Содержание:
1. Система автоматизации документооборота
2. Если электронный документооборот СЭД уже внедрен
3. Быстрое решение – работа с облаком
Для успешного функционирования службы делопроизводства и организации удаленной работы в период самоизоляции в РФ нужно позаботиться о нескольких вещах:
1. Зарегламентировать деятельность службы для снижения уровня контроля, и чтобы не возникало вопросов по функциональным обязанностям организации. Для этого необходимо:
2. Внедрить систему электронного документооборота (СЭД).
3. Обеспечить сотрудников всем необходимым в период удаленной работы.
1. Система автоматизации документооборота
Бесспорно, в период самоизоляции в РФ наиболее выигрышная позиция у тех компаний, которые уже позаботились о системе автоматизации документооборота заранее. Но если вы не входите в их число, не стоит опускать руки – у вас есть возможность уже сегодня пересмотреть организацию бизнес-процессов управления документами. Компания 1С, в частности, протягивает руку помощи и предлагает приобрести комплект антикризисной поставки продукта 1С:Документооборот 8 версии КОРП за 10 000 рублей, когда без скидок тот же комплект обошелся бы более, чем в 700 000 рублей. Такие предложения помогут сократить затраты на внедрение системы СЭД для тех, кто «давно хотел, но не решался».
С помощью оцифровки процессов взаимодействия вы обеспечите ускорение рассмотрения и согласования документов, а также сможете настроить контроль исполнительской дисциплины с помощью отчетов и показателей, которые раньше, возможно, не использовали.
Вначале необходимо определить перечень процессов, которые нужно автоматизировать в первую очередь. Это может быть процесс согласования договоров или счетов. Затем составить список пользователей, которым необходим доступ к системе. Уже на этом этапе рекомендуется обратиться к специалистам, которые помогут организовать процесс наиболее эффективно и быстро. Позднее можно автоматизировать процессы взаимодействий с контрагентами.
Следующим этапом будет проведение комплексного анализа и удаленная настройка бизнес-процессов силами специалистов. И конечно, будет проведено обучение пользователей работе в новой среде в удаленном режиме в формате вебинаров.
2. Если электронный документооборот СЭД уже внедрен
Итак, если в вашей организации уже внедрена система СЭД, то при переводе сотрудников на удаленную работу вам остается только предоставить к ней доступ. Ни для кого не секрет, что обмен договорами, первичной бухгалтерской документацией значительно усложнился с введением режима самоизоляции. Возросли затраты на курьерские услуги, потеря времени на сканирование и отправку контрагентам документов по электронной почте с последующим контролем получения бумажного оригинала. Для безопасного и быстрого обмена документами с контрагентами воспользуйтесь системами электронного документооборота (СДО), которые обеспечивают обмен юридически-значимыми документами, равносильным бумажным с собственноручной подписью. Все что вам нужно - это один раз оформить усиленную квалифицированную электронно-цифровую подпись и в дальнейшем подписывать и отправлять документы контрагенту непосредственно из СЭД. Это сократит время пересылки документов и ускорит процесс подписания документов с нескольких дней или даже недель, до нескольких минут. С помощью мобильного клиента подписать документ можно даже со смартфона в любое удобное для вас время.
При этом оператор СДО не обязательно должен быть одинаковым у вас и ваших контрагентов. Операторы умеют обмениваться информацией между собой с помощью настроенного роуминга.
3. Быстрое решение – работа с облаком
Процесс внедрения системы СЭД, как правило, длительный и займет несколько недель. А что, если вам нужно наладить работу уже сейчас? Решение есть, это вариант работы с облаком. Если ваша компания имеет возможность использовать сеть и облачные технологии и внутренняя политика безопасности этого не запрещает, стоит рассмотреть этот вариант. Подключение займет всего несколько часов, а стоимость будет зависеть от количества лицензий на рабочее место. Удобство этого метода в том, что в любой момент вы можете отказаться от услуги и вернуться к привычным процессам. Но, как показывает практика, кто однажды автоматизировал документооборот, редко отказывается от этого решения.
Приближается лето, а с приходом тепла, как обещает медицина, эпидемия коронавирусной инфекции пойдет на спад. Осталось продержаться совсем немного.
Продуктивной удаленной работы вам и вашим коллегам! Будьте здоровы!
Специалист компании «Кодерлайн»
Удалова Кристина
