Содержание:
3. Как использовать Мониторинг процессов?
1. Основы бизнес-процессов
Бизнес-процесс являет собой последовательность определенных действий сотрудников компании, где выполнение задачи одним пользователем инициирует создание задачи другому пользователю. Автоматизация такой цепочки при помощи программы 1С:Документооборот 2.1 упорядочивает работу и приводит к ускорению выполнения конечной задачи.
Бизнес-процессы 1С:Документооборот призваны регламентировать процедуру обработки документов, состоящую из последовательных действий над документами; автоматизировать назначение сотрудников компании в качестве ответственных за определенный этап прохождения документа; упростить контроль за ходом работ, согласованием и принятием решений.
В связи с этим, в программе предусмотрены бизнес-процессы следующих видов:
- Исполнение - документ направляется на исполнение одному или нескольким пользователям с одновременным контролем.
- Рассмотрение – входящий или внутренний исходящий документ направляется на рассмотрение ответственному лицу.
- Ознакомление – применяется для рассылки входящего или внутреннего исходящего документа, файла на ознакомление одному или нескольким пользователям.
- Регистрация – применяется для отправки входящего или внутреннего исходящего документа секретарю с целью присвоения регистрационного номера.
- Согласование – применяется для отправки всех типов документов и файлов на согласование ответственным лицам.
- Утверждение/Подписание – применяется для отправки внутреннего, исходящего документа на утверждение к ответственному лицу.
- Обработка входящего документа – применяется для автоматизации полного цикла обработки входящего документа – рассмотрение, исполнение или ознакомление, перемещение в дело.
- Обработка исходящего документа - применяется для автоматизации полного цикла обработки исходящего документа – согласование, утверждение/подписание, регистрация.
- Обработка внутреннего документа - применяется для автоматизации полного цикла обработки внутреннего, исходящего документа – согласование, утверждение/подписание, регистрация, рассмотрение, исполнение или ознакомление, перемещение в дело.
- Комплексный процесс - позволяет настроить маршрут обработки документа в свободной форме, состоящий из разных этапов.
В 1С:Документооборот бизнес-процессы состоят из одной или нескольких задач, которые связаны между собой, и не могут существовать без процесса. В качестве ответственных по задаче могут назначаться конкретные пользователи, роли или пользователи, определяемые автоподстановками.
Программой предусмотрены возможности: принимать задачи к исполнению; делегировать другому пользователю, в результате чего она автоматически попадает на рабочий стол к новому исполнителю; отменить выполнение, но при условии, что процесс не перешел на следующий шаг; отправлять уведомления исполнителям задач о возникновении новой задачи письмом на электронную почту, либо SMS-сообщением, либо всплывающим окном в программе; вести учет трудозатрат на выполнение задачи; создавать дополнительные вопросы сотрудникам по задаче.
2. Блок-схема бизнес-процесса
Для каждого бизнес-процесса 1C:Документооборот создается карточка, из которой вызывается блок-схема, где отражено выполнение этапов бизнес-процесса, что позволяет автору процесса в любой момент определить, на каком этапе находится выполнение, кто из сотрудников уже выполнил свою задачу, а кто - нет.
Пример блок-схемы бизнес-процесса «Согласование»
Новый бизнес-процесс, связанный с определенным документом, может быть создан на основании этого документа.
Для каждого из видов бизнес-процесса можно настроить шаблон, применяемый для сохранения повторяющихся маршрутов процессов.
Шаблон бизнес-процесса содержит следующие сведения:
· Действия процесса;
· Сроки;
· Ответственных;
· Ограничение доступности:
· Предметы процесса;
· Описание;
· Условия запуска и другие.
Исполнители задачи определяются именно в рамках действия в процессе, путём выбора среди конкретных пользователей, ролей, автоподстановок.
При выполнении настройки шаблонов процессов исполнения, согласования, ознакомления и комплексных процессов допустимо использовать условия маршрутизации с целью установки ответственных исполнителей для процессов Исполнение и Согласование или для определения готовности к запуску этапа комплексного процесса.
Настройка шаблона комплексных процессов возможна как списком действий, так и графической схемой.
В карточке вида документа может указываться перечень подчиненных шаблонов бизнес-процессов с возможностью их автоматического запуска при создании новых процессов на основании документов этого вида. Если на определенный вид документа приходится несколько шаблонов бизнес-процессов, тогда пользователь может выбрать из списка рекомендованных.
Бизнес-процессы 1С:Документооборот могут создаваться тремя способами:
- с нуля – когда не требуется привязка к данным программы;
- на основании предмета – когда требуется привязка к документам, файлам или контрагентам;
- как подчиненная задача – когда требуется детализировать работу, но не менять предмет основной задачи.
При любом из способов создания процесса вызывается помощник создания для выбора подходящего шаблона бизнес-процессов. В помощнике отображаются только те шаблоны, доступ к которым имеет текущий пользователь.
В 1С:Документооборот 2.1 предусмотрена возможность вносить изменения (сроки, описание, исполнитель) в незавершенные задачи, при условии изменения полей в карточке подчиненного незавершенного процесса.
Перед стартом процесса происходит проверка на наличие прав у исполнителей на выполнение задач по данному процессу. Если же прав окажется недостаточно, то автор процесса получит соответствующее уведомление.
При необходимости, если задача еще не исполнена, есть возможность исключить ее из процесса, путем удаления исполнителя из процесса, что приведет к пометке на удаление задачи данного исполнителя и присвоения ей статуса Исключена из процесса. Такие задачи не выводятся в отчетах и списках задач.
3. Как использовать Мониторинг процессов?
Также в программе при работе с процессами есть возможность временно остановить процесс с его дальнейшим продолжением, либо прервать вовсе, если он был запущен по ошибке, либо не актуален на текущий момент. Прерванный процесс возобновлению не подлежит. Участники прерванных и остановленных задач не видят их в своем перечне Задачи мне.
Допускается настройка отложенного старта процесса, который будет влиять на расчет срока процесса.
Все предметы, используемые в процессах, могут быть основными или вспомогательными, т.е. те, которые меняют свое состояние при выполнении процессов, или - нет. Все предметы и файлы, внесенные в процесс вручную, становятся вспомогательными автоматически. Но к процессам Исполнение и Согласование и комплексным еще есть возможность добавить Заполняемый предмет, который нужно обязательно внести исполнителю перед завершением задачи.
При организации работы с бизнес-процессами может возникать потребность в проведении их анализа для определения уровня эффективности, необходимости внести изменения и прочее. В 1С:Документооборот 2.1 можно использовать «Мониторинг процессов».
Основными показателями отслеживания служат время просрочки, количество активных процессов, просроченных процессов, процент успешно/неуспешно завершенных процессов, среднее число циклов, среднее количество участников, средние трудозатраты и прочие.
Если использовать мониторинг процессов, можно автоматически отслеживать изменение этих показателей и уведомлять пользователей по почте, если показатель достигает пиковых значений.
Кроме предложенных показателей, есть возможность создать новый.
Нужно учитывать, что Мониторинг процессов только наблюдает за изменением конкретных показателей целей процессов во времени. Для углубленного анализа, например, для загруженности сотрудника служат отчеты (о трудовой и исполнительской дисциплине и т. д.).
Таким образом, реализация бизнес-процессов и их мониторинг в 1С:Документооборот 2.1 обеспечивают:
■ Отслеживание исполнения процессов по заданным показателям.
■ Выявление возможных проблем.
■ Анализ данных и принятие управленческих решений по оптимизации процессов.
■ Оценку текущей ситуации по настроенным шаблонам процессов.
Специалист компании ООО «Кодерлайн»
Елизавета Танцюра.
