Содержание:

            Есть организации, которые время от времени выдают подарки своим сотрудникам. Обычно это подарки к праздникам: на Новый год (подарки детям сотрудников), 8 марта или 23 февраля.

            Отражение подобной выдачи в 1С 8 ЗУП 3.1 имеет ряд особенностей и правил, которые необходимо соблюдать, чтобы легко и уверенно проходить плановые проверки фискальных органов, таких как Налоговая инспекция и Пенсионный фонд.

            Существует специальный механизм для оформления таких хозяйственных операций в 1С.  

1.    Что необходимо для того, чтобы отразить выдачу подарков сотрудникам в 1С 8 ЗУП 3.1

Если мы решили отразить выдачу подарков сотрудникам в 1С, мы должны обратиться к настройкам. Находятся они в разделе Настройки – Расчет зарплаты. Пролистываем страницу пониже и находим заветную галочку «Выдаются подарки и призы сотрудникам предприятия».

            При оформлении таких хозяйственных операций в 1С после взведения галочки не стоит торопиться открывать список начислений в 1С и пытаться найти в нем что-то похожее на «Подарки в 1С ЗУП». Конечно, можно пойти и по этому пути, добавив вид начисления с оплатой в натуральной форме и начислить его документом для Разовых начислений.

            Но в 1С 8 ЗУП 3.1 есть кое-что получше документа для Разовых начислений. Кстати, не лишним будет также включить настройку использования натуральных выплат. Находятся они в этом же разделе Настройка – Расчет зарплаты. Только чуть выше. Открывается по ссылке «Настройка состава начислений и удержаний». На закладке «Прочие начисления» взводится флажок «Регистрируются натуральные доходы».

Здесь после «взведения» флажка необходимо нажать кнопку «Применить и закрыть».

            Далее переходим в раздел «Зарплата». В подразделе «См.также» должна появится опция Призы, подарки в 1С:ЗУП.

            Создаем новый документ. В шапке документа имеется переключатель «Приз, подарок», от него зависит код дохода и вычета, которые заполнятся в документе. Дата выдачи также имеет значение и используется для корректного определения даты, в которую необходимо перечислить НДФЛ в бюджет, если суммарная стоимость подарков у сотрудника с начала года превысила 4000 рублей. Вычет с суммы подарка учитывается нарастающим итогом в течении года автоматически.

В шапке документа также проставляются галочки, если с суммы подарка алименты по исполнительному листу в 1С:ЗУП не начисляются. Галочка «Подарок (приз) предусмотрен коллективным договором» влияет на начисление страховых взносов. Так как если подарок предусмотрен коллективным договором, то его начисление можно отнести к поощрениям, относящимся к оплате за труд. В этом случае страховые взносы начисляются в момент начисления зарплаты документом «Начисление зарплаты и взносов».

В отчете «Расчетный листок» видно, что сумма подарков 5000 не попадает к выплате.

            Наряду с подарками в натуральной форме, сотрудник может получить подарок в денежной форме на руки, что не противоречит Статье 572 Гражданского Кодекса РФ.

            В этом случае необходимо воспользоваться документом «Разовое начисление», для использования которого мы изначально должны завести новый вид начисления «Подарки в 1С ЗУП» в нашем Плане видов расчета (он находится в разделе Настройка – Начисления).

2.    Как добавить новое начисление Подарков в 1С

Добавляем новое начисление подарков в 1С и заполняем его следующим образом.

На основной закладке выбираем назначение «Прочие начисления и выплаты», вводится отдельным документом «Разовое начисление». Рассчитывается фиксированной суммой.

На закладке «Налоги, взносы, бухучет» определяем код вида начисления 2720 «Доходы целиком облагаемые страховыми взносами». Способ отражения добавляем отдельный для подарков в денежной форме.

            Введем вид начисления «Подарок» Разовым начислением (раздел Зарплата – Разовые начисления).

Видим, что НДФЛ рассчитался с суммы 6000 – 4000 = 2000 рублей и сумма за вычетом НДФЛ попала к выплате.

            Наряду с сотрудниками, с которыми заключены Трудовые договора, Подарки могут выдаваться бывшим сотрудникам организации, например, пенсионерам.

            Для того чтобы отразить в программе 1С 8 ЗУП 3.1 выдачу такого подарка, необходимо в разделе Настройка – Расчет зарплаты установить флажок «Регистрируются прочие доходы физических лиц, не связанные с оплатой труда».

Далее переходим в раздел «Выплаты», где добавляем новый вид выплаты бывшим сотрудникам.

Выплатим стоимость Подарка документом «Выплаты бывшим сотрудникам» из того же раздела выплат.

К выплате данная сумма не попадает. Все денежные расчеты с бывшими сотрудниками ведутся в программе бухучета. В 1С 8 ЗУП 3.1 документ выплаты нужен для отражения в отчетах.

Если сформировать отчет 6-НДФЛ за первый квартал 2020 года, видно, что сумма подарка, выданного бывшему сотруднику, попала в отчет и отразилась в нем по всем правилам.

Специалист компании ООО «Кодерлайн»

Бурханова Елена