Содержание:
1. Настройка программы для учета расчетных операций по корпоративной карте.
2. Перечисление денежных средств на карту.
3. Снятие наличных и оплата корпоративной картой.
4. Подтверждение расходов по корпоративной карте.
5. Возврат неиспользованных средств в кассу организации.
Банковская карта в современном мире стала основным способом расчета, что не могло не отразиться на учете корпоративных расходов компаний.
Сейчас очень активно практикуется использование корпоративных расчетных карт, так как оплата корпоративной картой хозяйственных расходов, командировках и просто снятие наличных денег в банкоматах - это удобно.
Давайте рассмотрим основные операции по корпоративным картам, с которыми сталкивается бухгалтер, когда сотрудник компании получает корпоративную карту.
1. Настройка программы для учета расчетных операций по корпоративной карте.
В конфигурации "1С:Бухгалтерия 8. 3" для учета расчетных операций по корпоративным банковским картам, необходимо корпоративную карту привязать к специальному карточному счету и закрепить за ней подотчетное лицо. Тогда при загрузке выписки банка в части списания денежных средств автоматически определиться подотчетное лицо, которое совершило платеж или снятие наличных.
Если карта прикреплена к специальному карточному счету организации – то в отражении бухгалтерских операций будет использоваться счет 55.04.
Если же карта прикреплена к расчетному счету – то в отражении бухгалтерских операций будет использоваться счет 51.
Корпоративная карта активируется через карточку «Организации» (раздел Главное – Организации).
Перейдите по ссылке Банковские счета, создайте новый счет или выберете уже существующий, к которому выпущены корпоративные карты.
В карточке банковского счета щелкните по стрелке напротив пункта Корпоративные карты и установите флаг в поле «К счету привязаны корпоративные карты».
По кнопке «Добавить» в табличной части заполните номер карты и подотчетное лицо.
Теперь можно нажать кнопку «Записать и закрыть».
2. Перечисление денежных средств на карту.
Пополнить корпоративную карту можно с помощью перечисления денежных средств на карту. В программе "1С:Бухгалтерия 3.0" эту операцию можно отразить через документ "Списание с расчетного счета" (раздел Банк и касса – Банковские выписки).
По кнопке «Списание» формируется документ. Если же документы на списание денежных средств создаются непосредственно в системе "Клиент-банк" или загружаются в нее из другой программы, то откройте ранее созданный/загруженный документ.
Теперь необходимо заполнить или проверить уже заполненные поля документа.
Обратите внимание, что в поле «Вид операции» нужно выбрать "Перевод на другой счет организации".
В поле «Счет получателя» нужно выбрать счет с привязкой к корпоративной карте.
В поле «Счет учета» нужно выбрать счет:
· 51 - если карта выпущена к расчетному счету организации
· 55.04 - если карта выпущена к специальному карточному счету организации
В поле «Статья расходов» необходимо указать "Внутреннее перемещение денежных средств" с незаполненным видом движения. Если в списке статей расходов такой статьи нет, то создайте ее.
Если в списке статей расходов такой статьи нет, то создайте ее, заполнив поля, как это показано на скриншоте.
В документе "Списание с расчетного счета" проверьте, установлен ли флажок «Подтверждено выпиской банка» 1С.
После этого можно проводить документ с помощью кнопки «Провести» или же «Провести и закрыть».
При проведении данного документа формируется отражении операции в бухгалтерском учете проводкой:
3. Снятие наличных и оплата корпоративной картой.
Когда сотрудник снимает деньги с корпоративной карты или расплачивается ею, он берет эти деньги у организации, то есть в подотчет. Сотрудник должен будет отчитаться о произведенных расходах по корпоративной карте.
Расход по снятию наличных с корпоративной карты через банкомат или же оплата картой товаров, работ, услуг отражается по специальному карточному счету, что можно увидеть в банковских выписках.
Документ "Списание с расчетного счета" (раздел Банк и касса – Банковские выписки). Данный документ можно сформировать либо на основании платежного поручения, либо загрузить из «Клиент-банка», либо создать его как новый документ.
По кнопке «Списание» формируется документ или откройте ранее созданный/загруженный через "Клиент-банк" документ.
В поле «Вид операции» выбираем "Перечисление подотчетному лицу".
Теперь необходимо заполнить или проверить уже заполненные поля документа.
В поле «Получатель» необходимо выбрать подотчетное лицо, которому выдана карта (если документ загружен из "Клиент-банка" и корпоративная карта в настройках программы привязана к банковскому счету, то подотчетное лицо определится автоматически).
В поле «Сумма» введите сумму списания средств с карты.
В поле «Статья расходов» нужно выбрать нужную статью движения денежных средств. Это может быть статья "Прочие платежи по текущим операциям", либо "Оплата товаров, работ, услуг, сырья и иных оборотных активов", либо любая другая в зависимости от направления использования средств.
Если в списке статей расходов такой статьи нет, то создайте ее, заполнив поля, как это показано на скриншоте.
В документе "Списание с расчетного счета" проверьте установлен ли флажок «Подтверждено выпиской банка».
После этого можно проводить документ с помощью кнопки «Провести» или же «Провести и закрыть».
При проведении данного документа формируется отражении операции в бухгалтерском учете проводкой:
Отражение операции оплаты корпоративной картой аналогично операции снятию наличных через банкомат. Разница только в указании назначении платежа.
4. Подтверждение расходов по корпоративной карте.
После того как держатель карты совершил расходы, он должен произвести подтверждение расходов. В программе "1С:Бухгалтерия 3.0" эту операцию можно отразить через документ «Авансовый отчет» (раздел Банк и касса – Авансовый отчет).
При создании документа необходимо выбрать вид операции «Авансовый отчет».
Дату формирования авансового отчета укажите в поле «От».
В поле «Организация» укажите организацию.
В поле «Подотчетное лицо» выберете сотрудника, который является подотчетным лицом.
В поле «Склад» укажите склад, на который будут приходоваться ТМЦ.
На закладке «Авансы» заполните табличную часть с помощью по кнопки «Добавить».
Через форму «Выбор типа данных» выберите тип документа – «Списание с расчетного счета». Затем выберите документ, которым отражена выдача подотчетной суммы. Если документов выдачи подотчетных сумм было несколько, то необходимо их выбрать поочередно.
На закладке «Товары» заполните табличную часть приобретенными ТМЦ с помощью кнопки «Подбор» или по кнопке «Добавить».
Необходимо указать:
· реквизиты первичных документов;
· количество;
· цену;
· поставщика;
· ставку НДС.
Если подотчетное лицо принесло от поставщика выставленный счет-фактуру, то установите флажок в колонке СФ, укажите номер и дату в поле Реквизиты счета-фактуры, при проведении документа автоматически будет создан новый документ Счет-фактура полученный.
На закладке «Прочие» можно отразить оплату работ, услуг и прочие затраты (например, суточные).
После этого можно проводить документ с помощью кнопки «Провести» или же «Провести и закрыть».
При проведении данного документа формируется отражении операции в бухгалтерском учете проводкой:
5. Возврат неиспользованных средств в кассу организации.
Денежные средства, неиспользованные подотчетным лицом, должны быть возвращены в кассу организации.
Сумму остатка (перерасхода) аванса можно посмотреть в документе «Авансовый отчет» в строке, где отображаются итоговые данные под табличной частью. Также для определения остатка подотчетного лица можно воспользоваться одним из стандартных отчетов - Анализ счета, Оборотно-сальдовая ведомость по счету и др.
Остаток в нашем примере, с которым должен быть произведен возврат неиспользованных средств в кассу организации, равен 450 руб.
В программе "1С:Бухгалтерия 3.0" возврат подотчетных сумм можно отразить через документ "Поступление наличных» (раздел Банк и касса - Кассовые документы).
Чтобы создать документ, необходимо нажать кнопку «Поступление».
В поле «Вид операции» выберите вариант «Возврат от подотчетного лица».
В поле «Подотчетное лицо» из справочника "Физические лица" укажите сотрудника, который возвращает остаток неизрасходованных денежных средств.
В поле «Сумма» нужно указать сумму, которую возвращает подотчетное лицо.
В поле «Статья доходов» укажите статью движения денежных средств с видом движения "Прочие поступления по текущим операциям".
В блоке «Реквизиты для печатной формы» указывается информация для печатной формы приходного кассового ордера.
После этого можно проводить документ с помощью кнопки «Провести» или же «Провести и закрыть».
При проведении данного документа формируется отражении операции в бухгалтерском учете проводкой:
Чтобы убедиться в корректности отражения данных, необходимо повторно сформировать любой стандартный бухгалтерский отчет по счету 71.
Мы рассмотрели отражение самых основных операций по корпоративным картам в "1С: Бухгалтерия 3.0", но есть еще много нюансов. Поэтому тут нужно пристальное внимание и детальная проработка. Если вы столкнулись с проблемой, то оставляйте заявку на нашем сайте и мы вам обязательно поможем!
Специалист компании ООО «Кодерлайн»
Елена Кабанова
