Содежание:
1. Как автоматизировать этапы преддоговорной работы
2. Создание шаблонов процессов для быстрой и удобной маршрутизации в 1С:Документооборот 8
3. Как настроить маршрутизацию по шаблонам в 1С
При работе с внутренними документами одним из важнейших процессов считается оптимизация договорной работы. Когда уже нет сил носить бумажные экземпляры по согласующим, терять бумажные резолюции, утрачивать нить актуальности документа – на помощь приходит программа 1С:Документооборот 8
Здесь предусмотрена возможность автоматизировать все этапы преддоговорной работы.
1. Как автоматизировать этапы преддоговорной работы
Итак, нам нужно подготовить проект договора поставки строительных материалов. После создания в 1С внутреннего документа Договор поставки строительных материалов нам потребуется отправить его по процессу Согласование. Согласователем будет являться непосредственный руководитель сотрудника. Процесс с одним действием, не предполагает продолжения, поэтому пойдем следующим путем.
Для начала зайдем в раздел Нормативно-справочная информация и выберем справочник Виды документов в 1С. После этого создадим новый вид внутреннего документа в 1С, который будет называться Договор поставки строительных материалов. И укажем, что в этом виде договора мы будем вести учет по товарам и услугам в 1С.
Затем создадим внутренний документ Договор поставки 1С.
Заполним необходимые реквизиты и добавим товары на закладке Товары и услуги.
Прикладываем файл договора и записываем документ. После этого нажимаем на кнопку "Отправить" и выбираем из выпадающего списка процесс Согласование.
В нашем процессе согласователь только один и это непосредственный руководитель секретаря, который создал проект договора. Нажимаем кнопку Подобрать и выбираем из списка руководителя. Устанавливаем срок согласования и нажимаем кнопку Стартовать и закрыть.
После старта процесса руководителю придет задание согласовать проект договора поставки. В режиме предпросмотра видны все необходимые реквизиты задания, что позволяет не тратить время на открытие полной формы задачи. Дальнейший маршрут договора зависит от принятого решения руководителя. У выбранного нами руководителя в распоряжении 3 варианта: Согласовать проект договора, Согласовать с замечаниями, Не согласовано.
После принятия руководителем решения процесс завершается.
Но чаще необходима именно автоматизация ручного ввода. Для реализации этой задачи предусмотрено создание шаблонов процессов для быстрой и удобной маршрутизации.
2. Создание шаблонов процессов для быстрой и удобной маршрутизации в 1С:Документооборот 8
Предположим, нам необходимо согласовать проект договора, сумма которого превышает 80 000 рублей. По регламенту согласовать проект договора на 80 000 рублей и выше должен руководитель организации. Для выполнения регламента мы можем задать условие: если сумма договора выше 100 000 рублей, то к основным согласователям добавляется руководитель организации.
Заходим в наш проект договора поставки и снова нажимаем Отправить. На этот раз выбираем Согласование договоров с условием - смотрим, что согласователей теперь два: наш руководитель и директор организации.
3. Как настроить маршрутизацию по шаблонам в 1С
Как настроить маршрутизацию по шаблонам в 1С? Шаблоны настраиваются в разделе Управление процессами - Шаблоны процессов. Настроить шаблоны процессов можно самостоятельно без помощи программиста.
Выбираем в списке шаблон согласования. Указываем название шаблона, сотрудников, входящих в рабочую группу. Если с шаблоном будут работать все сотрудники организации, то поле оставляем пустым.
Далее переходим на закладку Предметы процесса и указываем наш Договор поставки в 1С.
Переходим на закладку Настройки процесса и нажимаем кнопку Использовать условия, где и задаем условие Сумма договора больше 80 000 рублей. Еще одним плюсом маршрутизации по шаблону является механизм автоподстановок. Он позволяет использовать роли пользователей в процессах, что как раз и автоматизирует ручной ввод данных. В нашем случае мы указываем роль Руководителя автора и Руководителя организации. В поле Условие напротив руководителя организации указываем вновь созданное условие.
А теперь представим, что нашей задачей является не просто согласовать проект договора с руководителем, но и отправить его на исполнение ответственному сотруднику. В этом нам поможет Комплексный процесс, который состоит из нескольких "простых" процессов, описанных выше. Настраивается шаблон комплексного процесса, как и предыдущий, в разделе Управление процессами - Шаблоны процессов. Выбираем Комплексный процесс. Перед созданием шаблона программа предложит вам два варианта настройки - в виде схемы и таблицы. Рекомендуется пока что пользоваться таблицей, так как механизм схем еще в режиме тестирования.
Заполняем реквизит Наименование, Предмет процесса и переходим к настройкам. В настройках указываем название процесса, контролера процесса (пользователя, который будет контролировать процесс на протяжении всего жизненного цикла). И добавляем действия - это простые процессы, которые мы заранее настроили. Первым идет согласование договора с условием по сумме, далее договор должен быть зарегистрирован, затем подписан директором и, наконец, исполнен. После этих действий мы можем продолжить процесс списанием документа в дело.
Указываем порядок выполнения действий (очередность) и записываем процесс.
Теперь при отправке по процессу Согласование договора по сумме договор проходит 4 этапа автоматически по заранее настроенным маршрутам.
Как вы видите, программа 1С:Документооборот 8 предлагает пользователям гибкие настройки маршрутизации и автоматизации договорной работы в организации. Главное – правильно создать матрицу ролей и маршруты движения документов, сроки согласования. Качественная предпроектная подготовка поможет реализовать максимально удобную систему управления договорами.
Специалист компании ООО «Кодерлайн»
Кристина Удалова
