Содержание:

1.    Документы нормативной информации и настройка служебной записки

2.     Настройка документа и оформление “Служебной записки”

Рассмотрим в нашей статье суть служебной записки. Служебная записка – основное средство внутренних коммуникаций: документ, который упорядочивает внутренние взаимосвязи, обеспечивает оперативный обмен информацией и разрешает спорные моменты. 

1.    Документы нормативной информации и настройка служебной записки

Служебная записка – это документ, не имеющий официального статуса. В ОКУД он не предусмотрен.

Стандартные цели написания служебной записки включают:

1.    Запрос информации.

2.    Выдачу инструкций.

3.    Сопровождение другого сообщения.

4.    Объявления (разъяснения).

5.    Прочие вопросы.

На практике служебные записки часто используют во многих компаниях. Это своего рода официальный формат обращения сотрудников. Законом не запрещено переводить служебные записки в цифровые. Исходя из этого, при внедрении 1С:Документооборот 8.3 вы можете не использовать бумажные документы и вести только электронный учет документов.

Электронные служебные записки. «За» и «против».

«За»:

·       Срок хранения служебных записок – 1 год.

·       Экономия материальных ресурсов.

·       Сокращение времени обработки документов.

·       Документ не представляет ценности для лиц, не имеющих отношения к организации.

·       ФЗ №63 не запрещает оформление служебных записок ЭП.

«Против»:

·       Простая ЭП не защищает документ от подделки.

·       Возрастает риск отказа автора документа от факта подписания.

·       Нет механизма простой проверки ЭП и процедуры разрешения конфликтов.

·       Выдача квалифицированной ЭП всем сотрудникам повышает траты.

Мероприятия по снижению рисков

Если вы решили перенести бумажные служебные записки в цифровые, то вам необходимо:

·       закрепить в учетной политике порядок использования различных видов ЭП;

·       предусмотреть локальным актом правило определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой ЭП;

·       указать, в каком порядке будут заводиться бумажные копии цифровых документов, представляемых по требованию контролирующих органов и других лиц;

·       утвердить требования соблюдения конфиденциальности использования ключей ЭП и ознакомить с ними сотрудников, которые будут применять в работе ЭП.

В системе служебную записку создают на основании шаблона внутреннего документа. После этого требуется пройтись по следующим этапам:

·       согласовать с руководителем автора документа;

·       зарегистрировать секретарем;

·       рассмотреть и вынести решение адресатом;

·       исполнить резолюции.

Теперь в служебной записке можно добавить адресата:

·       в самом документе;

·       в процессе рассмотрения документа при помощи автоподстановки;

·       при автозаполнении шаблона файла служебной записки;

·       при печати внутреннего документа;

·       через поиск документов и файлов.

При оформлении «Служебной записки» учитываются следующие параметры:

·       вид документа;

·       наименование документа;

·       содержание;

·       регистрационный номер и дата;

·       автор документа;

·       адресат.

Документ нормативной информации «Служебная записка» решает широкий круг задач, которые возникают в процессе деятельности организации. «Служебная записка» может включать в себя различные вспомогательные реквизиты, учитывая тематику, по которой возникает вопрос по документу.

Схема движения служебных документов в компании порой разная: некоторые служебные документы требуют обязательного согласования руководством, другие могут сразу приниматься в работу. Вся информация о видах служебных записок, их содержания и правил обработки должны быть изложены в Корпоративных документах о ДО в вашей организации.  

2.    Настройка документа и оформление “Служебной записки”

Для начала работы с документом в программе 1С:Документооборот 8.3 нужно настроить:

·       вид документа

·       нумератор;

·       шаблон карточки документа;

·       права доступа для сотрудников;

·       шаблон файла;

·       шаблон процесса обработки документа.

Программу 1С:Документооборот можно легко настроить, под запросы пользователей. Это как конструктор, который собирается при помощи деталей (настройки), для определенной компании.

Для упрощения работы сотрудников при создании служебной записки и автоматической схемы маршрута движения документа согласно с тематикой, можно определить следующие категории документа «Служебная записка»:

·       Служебная записка о предоставлении служебного транспорта в служебных целях.

·       Служебная записка о выдаче бухгалтерской доверенности.

·       Служебная записка об оплате счета.

·       Служебная записка на командировку.

·       Служебная записка (в свободной форме) и другие.

Служебную записку регистрирует инициатор документа.

Для нумерации документов используется нумератор «Внутренние документы»:

Настроим вид служебного документа. Перейдем в раздел: Нормативно-справочная информация→ Виды документов→ Внутренние документы→ Создать «Служебная записка о предоставлении служебного транспорта» в программе:

Заполняйте краткое содержание служебной записки четко и информативно, излагая назначение, так как неполное описание не позволит конечному получателю понять всю суть проблемы и может быть неправильно истолковано, вследствие чего не будет получен желаемый результат.

Специалист компании ООО «Кодерлайн» 

Илона Матей.