Содержание:
1. Определение комплексного процесса
2. Комплексные бизнес-процессы – способ повышения эффективности в компании
3. Пример комплексного процесса в 1С:Документооборот
1. Определение комплексного процесса
Определение комплексного процесса – это бизнес-процесс, который состоит из некого количества иных бизнес-процессов. В системе 1С:Документооборот есть возможность формировки и запуска данных процессов. Любой бизнес-процесс в 1С:Документооборот, который является составляющим комплексного процесса, имеет индивидуальное авторство. Процессы, которые были вложены, в комплексном процессе состоят из индивидуальных сроков исполнения, а также иных атрибутов обычных программных процессов. На скриншоте ниже представлен пример комплексного процесса в виде шаблона бизнес-процесса.
Рис. 1 Пример комплексного процесса в 1С:Документооборот 8
Альтернативой комплексным процессам в программе 1С:Документооборот служат возможности модуля «Корпоративные процессы». В данном модуле бизнес-процессы создаются в графическом редакторе и могут составлять любую сложность.
2. Комплексные бизнес-процессы – способ повышения эффективности в компании
Цель любой организации – это прибыль. Чтобы увеличить прибыль, нужен прирост клиентов, однако, за этим следует проблема большого количества документации. Для того чтобы продолжить эффективно вести управление, необходимо произвести оценку и исследование множества бумаг (служебных записок, приказов, предложений клиентов и так далее). В результате всей этой бумажной волокиты часть бумаг начинает теряться, и актуальная информация не достигает руководства. Следствие этого – невозможность моментального реагирования на изменения рыночного микроклимата и потеря потенциальной прибыли, так как возможности организации не были задействованы вовремя и в полной мере.
Решением данной проблемы станет отделение уникальных бизнес-процессов в 1С от остальных, и их настройка в шаблонах процессов в отдельном блоке «Управление процессами».
Рис. 2 Отделение уникальных бизнес-процессов в 1С
Чтобы настроить перемещения документации в организации следует воспользоваться созданием шаблонов бизнес-процессов.
Рис. 3 Создание шаблона бизнес-процесса
Предположим такой пример: есть некая организация, которая собирается заключить договор по приобретению и лизингу оборудования. На всём рынке существует несколько компаний, которые коммерчески готовы сотрудничать с нашей организацией и присылают предложения, а самой организации следует выбрать максимально выгодный вариант. Это будет происходить по подобной схеме бизнес-процессов организации:
Рис. 4 Схема бизнес-процесса организации
Все эти бизнес-процессы допустимо и удобно осуществлять при помощи стандартной конфигурации 1С:Документооборот 8. Делается это следующим образом: создаём комплексный процесс с названием (на основе примера) «Обработка коммерческих предложений лизинга».
Рис. 5 Новый комплексный процесс в 1С:Документооборот 8.3
Далее создадим автономность (запуск на автопилоте) и порядок действий «Все одновременно».
Рис. 6 Создаем автономность бизнес-процесса в 1С:Документооборот
Из вышеуказанных действий следует, что по окончанию регистрации предложения документ будет отправлен нескольким начальникам одновременно. Можем посмотреть, как конкретнее выглядит комплексный процесс в шаблонах бизнес-процессов:
Рис. 6 Комплексный процесс в шаблонах бизнес-процессов
Также при работе в 1С:Документооборот есть удобная функция – это формировка отчётов по присылаемой документации. Например, на скриншоте представлена статистика по документам, которые присылают.
Рис. 7 Статистика по присылаемым документам в 1С:Документооборот
А на данном изображении можем увидеть перечень присылаемых документов.
Рис. 8 Список входящих документов в 1С:Документооборот
3. Пример комплексного процесса в 1С 8 Документооборот
Одной из частых проблем организаций также является заключение договоров. Рассмотрим, как это происходит на схеме ниже:
Рис. 9 Схема бизнес-процесса организации при заключении договоров
Дабы грамотно реализовать все задачи бизнес-процессов в 1С из блок-схемы выше, создадим комплексный процесс под названием «Обработка договоров лизинга». Он будет вмещать в себе несколько процессов:
1. Это договорённость с техническим директором (если он не даёт согласие, то договор возвращается в доработку), представим это скриншотом ниже:
Рис. 10 Согласование с техническим директором в 1С:Документооборот
2. Следующим процессом станет параллельная договорённость с финансовым директором и бухгалтерией (аналогичное условие – случае отказа кого-то из них договор возвращается и дорабатывается):
Рис. 11 Параллельная договоренность с финансовым директором и бухгалтерией в 1С:Документооборот
3. Дальнейшим процессом будет договорённость с исполнительным директором (аналогична первому процессу);
4. Четвёртый шаг – это сбор необходимой документации ответственными лицами, и установка контакта с ними в карточке, которая хранится в базе:
Рис. 12 Документация ответственными лицами в 1С:Документооборот
5. Далее обязательно параллельно согласовать всё с техническим, исполнительным и финансовым директорами, а также бухгалтерией: всё происходит схоже со вторым этапом:
Рис. 13 Параллельное согласование в 1С:Документооборот
6. Шестым пунктом станет подпись от генерального директора:
Рис. 14 Подпись генерального директора в программе 1С:Документооборот
7. По рисунку ниже делаем регистрацию договора (замечание: регистрирует автор), следует воспользоваться автоматической подстановкой.
Рис. 15 Регистрация договора в системе 1С Документооборот
8. Следующим шагом служит отправка экземпляра договора контрагенту. Ниже представлено как это сделать:
Рис. 16 Отправление договора контрагенту в 1С:Документооборот
9. Наконец – процесс, схожий с восьмым пунктом в нём проводится списание договора: создаём процесс «Исполнение», проводим его по аналогии.
В конце получаем общий итог комплексного бизнес-процесса:
Рис. 17 Итог комплексного бизнес-процесса
Далее можно по желанию настроить автозапуск, а также просмотр схем и анализ отчётов.
Подводя итоги, видим, по наработкам выше, что внедрение подхода комплексного процесса в 1С позволяет:
· сделать качественнее все управленческие решения, более оперативно отвечать на информацию и документацию;
· улучшить сообщение с сотрудниками, путём анализа и быстром контроля исполнения;
· экономить время на оформление договоров и иной документации;
· уменьшить риски недобросовестного поведения, так как действия каждого вовлеченного лица имеется возможность отследить;
· ограничивать информацию по должности и ролям;
· удобнее реализовать работу больших компаний, у которых имеются филиалы – комплексный бизнес-процесс создаёт общую базу.
Специалист компании «Кодерлайн»
Айдар Фархутдинов
