Содержание:
1. Настройка подсистемы 1С Казначейство
2. Создание Заявки на расходование денежных средств
3. Связь с системой лимитирования
Контроль за расходованием денежных средств (ДС), движение денежных средств на расчетном счете компании – это «головная боль» любого руководителя компании и важнейший компонент безопасности бизнеса.
Серьезные проблемы могут возникнуть не только в случае прямого «увода» денег со счета, но и в случае их нерационального использования, неправильной расстановки приоритетов в платежах. Прикладное решение 1С:ERP Управление предприятием 2 позволяет перенести контроль за расходом этого важнейшего ресурса в систему, дает возможность связать платежи с конкретными хозяйственными операциями, позволяет проконтролировать процесс дистанционно.
Заявки на расходование денежных средств можно сформировать как в ручном режиме, так и на основании иных документов в системе.
Заявка в свою очередь становится основанием для оформления Списания безналичных ДС, РКО и других платежных документов.
1. Настройка подсистемы 1С Казначейство
Настройка подсистемы 1С Казначейство выполняется в форме Настройки Казначейство и взаиморасчеты раздела НСИ и администрирование.
Если в настройках системы «1С: ERP Управление предприятием 2» установлен флаг "Заявки на расходование денежных средств", то использование документа становится обязательным.
Установив соответствующий флажок, пользователь может отключить обязательное оформление заявки для отдельного банковского счета или для отдельной кассы.
2. Создание Заявки на расходование денежных средств
Журнал Заявок на расходование денежных средств находится в разделе «Казначейство – Планирование и Контроль денежных средств – Заявки
на расходование ДС».
Регистрируя новый документ, указать вид расходной операции:
· Выдача денежных средств подотчетному лицу;
· Перечисление денежных средств поставщикам;
· Перечисление налогов и взносов;
· Таможенный платеж;
· Оплата другой организации;
· Оплату лизингодателю;
· Остальные расходы денежных средств.
От выбранной расходной операции будет зависеть перечень реквизитов, которые надо будет заполнить в Заявке и в платежном документе.
В заявке также можно указать желаемый тип оплаты: (наличная, безналичная, любая). Окончательное решение о форме оплаты примет руководитель при согласовании Заявки.
Для регистрации новой Заявки на расходование ДС, нажмите кнопку "Создать" и выберите нужную операцию (в примере мы использовали "Оплату поставщику").
Заполняемые поля:
· Организация
· Подразделение
· Дата платежа
В поле «Сумма» необходимо указать сумму к оплате.
Также необходимо указать статью ДДС на закладке "Расшифровка платежа". При создании данного документа это необязательно к заполнению. Но программа потребует заполнить указанное поле в ходе дальнейшей работы при изменении статуса Заявки.
Руководство компании сможет решить, как распределить деньги по нескольким Банковским счетам или Кассам. Для этого следует перейти на закладку "Распределение по счетам".
При помощи кнопки "Добавить" в табличную часть можно внести несколько строк, в каждой из которых указать Банковский счет (Кассу), Сумму и Дату платежа.
Нажимая кнопку "Провести и закрыть", завершаем регистрацию Заявки.
Формируя заявки на расходование ДС, система помогает решить следующие задачи и цели:
· Показать потребность в денежных средствах, в которых нуждаются подразделения организации;
· спланировать расходы денежных средств, оформить платежный календарь в 1С;
· контролировать несогласованные выплаты денежных средств;
· проконтролировать величину свободных денежных средств.
Заявка на расходование ДС контролируется при помощи статусов документа.
Статусы заявок:
· Не согласована – Заявка формируется.
· Согласована – Заявка включена в план платежей.
· К оплате – разрешено оформление платежных документов на основании Заявки.
· Отклонена – руководство компании не согласилось с заявленным платежом.
Обратите также внимание на то, что при создании Заявки на расходование
ДС, программа не требует заполнения поля "Статья движения денежных средств" на закладке "Расшифровка платежа". Однако, любой другой статус (кроме "Не согласована") требует указания статьи ДДС.
При согласовании заявки используются данные о доступном остатке денежных средств с помощью финансового инструмента «Платежный календарь» из которого осуществляется согласование заявки. Согласовывая заявку, уточняется дата и форма оплаты заявки. Для нее устанавливается соответствующий статус: «Согласована» или «Отклонена». Если заявка согласована, далее она направляется к ответственному сотруднику на утверждение (например, руководитель организации), который устанавливает для заявки статус «К оплате».
Заявки согласовываются в системе «Казначейство – Планирование и Контроль денежных средств – «Заявки к согласованию».
После того, как будет сформирована заявка, окончательная сумма в платежном документе заполняется автоматически.
3. Связь с системой лимитирования
Система лимитирования расходования ДС выполняет функции предупреждения либо ограничения выплат денежных средств, если они выходят за ранее установленные границы.
В разделе «НСИ и администрирование – Казначейство и взаиморасчеты».
Разрешая использование лимитов, программа обрабатывает все заявки при проведении в системе на доступность оборотных средств по выбранной статье ДДС в этом месяце (лимиты заносятся ежемесячно).
Лимиты контролируются в разрезе Статей ДДС. Кроме того, пользователь также может установить в настройках дополнительные разрезы контроля – Подразделение и Организацию.
При превышении лимита (либо его отсутствии) программа не даст провести Заявку:
Если необходимо создать заявку сверх бюджета по лимиту, устанавливаем флажок «Сверх лимита».
Лимиты в систему вводятся в разделе Казначейство:
Вновь созданный документ можно создать по аналогии с прошлым месяцем или подбирая нужную из статей ДДС, заведенных в систему (для любой статьи можно создать свой лимит либо сделать безлимитную).
Обратите внимание, что документы лимитирования доступны только в том случае, если в системе отключена подсистема ERP Бюджетирование. Если это не так, то задание лимитов осуществляется с помощью механизма Бюджетирования. Это делает систему лимитов сложнее, но при этом у пользователя появляется ряд дополнительных возможностей.
Специалист компании ООО «Кодерлайн»
Илона Матей.
