и услуг».

 
 
Функция контроля включается в подсистеме НСИ в разделе Казначейство.

 
В Авансовом отчете предусмотрены статусы: Подготовлен и Утвержден.

 

  Статус «Подготовлен» обычно используется при заполнении авансового отчета подотчетным лицом.
Проверка и согласование документа осуществляется бухгалтером. Также бухгалтер вносит недостающую информацию о статье расходов подотчетного лица и контролирует, к какому виду деятельности относятся расходы. Бухгалтер после проверки и корректировки документа устанавливает статус «Утвержден».

Если сумма в Авансовом отчете не соответствует предоставленным бухгалтеру бумажным документам, то бухгалтер вправе не согласовать документ. Для этого на закладке Расходы предусмотрено поле «Отклонено по причине».

4. Сервисные возможности системы ERP

В системе ERP предусмотрены сервисные возможности для удобства и упрощения работы с документом Авансовый отчет в 1С:ERP. 
Есть возможность разбить строки с помощью кнопки   (Разбить строки) на панели инструментов табличной части документа.
Также предусмотрены дополнительные команды при оформлении авансового отчета:
• Перенести строку в оплаты поставщикам;

 

  • Перенести строку в расходы; 

 

 

 5. Мультивалютный учет подотчетных лиц в ERP

При оформлении авансового отчета расходы и оплаты поставщикам можно указывать как в одной валюте, установив режим «В одной валюте», так и в нескольких – режим «Мультивалютный». Выбор режима выполняется на закладке Основное в форме документа Авансовый отчет.

 

  При одновалютном режиме информация о расходах и оплатах поставщикам вводится в той валюте, которая указана в авансовом отчете на закладке Основное.

 

  При установке мультивалютного режима информация об израсходованных подотчетным лицом денежных средствах и оплатах поставщикам указывается в той валюте, которая указана в колонке Валюта на закладках Расходы и Оплата поставщикам.

 

  Информация о конвертации валюты заполняется подотчетным лицом на закладке Конвертация валюты. Здесь можно указать, какая валюта и по какому курсу приобретена подотчетным лицом.

 

  Основные сценарии конвертации валюты:

•  денежные средства получены подотчетным лицом в рублях, и произведен обмен для поездки в другую страну;
•  денежные средства получены подотчетным лицом в иностранной валюте. Израсходовано меньше ДС, нежели было выдано, но вернуть денежные средства необходимо в рублях. И наоборот: израсходовано больше ДС, чем было выдано, а организации нужно возместить перерасход в российских рублях.

Юлия Прохорова,
Консультант-аналитик компании ООО “Кодерлайн”.