Содержание:

1.       Основные денежные документы

2.       Ведение поступлений денежных документов

3.       Регистрация выдачи денежного документа

4.       Поступление денежных документов от подотчётного работника

5.       Движения денежных документов  

  

1.    Основные денежные документы

В данной статье будет описано, что такое денежные документы предприятия, какие они бывают, как с ними работать в системе 1С, а также будет приведено множество примеров.

Денежные документы – это вид документации, которую компания купила, но ещё не получила услуги по ним. То есть, такие документы были оплачены и оценены на некоторую сумму. Примерами денежных документов могут быть билеты, проездные карты, конверты с наклеенными марками, различные путёвки, сертификаты и так далее. Учёт основных денежных документов ведётся на счёте 50.03, хранение денежных документов организовано на кассе компании, а время пользования – это некоторый интервал.

В инструкции по применению плана счётов бухучёта по финансово-хозяйственной деятельности компании, которая утверждена Министерством финансов 3-го октября 2000-го года №94н, проводить аналитику денежных документов необходимо с учётом вида денежных документов.

Для учёта и операций с денежными документами в «1С:Бухгалтерия 8, редакция 3.0», существует соответствующая вкладка «Денежные документы», внутри раздела «Банк и касса», как показано ниже:

Вкладка Денежные документы в 1С Бухгалтерия 8 редакция 3.0   

 

2.    Ведение поступлений денежных документов

При помощи документа «Поступление денежных документов» можно принимать их в учётную политику компании:

Документ Поступление денежных документов в 1С Бухгалтерия 8 редакция 3.0

 

А журнал новых поступлений денежных документов выглядит следующим образом:

Журнал новых поступлений денежных документов в 1С

 

Внутри журнала можно выбрать вид операции по поступлению денежного документа, виды следующие: от подотчётного лица, от поставщика и прочие поступления:

Выбор вида операции поступления денежного документа в 1С Бухгалтерия 8 редакция 3.0

 

Например, билеты компания покупает у самого перевозчика, либо у организации, которая является посредником, а оплата проводится в электронном виде, при помощи безналичного расчёта.

Далее, для наглядности, будет пример по оформлению денежных документов, основанный на покупке билетов для командировки.

Чтобы отразить куплю билетов, необходимо внести соответствующие данные в документ о поступлении, где прописать наименование договора, контрагента, расчётный счёт будет 76.09 «Прочие расчёты с разными дебиторами и кредиторами», при этом, счёт учёта 50.03, для денежных документов, будет проставлен автоматом:

Заполнение Поступление денежных документов в 1С Бухгалтерия 8 редакция 3.0

 

Далее будет новое окно, в котором необходимо заполнить табличную часть, кликаем на «Добавить» и, внутри справочника пишем «Номенклатура денежных документов» и вносим все данные:

Номенклатура денежных документов в 1С Бухгалтерия 8 редакция 3.0

 

Создание денежного документа в 1С Бухгалтерия 8 редакция 3.0

 

Также, в конфигурации «1С:Бухгалтерия 8, редакция 3.0» можно создать печатную форму, для этого кликаем на «Приходный ордер»:

Приходный ордер в 1С Бухгалтерия 8 редакция 3.0

 

Когда документ будет сохранён и проведён, - он будет отображён в журнале. Также, в журнале, можно сделать реестр по документации. Если кликнем на «Показать проводки и другие движения» - появится отчётность о движении документации по поступлению:

Реестр денежных документов в 1С Бухгалтерия 8 редакция 3.0

 

Реестр Поступления денежных документов в 1С Бухгалтерия 8 редакция 3.0

 

Движение Поступление денежных документов в 1С Бухгалтерия 8 редакция 3.0   

 

3.    Регистрация выдачи денежного документа

Заполняется документация по выдаче денежного документа так же, как и документация по приёму денежного документа, но нужно будет войти во вкладку «Выдача денежных документов»:

Выдача денежных документов – путь к вкладке

 

Создание Выдачи денежных документов

 

При помощи данного документа можно выполнять такие действия: возвращать поставщику его денежные документы, выдавать денежные документы подотчётному человеку, иные вариации выдачи денежных документов (данный вариант можно выбрать, например, при порче):

Варианты выдачи денежных документов

 

Рассмотрим то, как оформить то, что денежный документ на предприятии был передан подотчётному лицу (в примере – это билеты отданы работнику, который поедет в командировку). Для этого, нужно внести реквизиты:

Реквизиты выдачи денежных документов в 1С Бухгалтерия 8 редакция 3.0

 

Так как в примере денежные документы были куплены на двух подотчётных лиц, то и выдача данной документации должна быть оформлена при помощи двух документов-отчётов, для каждого подотчётного лица отдельно. Как только документация готова, можно открыть «Расходный ордер» и просмотреть счета, по кнопке «Показать проводки»:

Расходный ордер при выдаче денежных документов

 

Движение Выдачи денежных документов

 

Стоит отметить, что денежная документация, которая используется сразу, после покупки, не будет отражена в счёте 50.03, а будет сразу включена в отчёт по авансовым платежам.  

4.    Поступление денежных документов от подотчётного работника

Приведём ситуацию, когда поступление денежного документа происходит от подотчётного работника, примером будут конверты. В системе 1С нужно избрать нужную операцию и заполнить необходимые реквизиты, после чего, можно делать перечисление, кликнув на «Добавить»:

Пример создание Поступления денежных документов в 1С Бухгалтерия 8 редакция 3.0

 

Добавление реквизитов денежных документов в 1С Бухгалтерия 8 редакция 3.0

 

Таким образом, проводки готовы:

проводки поступления денежных документов

 

Конверты с марками будут переданы подотчётному работнику основываясь на служебную записку, в которой должно быть прописано количество конвертов.

Рассмотрим выдачу конвертов работнику, который, в последствии, должен будет отчитываться за них:

Выдача денежных документов – конвертов работнику

 

Пример с выдачей денежных документов работнику

 

Политика учёта определяет срок выдачи денежных документов, стандартный срок – месяц.

Когда срок окончен, то подотчётный сотрудник должен заполнить документ «Авансовый отчёт», в котором прописано количество и стоимость денежных документов и описывается их расход. Использованными конверты будут признаны тогда, когда они были отправлены.

Авансовые отчеты в 1С Бухгалтерия 8 редакция 3.0

 

Также, в панели «Прочее» нужно прописать все сведения и счёт учета денежных документов, к которому относятся затраты:

Сведения о денежных документах в 1С Бухгалтерия 8 редакция 3.0   

 

5.    Движения денежных документов

Рассмотрим то, как отображать движения денежных документов, а это можно сделать при помощи формировки отчёта «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту»:

Оборотно-сальдовая ведомость в 1С Бухгалтерия 8 редакция 3.0

 

В счёте 50.03 есть настройки, которые помогают просматривать оборот и остатки в количестве, а также в денежных единицах:

Счёт 50.03 в 1С Бухгалтерия 8 редакция 3.0

 

Таким образом, в оборотно-сальдовой ведомости можно увидеть остатки билетов и конвертов:

Остатки денежных документов в 1С Бухгалтерия 8 редакция 3.0

 

Такие же данные можно увидеть при помощи отчёта «Анализ субконто», в виде субконто стоит избрать денежные документы, как демонстрируется ниже:

Анализ субконто в 1С Бухгалтерия 8 редакция 3.0

 

Если два раза кликнуть на ячейку, внутри таблицы с отчётом, то можно увидеть более подробные данные по движениям денежных документов, при помощи анализа отчёта «Карточка счёта», как показано на скриншоте ниже:

Карточка счета в 1С Бухгалтерия 8 редакция 3.0

 

В данной статье описывается что такое денежные документы, как с ними работать в конфигурации «1С:Бухгалтерия 8 ред. 3.0» и выполнять различные операции, на основе примеров с денежными документами, а также рассказано о счёте учета денежных документов.

 

Специалист компании «Кодерлайн»

Айдар Фархутдинов