Содержание:
1. Сложности, связанные с составлением заявлений на отпуск по графику
2. Механизм работы с заявлениями сотрудников на отпуск
3. Обработка заявлений на отпуск в 1С 8.3
1. Сложности, связанные с составлением заявлений на отпуск по графику
Как правило, на предприятиях установлен график трудовых отпусков, по которому предоставляется ежегодный отпуск сотрудникам. Однако на многих предприятиях ей сопутствует практика составления заявлений на отпуск. В связи с этим необходимо решить несколько сопутствующих сложностей. Например:
· упростить процедуру оформления заявления работника на отпуск и направления его в обработку в несколько подразделений;
· оптимизировать механизм обработки заявлений, что ускорит весь процесс;
· организовать работу нескольких бизнес-единиц при уходе сотрудников в отпуск.
В большинстве случаев процедура обработки таких видов документов стандартная и типовое прикладное решение 1С Документооборот 8 поможет ее оптимизировать практически в любых случаях.
2. Механизм работы с заявлениями сотрудников на отпуск
Типовой механизм работы с заявлениями сотрудников на отпуск может выглядеть следующим образом:
1. Инициатор стартует процесс обработки документа заявление работника на отпуск;
2. Руководитель инициатора выполняет задание «Согласовать заявление»;
3. В случае положительного результата согласования задачи исполнителям стартуют одновременно:
a. заявление переходит в бухгалтерию для произведения выплаты отпускных работнику;
b. заявление направляется ответственному лицу для внесения информации об отпуске во внутренние базы (если это необходимо);
c. стартует процесс ознакомления с решением инициатора.
4. В случае отрицательного результата согласования инициатору направляется задание «Ознакомление с решением».
5. Процесс завершается.
3. Обработка заявлений на отпуск в 1С 8.3
Первым делом при настройке механизма обработки заявлений на отпуск 1С 8.3 необходимо создать форму «Заявление на отпуск». Рекомендуется заранее продумать место хранения документа – создать папку в справочнике «Виды документов». Заявление о предоставлении отпуска может находиться в составе папки «Служебные записки», либо любой другой, принятой в Вашей структуре документооборота.
Когда вид документа создан, рекомендуется создать шаблон документа с запретом на изменения процессов. В этом случае пользователю будет доступен для запуска только заранее настроенный процесс.
Механизм обработки заявления на отпуск сотрудников в 1С работает в составе комплексного процесса, включающего все этапы, описанные выше. Следующим действием после настройки шаблона заявления на отпуск будет создание комплексного процесса обработки заявлений сотрудников. В комплексном процессе необходимо настроить правила автозапуска в Документооборот 8. Правила могут содержать условия или триггеры для старта процесса.
После выполнения этих действий, остается только определиться с местом хранения заявлений на трудовой отпуск. Если у Вас на предприятии ведется номенклатура дел, то произвести настройку дел и томов хранения.
Как только все этапы настройки выполнены, можно приступать к созданию заявления на основной отпуск, а программа автоматически запустит нужный процесс его обработки.
Специалист компании «Кодерлайн»
Кристина Удалова
